4.3. Формирование базы контрагентов и сотрудников

Перед началом работы в программе (началом оформления хозяйственных операций) пользователь может облегчить работу сотрудников компании и сформировать структуру контрагентов и сотрудников компании. База сотрудников необходима для нормальной работы системы, например, для закрепления конкретных сотрудников (материально ответственных лиц) за складами, также во многих документах создаваемых в программе есть ссылка на конкретных сотрудников (например, документы по кассовым операциям, по расчетам с подотчетными лицами). И вообще программа предусматривает закрепление за каждым документом определенного пользователя системы, а, следовательно, и сотрудника компании. При этом на этапе формирования структуры базы контрагентов пользователи сразу могут учесть степень (глубину) необходимой аналитики при формировании отчетов, связанных с взаиморасчетами с контрагентами компании. Т. е. пользователь может сформировать столько групп (ветвей) дерева вложенности и их глубину (подгрупп) сколько ему может потребоваться при анализе деятельности компании в разрезе ее контрагентов. Простейшим примером формирования структуры базы контрагентов может служить разделение их на следующие группы – «Поставщики», «Покупатели», «Реализаторы». Следует отметить, что в справочнике «Контрагенты» предусмотрено создание до пяти уровней вложенности.

4.4. Ввод начальных данных

В случае, если предприятие хочет начать использовать программу «1С: Предприятие Торговля+Склад» в момент, когда деятельность уже велась, а хозяйственные операции уже совершались, т. е. не «с нуля», возникает необходимость внести начальные данные, которые сформировались на предприятии к данному моменту.

В данном случае можно вести речь о следующих остатках:

– остатках в кассе предприятия;

– остатках на расчетных счетах предприятия;

– остатках взаиморасчетов с подотчетными лицами предприятия;

– остатках товарно-материальных ценностей на складах предприятия;

– остатках товарно-материальных ценностей предприятия, стоящих в резерве;

– остатках товарно-материальных ценностей, переданных на реализацию контрагентам предприятия;

– остатках реализованных товарно-материальных ценностей комитентов предприятия;

– остатках взаиморасчетов с покупателями предприятия;

– остатках взаиморасчетов с поставщиками предприятия;

Документ «Ввод остатков ТМЦ» является обобщенным документом, с помощью которого вводятся начальные остатки соответствующих партий ТМЦ. При помощи документа «Ввод остатков ТМЦ» можно в момент подготовки к эксплуатации программы «1С: Предприятие Торговля+Склад» напрямую сформировать остатки на складах и ввести соответствующие партии ТМЦ без выписывания фиктивных документов. При этом проведение данного документа фиксирует не только формирование остатков товарно-материальных ценностей на соответствующем складе предприятия, но и задает соответствующую информацию по партиям ТМЦ. Необходимо учесть то, что товары из одной партии, например партии принятых на реализацию товаров одного комитента, могут находиться на нескольких складах. В этом случае пользователю следует оформлять отдельный документ ввода остатков на каждый склад.

В конфигурации предусмотрено разделение учета ТМЦ по фирмам и складам (материально-ответственным лицам). Соответственно для каждого сочетания фирма-склад необходимо будет оформить отдельный документ ввода остатков ТМЦ. По кнопке <Операция> в документе «Ввод остаток ТМЦ» определяется заданный вид операции. Этим выбором вида операции и выбранным статусом партии (поле «Вид ТМЦ») определяется вида партии вводимых остатков. В зависимости от установленного вида операции изменяется экранная форма документа и информационная строка с названием документа – «Ввод остатков ТМЦ на складе», «Ввод остатков ТМЦ переданных», «Ввод остатков ТМЦ реализованных».

В документе «Ввод остатков ТМЦ» существует две закладки – «Шапка» и «Табличная часть». На закладке «Шапка» задаются параметры и заполняются реквизиты документа. На закладке «Табличная часть» заполняются сведения о номенклатурных позициях товарно-материальных ценностей – наименовании, количестве, себестоимости, продажной цене, номерах ГТД, стране происхождения, дополнительных свойствах партии ТМЦ (цвет, размер и т. д.).

Ввод остатков ТМЦ на складе.

В документе необходимо выбрать операцию (кнопка <Операция>) – «Остатки ТМЦ на складе». После этого экранная форма документа и название документа изменятся. С помощью данного документа вводятся остатки всех партий ТМЦ, хранящихся на выбранном складе фирмы. Статус партии определяется в поле «Вид ТМЦ». Количество создаваемых документов определяется тем объемом имеющейся информации об остатках партий товарно-материальных ценностей, которой располагает пользователь. Если пользователь имеет только общую информацию об остатках ТМЦ и не может ее детализировать до уровня статуса партии ТМЦ, то пользователь может оформить один документ с видом ТМЦ «Товар (купленный)». При этом информацию о поставщике пользователь может не указывать. В зависимости от вида выбранного склада (оптовый или розничный) изменяется тип документа: Ввод остатков ТМЦ на складе или Ввод остатков ТМЦ на складе (розница). Это изменение фиксируется a информационной строке с названием документа.

На закладке «Табличная часть» в графу «Сумма (руб)» вводится суммарная себестоимость (без учета НДС) остатков ТМЦ в валюте бухгалтерского учета. В графе «Всего (руб)» рассчитывается общая себестоимость остатков ТМЦ с учетом налогов. В графе «Всего (USD)» рассчитывается общая себестоимость вводимых остатков ТМЦ в валюте управленческого учета. Сумма пересчитывается по курсу, заданному в справочнике «Валюты» на дату создаваемого документа. Итоговые суммы в валюте бухгалтерского и управленческого учета (пересчитанная по курсу) могут быть произвольно откорректированы пользователем. При вводе остатков на розничном складе дополнительно необходимо заполнить информацию о продажной цене, по которой ТМЦ будет учитываться и продаваться в розницу (Прод. цена). Отпускная цена заполняется всегда в валюте бухгалтерского учета (руб.). Параметры партии: свойство, страна происхождения и номер ГТД вводятся в соответствующие графы спецификации документа.

Ввод остатков ТМЦ, переданных на реализацию контрагентам.

Для ввода остатков необходимо установить операцию (кнопка <Операция>) – «Остатки ТМЦ, переданные на реализацию». Этим видом документа вводятся остатки товарно-материальных ценностей, имеющиеся у комиссионера на реализации. При выборе этой операции в форме документа появляется поле «Комиссионер» и реквизиты – «Контрагент» и «Договор». Для каждого комиссионера должен быть введен свой документ ввода остатков. На закладке «Шапка» документа должен быть указан комиссионер и договор, по которому вводятся остатки ТМЦ. Если у комиссионера на реализации остались ТМЦ, имеющие различные статусы партии, например, продукция, материалы (запчасти), купленные товары и товары принятые на комиссию, то для каждого статуса партии необходимо оформить отдельный документ ввода остатков. В том случае, если на реализации у комиссионера остался товар, ранее принятый на комиссию у комитента (Вид ТМЦ – товар (принятый)), то необходимо в полях «Контрагент» и «Договор» (Поставщик партии) указать комитента и договор, по которому товар принимался предприятием на комиссию. Во всех остальных случаях заполнять эти поля не обязательно. На закладке «Табличная часть» данного вида документа появляется графа – «Стоим.», в которой указывается общая стоимость (с учетом налогов) позиции номенклатуры, по которой она была передана на реализацию. Общая стоимость указывается в той валюте, которая определена в договоре комиссионера, указанного в документе.