Приведем примеры использования некоторых функций:
• Суммирование чисел из диапазона C3:F5:
...
CYMM(C3:F5)
• Вычисление среднего значения чисел из указанных диапазонов:
...
СЗНАЧ(А1:АЗ;ВЗ:В5)
• Округление значения ячейки М10 до второго знака после запятой:
...
ЭКРУГЛ(М10;2)
Относительная и абсолютная адресация
Полезной особенностью электронной таблицы является возможность автоматического изменения адресов ячеек при копировании и перемещении формул.
Вернемся к примеру с накладной (см. рис. 10.1). Скопируем формулу из ячейки D4 в ячейки D5 и D6. Самым быстрым способом копирования является копирование с помощью маркера в нижнем правом углу выделенной ячейки: подведите указатель мыши к маркеру и, удерживая левую кнопку, перетащите формулу в соседние ячейки (рис. 10.4). Обратите внимание: при копировании в формулах автоматически изменяются адреса ячеек.
![Компьютер для бухгалтера _64.jpg](https://litlife.club/books/159047/read/images/_64.jpg)
Рис. 10.4. Копирование формул
В строке формул после копирования показана формула, в самой ячейке – результат выполнения формулы.
Бывают случаи, когда не нужно изменять ссылки (адреса ячеек), используемые в формуле. Тогда применяется специальное имя, которое называется абсолютным.В этом случае в адрес ячейки вносится знак абсолютной адресации $:
• $С$7 – абсолютная адресация: при копировании адрес ячейки не меняется;
• В$4 – частичная абсолютная адресация: при копировании не меняется номер строки;
• $В4 – частичная абсолютная адресация: при копировании не меняется номер столбца.
Вернемся к примеру с накладной. Допустим, необходимо подсчитать сумму в долларах и при этом учесть возможность изменения курса.Добавьте еще один столбец и введите в нем формулу =D4/$B$1.
...
Примечание
Абсолютный адрес ячейки можно получить, указав в формуле ячейку и нажав затем функциональную клавишу F4. При последующих нажатиях F4 будут выведены частичные абсолютные адреса.
При копировании формулы в графе Сумма в долларах адрес ячейки В1 не изменится (рис. 10.5).
![Компьютер для бухгалтера _65.jpg](https://litlife.club/books/159047/read/images/_65.jpg)
Рис. 10.5. Расчет суммы в долларах
Защита ячеек, листов и книг
Иногда необходимо защитить данные от несанкционированного доступа или скрыть формулы, по которым производится расчет. Рассмотрим, как устанавливается защита.
Защита листа от изменения
Защита листа от внесения изменений выполняется с помощью команды Сервис → Защита → Защитить лист. В открывшемся окне (рис. 10.6) установите необходимые варианты защиты, выбрав одно из положений переключателя: Содержимое, Объекты, Сценарии. Затем, если необходимо, введите пароль и подтвердите его.
![Компьютер для бухгалтера _66.jpg](https://litlife.club/books/159047/read/images/_66.jpg)
Рис. 10.6. Установка защиты
...
Внимание!
После выбора команды Защитить лист будут защищены от изменений только ячейки, помеченные как защищаемые. Чтобы изменить это свойство ячейки, используйте команду меню Формат → Ячейки и на вкладке Защита установите или снимите флажок Защищаемая ячейка.
Защита с помощью команды Скрыть
Можно полностью закрыть доступ к некоторым частям защищенного листа. Для этого выделите ячейки, информацию в которых необходимо скрыть. Выберите команду Формат → Ячейки и на вкладке Защита появившегося диалогового окна установите флажок Скрыть формулы.
Работа со списками
Программа Excel позволяет обрабатывать наборы самых разнообразных данных. Рассмотрим, как производится ведение больших списков в программе.
Понятие списокобозначает то же, что и база данных. Со списками вы сталкиваетесь на каждом шагу. Прайс-листы, данные о поставщиках и покупателях, сведения о товарах – вот примеры списков, или баз данных.
В программе Excel список – это таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка содержатся данные одного типа.
Список формируется на базе трех основных структурных элементов:
• шапка таблицы,или заглавная строка, – она располагается в начале списка;
• запись –строка с описаниями элементов списка;
• ячейкаили поле,которое содержит отдельные данные записи.
Каждое поле в записи может быть объектом поиска или сортировки. Очень удобно создавать списки в программе Excel, а затем переносить их в бухгалтерскую базу данных. При составлении списков придерживайтесь следующих правил:
• Имена полей указывайте в верхней строке списка. Лучше всего выделить заглавную строку цветом.
• Каждую запись размещайте на отдельной строке. В одинаковых полях записей должны располагаться однотипные данные.
• Между записями не вставляйте пустые строки или строки, содержащие линии. Не начинайте поле с пробелов, старайтесь сделать список удобным для восприятия.
Добавлять записи в список можно непосредственно на листе или при помощи специальной формы (команда меню Данные → Форма):
1. Создайте список, содержащий следующие сведения: наименование товара, цена, единица измерения. Введите эти данные в ячейки А1:С1.
...
Совет
Для подбора ширины столбцов используйте команду Формат → Столбец → Автоподбор ширины.
2. Заполните таблицу данными: диван кожаный, 10 000, шт. Укажите эти данные в ячейках А2:С2.
3. Выделите одну из ячеек заголовка списка и выберите команду Данные → Форма. Появится диалоговое окно для редактирования списка (рис. 10.7). Обратите внимание на то, что в форме в качестве имен полей используются значения, указанные в заголовке списка, а в качестве образца приводится информация из первой строки.
![Компьютер для бухгалтера _67.jpg](https://litlife.club/books/159047/read/images/_67.jpg)
Рис. 10.7. Добавление записи в список при помощи формы
4. Введите в каждое поле диалогового окна данные для следующих строк (см. рис. 10.7). Переходите от поля к полю с помощью щелчка мыши. Закончив ввод строки, щелкните на кнопке Добавить. 5. Внесите несколько записей и сохраните документ под названием База данных.
Поиск данных в списках
Если в списке много записей, то отыскать в нем какую-то одну довольно трудно. Для поиска необходимой записи используйте форму для быстрого поиска информации с помощью определенных критериев:
1. Для организации поиска выберите команду Данные → Форма.
2. Щелкните на кнопке Критерии.
3. Введите требуемые критерии поиска в подходящие поля. Можно искать величины большие, меньшие некоторого значения или совпадающие с ним. Для обозначения соответствующих операций сравнения используйте знаки < (меньше), > (больше), >= (больше или равно), <= (меньше или равно), ¹ (не равно).
Задание 1
В файле База данных организуйте поиск по полю Цена. Для организации поиска поместите рамку активной ячейки в начало списка (поиск организуется сверху вниз) и выберите команду Данные → Форма. Щелкните на кнопке Критерии, выберите цену больше 1200 (рис. 10.8) и нажмите клавишу Enter.
![Компьютер для бухгалтера _68.jpg](https://litlife.club/books/159047/read/images/_68.jpg)
Рис. 10.8. Организация поиска по полю Цена
Просмотреть отобранные записи можно с помощью кнопок Назад и Далее.
Выбор элементов из списка
Формы являются удобным средством простого поиска. Для более удобной фильтрации данных из списка можно использовать специальные автофильтры: