А як щодо виконання двох чи трьох завдань одночасно?

Багато людей дотримуються такої техніки, але тут слід бути вкрай обережними і брати рішення на себе. Не всі здатні «працювати Юлієм Цезарем», який міг робити десяток справ одночасно.

Що стосується мене особисто, то я можу працювати без перерви протягом 2–3 годин, якщо це важлива й термінова справа, а на наступні три години переключитися на щось інше, щоб відволіктися, зняти напругу й урізноманітнити роботу. Потім я знову повертаюся до попереднього завдання.

Отже, якщо ви можете робити дві чи три справи одночасно, то чому ні? Але для більшості людей подібне жонглювання – нездійсненне завдання. Якщо ви належите до таких, ні в якому разі не вважайте себе в чомусь гіршим за інших. Нічого подібного! Ви можете працювати так само ефективно, просто вам слід братися за кожне завдання окремо й доводити його до кінця.

Також хочу поділитися одним маленьким секретом, який допомагає не тільки планувати день, а й зберігати гнучкість й адаптуватися під мінливі обставини. Коли ви розставляєте пріоритети й плануєте виконання справ одну за іншою, залишайте між ними проміжки хвилин по п’ятнадцять, щоб мати можливість «вставити» туди, якщо знадобиться, дрібніші завдання, що можуть вигулькнути «нізвідки». Якщо ж таких справ не з’явиться – ви просто відпочинете, «перезавантажите» мізки. Це допоможе вам підвищити продуктивність і перейти до нової справи свіжішим.

Навіть якщо у вас є заздалегідь підготовлені плани дій, це ще не означає, що вони будуть вдало й органічно вписуватися в кожен робочий день. Саме тому я маю непогану пропозицію для тих, хто хоче максимізувати свій час і досягти поставлених цілей.

Щоранку, перш ніж ставати до роботи, присвячуйте принаймні 10 хвилин аналізу справ і планів на новий день. Не поспішайте кидатися у вир роботи, сядьте там, де ніхто вас не потривожить, і продумайте все, що ви хочете зробити в цей день. У кінці робочого дня також витратьте 10–20 хвилин на огляд результатів минулого дня. Проаналізуйте, що пройшло добре, а що не вдалося. Запишіть свої ідеї про те, що можна було б поліпшити чи виправити у виконанні завдань. Й обов’язково подумайте, як це можна втілити в життя наступного дня.

Ще одна пропозиція. Плануйте свій наступний день звечора напередодні. Пишіть сьогодні план на завтра.

Чому планувати кожен день так важливо?

Річ у тому, що багато з нас крутяться як білки в колесі, проходячи одне за іншим кола шаленого ритму життя. І ми не зупиняємося навіть на хвилинку, щоб оцінити, чи приносять наші дії бажаний результат. Усе це відбувається тому, що в нас немає плану на день, і ми не дотримуємося певних, заздалегідь намічених кроків. З кожним днем відсутність плану призводить до ще більшого безладу й плутанини у вашому робочому розкладі – вам починає здаватися, що ви весь час втілюєте в життя чиїсь чужі бажання, а не ваші.

Я вважаю дуже-дуже важливим процес оцінки того, наскільки успішно ви працюєте за своїм планом, наскільки добре вам вдається планувати загалом і чи вдається вам передбачати різні події. Зрештою усе це допомагає вам зрозуміти, чи ведуть ваші дії до досягнення поставлених цілей, чи ви рухаєтеся за усталеним планом, зрідка звіряючись із застарілими контрольними точками.

Щодня обмірковуйте те, що збираєтеся зробити! Тільки так ви збережете гнучкість і зможете досягати своїх цілей, незважаючи на будь-які неприємні сюрпризи долі.

Цей принцип тісно пов’язаний з попереднім правилом.

Якщо ви хочете контролювати хід свого дня, то я дам вам просту пораду: усе записуйте!

Для цього вам знадобиться створити свою систему – тобто організувати свої записи так, як зручно вам.

Ви можете вести записи в зошиті, на смартфоні чи комп’ютері. Я вважаю, що абсолютно всі повинні вести календар і записувати туди важливі дати, справи й завдання – і планувати всі свої процеси навколо цих «огірків» (згадайте нашу «Банку» з початку розділу).

Важливим аспектом контролю вашого дня також буде так званий «To Do List» – список справ, які ви не планували на конкретний час, але які потрібно завершити протягом дня. Якщо ж ви не запишете цих завдань, то просто забудете про них у робочій метушні.

Якщо у вас немає системи, і ви не записуєте своїх справ, то не зможете ефективно керувати своїм часом і домогтися бажаних цілей. Записи ж допоможуть вам прояснити і впорядкувати свої думки – щоб весь день не мучитися відчуттям того, що ви «точно про щось забули!»

Альберт Ейнштейн якось сказав: «Усе необхідно спрощувати настільки, наскільки можливо. Але не простіше за це».

Як мені здається, він мав на увазі, що слід максимально використовувати простоту, приховану в кожній справі, але не доходити до примітивності і не «зрізати кутів» у справді важливих речах.

Цей принцип легко зрозуміти, але важко опанувати його практично.

Чим простіше все, що ви робите, тим легше буде це комусь пояснити, тим швидше можна це виконати, і тим ефективнішим буде кінцевий результат.

Що тут ще додати?

Якщо ви зможете спростити якомога більшу кількість справ і процесів, ви зробите своє керування часом більш ефективним. У результаті ви зможете досягти своїх цілей значно швидше.

Уважно подивіться на всі свої справи, процеси й процедури і запитайте себе: «Як я можу це спростити? Як це можна простіше написати чи простіше виконати? Як я можу це зробити простіше для інших і для себе?»

Простота має одну важливу особливість. Більшість наших цілей у певній мірі стосуються інших людей та інших організацій. Недостатньо спростити тільки наше життя, також важливо зробити все можливе, щоб спростити делеговані повноваження та інші взаємини зі сторонніми людьми. В інакшому випадку помилки цих людей можуть нашкодити вам і зробити ваше життя складнішим і заплутанішим, адже доведеться самому переробляти те, що ви доручили іншій людині, яка через складність і незрозумілість ваших слів чи самої справи зробила все навиворіт.

Усе, що ми робимо, має свій «термін придатності» – дату, до якої будь-яке завдання або діло необхідно завершити, інакше воно втратить сенс.

Ми говорили про важливість термінів під час постановки цілей і розробки планів. Якщо у справи немає терміну виконання (дедлайну[8]), то зникає необхідність виконувати її терміново (або взагалі хоч колись виконувати). Іншими словами, те, у чого немає конкретного терміну виконання, наша свідомість розглядає як неважливе.

У вашій свідомості відбувається внутрішній діалог, і ви кажете собі: «Так, мені треба виконати це завдання, але в нього не поставлений кінцевий термін виконання, тож я можу зробити це коли завгодно». І надалі ви будете займатися безліччю різних справ, витрачати час даремно і в кінці тижня чи місяця ні на йоту не наблизитеся до досягнення бажаного результату.

Дехто скаже: «А якщо у мене буде конкретний термін, то я відчуватиму більший стрес, бо він буде тиснути на мене». З одного боку, я не можу з вами не погодитися. Ви самі поставите себе в некомфортне становище.

Але тут потрібно відповісти на інше запитання: ви хочете досягти поставлених цілей чи й далі грати в ігри? Невже ви просто отримуєте задоволення від процесу й готові виконувати завдання вічно?

Якщо ви справді хочете чогось досягти, то вам варто ставити перед собою терміни і вкладатися в них.

Так, я думаю, що краще терпіти стрес від «тиску» термінів, ніж пережити шок, прокинувшись одного ранку і зрозумівши, що ваше життя проходить мимо і ви не досягли того, чого прагнули, у жодній із найважливіших галузей.