Документ «Возврат от покупателя (комиссия)» предназначен для оформления факта возврата ТМЦ комиссионером. Вид операции комиссия выбирается с помощью кнопки <Операция> по строке «Возврат от покупателя (комиссия)». Документы «Возврат от покупателя (комиссионера)» создаются, хранятся и редактируются в журнале «Покупатели». Новый документ вызывается также с помощью главного меню программы «Документы» по пункту «Покупатели» подпункт «Возврат от покупателя (комиссия)». В зависимости от выбранного пункта меню в документе устанавливается соответствующий вид операции и название. Документ «Возврат от покупателя (комиссия)» может быть оформлен на основании документа «Реализация (комиссия)» или в рамках договора с контрагентом. В случае оформления документа в рамках договора с комиссионером, его спецификация будет автоматически заполнена всеми переданными на реализацию, но еще не реализованными ТМЦ. По умолчанию цена в документе заполняется той ценой, по которой ТМЦ были переданы на комиссию. При необходимости эту цену можно изменить. Эта информация будет учтена при взаиморасчетах с комиссионером. В этом случае ТМЦ будет возвращена в ту партию, из которой она была продана.

5.7. Прочие документы

Документ «Авансовй отчет» вызывается из подпункта «Авансовый отчет» пункта «Подотчетники» главного меню программы «Документы». Оформленные авансовые отчеты хранятся в журнале «Журнал авансовых отчетов». После выбора сотрудника из справочника «Физические лица», в списке отражаются все документы, оформленные с данным сотрудником на указанного сотрудника до даты, указанной в документе, за исключением тех документов, которые уже были занесены в ранее оформленные с сотрудником авансовые отчеты. С помощью кнопки <Удалить> выбрав из выпадающего меню строку «Удалить документ из авансового отчета» пользователь может удалить документ из авансового отчета (документ из табличной формы, на котором установлен курсор), оставив его в информационной базе. При выборе строки «Пометить документ на удаление» документ из табличной формы, на котором установлен курсор, будет помечен на удаление, при этом он останется в табличной части документа «Авансовый отчет», но уже со статусом «помечен на удаление». При изменении физического лица или валюты авансового отчета по кнопке <Заполнить> можно автоматически перезаполнить табличную часть документа. Документы в табличной части показываются для выбранной фирмы. Любой документ можно открыть из списка и отредактировать. В нижней части документа отражается состояние взаиморасчетов с сотрудником на дату документа. С помощью кнопки <Обновить> можно обновить информацию о состоянии взаиморасчетов с выбранным сотрудником. Нажав на кнопку <Долг физ. лица> можно получить полный отчет о взаиморасчетах с сотрудником. При этом будет сформирован отчет «Ведомость по подотчетникам» с фильтром по данному сотруднику на дату документа. Выдача подотчетных сумм сотруднику производится с помощью документа «Расходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Выдача подотчетнику». Возврат подотчетных сумм производится документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Возврат от подотчетника». Подотчетные суммы, выданные сотруднику, могут быть израсходованы на приобретение ТМЦ, оплату поставщикам, а также на прочие расходы.

Для каждого вида расхода подотчетных сумм предусмотрен отдельный документ:

– «Строка аванс. отчета (закупка ТМЦ)»,

– «Строка аванс. отчета (оплата поставщику),

– «Строка аванс. отчета (прочее)».

Все эти документы хранятся в журнале «Журнал авансовых отчетов». Из формы документа «Авансовый отчет» можно добавить в список любой из этих документов с помощью соответствующих кнопок (<Приобретение ТМЦ>, <Оплата поставщикам>, <Прочее>). Документы можно также ввести и из журнала «Журнал авансовых отчетов» или из общего журнала документов. В поле «Назначение аванса» пользователь может внести наименование аванса. По кнопке <Печать> можно распечатать авансовый отчет для сотрудника по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55.

Документ «Строка аванс. отчета (оплата поставщику)» оформляется в том случае, если выданные сотруднику под отчет денежные средства были израсходованы на оплату товарно-материальных средств, приобретенных у поставщика, наличными средствами (основание – расчеты с юридическими лицами). Данный документ вводится пользователем из главного меню программы «Документы» по пункту «Подотчетники» подпункт «Строка аванс. отчета (оплата поставщику)». В табличной части данного документа заполняется информация о том, сколько денег сотрудник заплатил поставщику по конкретному договору. Информация заполняется с помощью построчного ввода. Нижняя строка («Комментарий») – текстовая и в нее можно добавить любую произвольную информацию. В документе фиксируется две суммы: сумма, которую заплатил сотрудник поставщику, выраженная в валюте документа (фактически в той валюте, которой расплачивался сотрудник с поставщиком) и сумма расчетов, выраженная в валюте взаиморасчетов с поставщиком (валюта, установленная в его договоре). Сумма расчетов пересчитывается по курсу на дату документа, установленному в справочнике валют. После проведения документа эта сумма будет учтена во взаиморасчетах с контрагентом по указанному договору. По умолчанию в документе устанавливается валюта бухгалтерского учета – рубли. Если подотчетное лицо расплачивалось с поставщиком в другой валюте, то ее можно изменить, нажав на кнопку <Валюта>. При проведении документа, данная сумма будет учтена во взаиморасчетах с подотчетным лицом, как расход полученных им подотчетных сумм на оплату поставщиком за поставленные им ТМЦ. Соответственно, данный документ уменьшает задолженность перед поставщиком за счет подотчетных средств.

В документе «Строка аванс. отчета (закупка ТМЦ)» вводится информация о том, какие товарно-материальные ценности сотрудник закупил на выданные ему денежные средства (основание – хозяйственно-операционные расходы). Данный документ вводится пользователем из главного меню программы «Документы» по пункту «Подотчетники» подпункт «Строка аванс. отчета (закупка ТМЦ)». В поле «По документу» вводится текстовая информация о том, на основании какого документа была произведена закупка ТМЦ (например, это может быть кассовый чек). На закладке «Табличная часть» вводится информация о приобретенных материальных ценностях (цена и количество). Заполнение табличной части аналогично заполнению в документе «Поступление ТМЦ (купля-продажа)». После проведения данного документа увеличивается количество введенных ТМЦ на указанном в документе складе и уменьшается задолженность за подотчетным лицом. По кнопке <Печать> пользователь может сформировать печатную форму по приобретенным ТМЦ – Приходный ордер по форме М-4 или Накладную. По кнопке <Счет-фактура> пользователь может сформировать на основании этого уже проведенного документа полученную счет-фактуру либо вызвать форму уже сформированного документа «Счет-фактура полученный».

Документ «Строка аванс. отчета (прочее)» оформляется пользователем в случае, когда потраченные сотрудником денежные средства необходимо отнести на прочие расходы. В каждую строку табличной части документа вводится произвольная информация (в виде текстовой строки, например «командировочные расходы») о том, на что были потрачены выданные сотруднику деньги. Документ может быть оформлен в любой валюте. Поля «Счет» и «Субконто» не являются обязательными к заполнению. В них указываются те номера счетов и субконто (из справочника «План счетов»), на которые будут отнесены данные операции при формировании бухгалтерских проводок. Если эти поля не заполнены, то бухгалтерские проводки по данной операции сформированы не будут. По кнопке <Счет-фактура> пользователь может сформировать на основании этого уже проведенного документа полученную счет-фактуру либо вызвать форму уже сформированного документа «Счет-фактура полученный».