Не случайно ОДС регламентирует не все повторяющиеся ситуации, а лишь те, где необходимы согласованные действия людей, подчиненных единой воле. Кроме того, официально-деловой текст обычно создается с целью придания ситуации юридического статуса. Поэтому оговариваемая ситуация обычно вписывается в контекст законов, предписаний, требований, которые опосредованно выражают присутствие еще более сильной воли: государства, правовых норм, того или иного учреждения.

Например, волю может выражать государство, превращая население стран в граждан (с помощью конституции, в частности). Или министерство, управляя отраслью народного хозяйства. Или организация, предписывающая своим уставом формы отношений между подразделениями и сотрудниками. Или начальник, отдающий в письменной форме распоряжение подчиненным.

Довольно редко официальная бумага содержит просто сведения о ситуации. Даже если это так (справка, например), то и в этом случае информация подана с целью, чтобы в соответствии с полученными данными было принято волевое решение.

Таким образом, у ОДС две взаимосвязанные задачи: анализ устойчивых (повторяющихся) отношений в ситуации и принятие на основе такого анализа волевых решений. Они призваны направить развитие ситуации в желаемое русло, придать ей юридический статус.

5.2. Подстили и жанры ОДС

Сферы, где проявляет себя регламентирующая воля субъекта, обслуживаются разными подслоями ОДС: законодательным, дипломатическим, канцелярско-административным.

Законодательный подстиль функционирует в сфере правовых отношений, дипломатический – в межгосударственных отношениях. Канцелярско-административный – в деловых отношениях между учреждениями, организациями и гражданами.

В пределах каждого подстиля сформировались свои жанры, предполагающие проявление той или иной воли, регламентирующей определенного рода ситуации. Эти жанры весьма разнообразны, поскольку ОДС сформировался давно и функционирует в самых разных сферах отношений.

Законодательный подстиль: конституция, своды законов (всевозможные кодексы, разделы права: государственного, гражданского, уголовного и т. п.), уложения.

Дипломатический: нота (официальное обращение одного правительства к другому); коммюнике (официальное сообщение по вопросам международного значения); меморандум (документ с изложением взглядов правительства на какой-либо вопрос);

дипломатическое письмо (обычно договоренность о каких-либо условиях, позволяющих достичь соглашения).

Канцелярско-административный подстиль. Жанры этого подстиля достаточно разнообразны, поэтому их делят на три группы: 1) организационно-распорядительные (положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы); 2) справочно-информационные (письма, докладные записки, акты, справки); 3) по личному составу (личное дело, заявление, трудовая книжка, характеристика, договор).

5.3. Документ, правила оформления документов. Понятие о реквизитах

Официально-деловой текст не только регламентирует ситуацию, но и сам регламентирован. Обусловлено это необходимостью избежать всяческих неясностей и двусмысленностей в волеизъявлении: адресат должен прочитать или услышать именно то, что подразумевал автор документа. Это особенно важно, если вспомнить, что ОДС часто опирается на закон. Не случайно под словом «документ» («свидетельство», «доказательство» в переводе с латинского) подразумевается деловая бумага, обладающая юридической силой. Помимо этого самого общего значения у слова «документ» в русском языке есть еще несколько:

1) деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо;

2) письменное удостоверение личности предъявителя;

3) историческое свидетельство создания чего-либо (произведения, например).

Эти разные значения слова «документ» расширяют его первоначальное значение, фиксируют наличие у документа разных функций. Так, помимо правовой документ выполняет информационную, коммуникативную, управленческую функции.

Поэтому культурой выработаны и закреплены достаточно жесткие требования к оформлению такого рода бумаг. Регламентирована не только собственно форма (композиция, выбор языковых средств), но и отдельные элементы содержания.

Эти элементы носят название реквизитов (лат. «требуемое», «необходимое»). Это предписанный для каждого жанра свой набор необходимых признаков и атрибутов, установленных законом или распорядительным документом. Например, номер документа, гриф учреждения, печать, подпись, имя автора, адресата и т. п. Они должны обязательно наличествовать в документе, иначе он лишается юридической силы.

Так, в доверенности необходимы такие реквизиты, как: 1) указание полного имени доверителя; 2) данные документа, подтверждающие его личность; 3) указание полного имени доверенного лица; 4) указание данных его документа; 5) указание, какого именно рода действия поручается выполнить доверенному лицу; 6) указание на то, кто выступает в роли свидетеля, подтверждающего правильность представленных сведений (учреждение, печать отдела кадров).

Совокупность реквизитов и их расположение образуют формуляр документа.

Выделяют три типа формуляров.

1. Документы, реквизиты которых стабильны и строго упорядочены, их композиция, пространственное расположение предписаны. Такого типа формуляр называется матрицей. Это своеобразный трафарет стандартных формул, в пробелы между которыми человек вписывает свои данные (имя, паспорт, поручение, пробел для подписей, место печати). Доверенность – яркий пример такого рода документов. Но не все деловые бумаги подчиняются такой формализации.

2. Есть документы, которые пишутся по определенным моделям. Это те документы, у которых реквизиты, а также основные содержательные части расположены в достаточно строгой последовательности (реквизиты плюс композиция). Но содержание частей может варьироваться в зависимости от ситуации (заявление, деловое письмо).

3. Есть группа документов, реквизиты которых и последовательность частей в значительной степени зависят от изменчивости ситуации и состава участников. Поэтому их жанр во многом определяется заголовком (объяснительная записка, например). Такой документ называется схемой. Для него обязательны только характерные для того или иного жанра реквизиты.

Труднее всего, как вы понимаете, создать третий вид документа, поскольку надо самостоятельно подбирать формулировки, синтаксис, лексику, учитывать особенности адресата. Тексты-матрицы самые простые.

5.4. Унификация, ее проявления в языке официальноделовых бумаг (языковые формулы-клише)

Создание документов по определенного рода схемам стало возможным благодаря так называемой унификации. Ее суть – нахождение общих, повторяющихся черт в деловых бумагах, регламентирующих сходные ситуации (обнаружение, вычленение инварианта из множества вариантов).

Унификация касается самых разных сторон документа: его структуры, пространственного оформления, языковых конструкций, реквизитов, операций по обработке, хранению, учету.

Благодаря унификации вырабатываются правила и образцы оформления документов, что позволяет ими легко и широко пользоваться в пределах определенного социального пространства.

Существуют разного рода и уровня стандарты оформления документов: ГОСТ (межгосударственные), ГОСТ Р (государственные), ОСТ (отраслевые), СТП (стандарты предприятий и учреждений).

Серьезное влияние оказывает унификация и на язык ОДС. Одним из ее важных проявлений стало формирование стандартных языковых моделей, которые принято называть клише, или штампами, ОДС. Это устойчивые, шаблонные выражения, призванные облегчить изложение мысли в ОДС. Например: с учетом сказанного, в установленном порядке, в соответствии со статьей, от имени и по поручению, принять к исполнению (примеры из: Данцев А.А., Нефедова Н.В.).