Эти специфические слова, словосочетания, части предложения и даже целые предложения являются органической и неотъемлемой частью данного стиля и не рассматриваются как его недостаток. Но, проникая в другие стили, речевые формулы выглядят там чужеродно, поскольку перестают выражать движение мысли другого стиля. Соответственно, они нарушают ощущение единства – главный признак стиля. Кроме того, они опознаются в других стилях как признак бедного языка, неспособности говорящего или пишущего найти индивидуальные языковые средства для выражения своих мыслей. Поэтому в других стилях такие клише ОДС называют «речевыми штампами» и относятся к ним весьма негативно.

Но для ОДС они вполне органичны, так как отражают типовые ситуации делового общения и позволяют легко, без особых затруднений находить для них языковые формы. Единственное, о чем следует помнить: языковые формулы должны передавать информацию, а не быть избыточным по смыслу словосочетанием (в порядке исключения, например).

Смысловым ядром таких клише обычно становится глагол-действие: просим, предлагаем, рекомендуем, сообщаем и т. п. Такой глагол выражает императивную функцию деловой бумаги и сопровождается функцией воздействия (на адресата). Поэтому языковая модель клише состоит, как правило, из двух частей: мотивации действия и собственно речевого действия. Например: В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас… Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие).

Речевое действие соотносится, как правило, с целью, которую ставит инициатор делового общения. А от цели зависит и жанр документа. Например, цель информирования обычно преследуется в жанрах служебной записки, сопроводительного письма. Языковые модели в этом случае выглядят так: Довожу до Вашего сведения…, высылаем запрошенные Вами… и.'.вещаем Вас о… сообщаем… уведомляем… Цель побуждения реализуется в жанрах приказа, распоряжения, указания (назначить расследование по факту… ввести в эксплуатацию… изыскать дополнительные возможности для…) Придание юридического статуса оформляется в виде договора, доверенности, справки и сопровождается следующими языковыми формулами: Я, нижеподписавшийся, доверяю… настоящей доверенностью уполномочиваю… настоящий договор составлен в том, что организация в лице администрации обязуется…

Языковые формулы могут выражать не только цель, но и кратко объяснять мотивы, причины высказывания, они способны передавать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение. Например. Мотив создания: в ответ на Ваш запрос сообщаем, согласно постановлению правительства… Причины создания документа: ввиду задержки груза…, учитывая увеличение спроса на продукцию… Просьба, требование, распоряжение: убедительно прошу решить вопрос о…, настаиваем на соблюдении всех условий договора…, приказываю создать комиссию… Обещание, гарантии: выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки…

Благодаря унификации документ можно составлять по принципу соединения стандартных языковых моделей. Это удобно и экономит время и интеллектуальные затраты.

5.5. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Указанные ранее ГОСТы оформления официально-деловых бумаг в целом согласуются с мировыми стандартами. Несмотря на ряд отличий национальных школ делового письма, все они исходят из общих принципов'.

точность выражения мыслей, исключающая неясности и инотолкования;

• логичность и структурированность изложения;

• стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

Следование этим принципам сообщает следующие интернациональные черты ОДС:

1) содержание документов основывается на правовых нормах (они превращают автора и адресата документа в субъекты правоотношений);

2) формально-логический способ ведения делопроизводства (схематизированные структуры документов);

3) использование языковых средств, предполагающих однозначное понимание (языковые формулы, например);

4) соблюдение требований делового этикета.

5.6. Языковые средства ОДС

Несмотря на разнообразие подстилей и жанров этого стиля, в его языке есть ряд общих характерных черт. Все они так или иначе связаны с проявлением воли, стремящейся к четкой и однозначной фиксации ситуации, управлению ею.

Поэтому одним из главных качеств языка этого стиля является его формально-логический характер. Он проявляется в нейтральности, надличностном характере изложения, типизации речевых средств, стандартизации терминов, повторяемости отдельных языковых форм, использовании языковых клише, позволяющих создавать документ по принципу нанизывания языковых формул.

Важными чертами языка ОДС также являются:

1) сжатость и компактность изложения, экономное использование языковых средств;

2) наличие особой лексики и фразеологии канцелярского и официального характера;

3) частое использование отыменных предлогов (виду, согласно, в силу, за счет и т. п.);

4) повествовательный характер изложения, в котором часто присутствует перечисление;

5) тенденция к использованию сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

6) избегание эмоционально-экспрессивных средств и вообще каких-либо ярких проявлений индивидуальности речи.

Еще одно из важнейших требований к языку ОД С – точность словоупотребления (использование слова в строгом соответствии с его значением). Мало того, у слова должно быть по возможности только одно значение, принятое именно в официально-деловой речи. Поэтому особое затруднение может вызвать незнание оттенков значения слов, особенно паронимов (слов, близких по звучанию, иногда однокоренных, но различающихся значением). Например: представить (как предъявить, показать: представить отчет) / предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кого-либо: предоставить справку). Или гарантийный (талон) / гарантированный (отдых). Или проводить (совещание) / производить (товары).

Незнание оттенков слов-синонимов (разных по звучанию, но близких по оттенкам значений) также может приводить к нарушению или смешению оттенков значений.

Так, например, слово построить (нейтральное), возвести — оттенок высокого стиля, соорудить — создать технически сложное, воздвигнуть (построить что-то значительное, высокое). Имея разные оттенки, они по-разному сочетаются:

НЕПРАВИЛЬНО

Построить склад

Соорудить мост

Воздвигнуть арку

ПРАВИЛЬНО

Возвести склад

Соорудить киоск

Воздвигнуть жилой дом

Трудности при восприятии документа могут вызвать и заимствованные слова, если они употребляются неоправданно (паблисити вместо реклама, эксклюзивный вместо исключительный, апеллировать вместо обращаться, прерогативы вместо исключительное право и т. п.)

Нежелание привносить в ситуацию ничего лишнего, мешающего обнажению ее голой сути, сформировало запрет в ОДС на смешение с разговорным стилем. Недопустимы диалектизмы, жаргонизмы, просторечия. Ведь ОДС обслуживает широкие слои населения и должен быть понятен многим людям.

По той же причине в официальных бумагах принято избегать специальных терминов и профессионализмов. Они могут затруднить восприятие информации неспециалистами в данной области.

Структура документа должна быть прозрачной, легко воспринимаемой. Каждый новый аспект должен быть выделен абзацем. Средняя длина абзаца 4–6 предложений. Они должны быть соединены, например, с помощью повтора отдельных фрагментов предыдущего предложения или с помощью словосочетаний-связок (ввиду вышеизложенного, согласно).