Колеги-волонтерки згодом помітили, що новоприбула робітниця почала ними керувати; дізнавшись про їхні особисті методи виконання роботи, Ґертруда склала новий принцип, якого волонтерки, як вони відчували, мусили дотримуватися. Першою її ціллю було створити базу даних, з якою могло б працювати все відділення. Вона зробила алфавітну картотеку всіх офіцерів, які значилися в базових госпіталях Франції, включно з датою їхньої реєстрації, переведення до інших госпіталів, евакуації до Британії чи повернення на фронт. Тепер імена з листів можна було швидко відшукати серед даних відділення. Щойно Ґертруда закінчила з базою даних, вона почала звіряти запити й знаходити імена у списках людей, прийнятих до госпіталів. Після цього вона створила ще одну картотеку, яка ділилася на поранених і зниклих безвісти, з усіма наявними деталями. Вона працювала зі стосами карток під час обіду та опісля закінчення робочого дня, коли контора вже мала бути зачиненою. Після того, як і ця робота була виконана, Ґертруда могла використовувати перехресні посилання, таким чином нову інформацію, яка надходила з будь-якого джерела, можна було порівняти, доповнити й підтвердити. Ґертруда була задоволена своїми досягненнями: «Я майже розчистила цілу гору помилок, які виявила, коли сюди приїхала. Жодні дані тут ніколи не перевіряли, тож ми нагромаджували одна на одну невідповідності, не усвідомлюючи, який безлад чинимо... Якщо ми не будемо скрупульозно точні, від нас не буде жодної користі».

Ґертруда прорідила імена, які знаходилися в їхніх списках вже близько п’яти, а то й більше місяців. Ці чоловіки числилися в так званій нейтральній зоні під назвою «Зниклий безвісти, ймовірно загиблий» поки не приходило підтвердження про їхню смерть, і тоді нещасні сім’ї цих солдатів могли, зрештою, заспокоїтися. У такому випадку з військового міністерства їм надходив тужний документ, після чого ім’я померлого солдата з’являлося в офіційному списку вбитих.

Тепер, як Ґертруда розповідала Флоренс, усе, що їй потрібно було зробити, це переконати відділення поранених і зниклих безвісти у Лондоні та Парижі впровадити її систему й стежити за тим, щоб уся інформація постійно оновлювалася. Коли в Ґертруди був час на обід, вона йшла з Діаною чи Флорою до маленького ресторанчика, заповненого солдатами, де всі ставилися один до одного, як до рідного.

У Ґертруди було значно менше робочих годин на тиждень, ніж у штатного співробітника, і все ж таки для жінки, яка ніколи раніше не працювала в офісі «тут страшенно великий обсяг офісної роботи. Ми працюємо цілий день: з 10 до 12:30, а тоді з 14:00 до 17:00 заповнюємо бланки, вносимо матеріали до алфавітної бази даних і відповідаємо на запити... Що більше ми виконуємо роботи, то більша виникає необхідність правильно розподіляти інформацію по таблицях... Мені не потрібно говорити, що я готова взяти все на себе. Що більше роботи мені дають, то більше вона мені подобається». А далі Ґертруда дописала, чи може Флоренс запросити від її імені повний список територіальних батальйонів?

І чи зможе вона дістати для її офісу адресну книгу Лондона — телефонний довідник теж би підійшов.

Згодом булонські списки визнали настільки повними, наскільки це взагалі можливо, і з Парижа їм почали присилати тамтешні списки солдатів, прийнятих і виписаних з госпіталів, хоча все мало б бути навпаки. Флора з Діаною поїхали до міста Руан керувати новим офісом на основі започаткованого Ґертрудою принципу роботи. Крім того, вона ініціювала «список спостереження», до якого входило близько півтори тисячі осіб, зареєстрованих у таблиці «запити»; таким чином, щойно до госпіталю потрапляв поранений солдат, медперсонал міг одразу звірити його прізвище з тими, що були у списку.

Ґертруда думала, що з часом булонське відділення визнають одним із найкраще організованих у всій Франції. Однак керівництво зовсім не сприяло полегшенню їхньої роботи. Голова відділення поранених і зниклих безвісти, лорд Роберт Сесіл, нещодавно попросив, щоб представник їхнього відділення постійно перебував на фронті, однак армія відхилила його прохання. Організація Червоного Хреста також зверталася до Армійської ради, щоб та дозволила їхнім експертам виходити на фронт після кожного наступу й отримувати свіжі відомості про померлих і зниклих безвісти серед поранених солдатів, які знаходилися у польових госпіталях і на станціях очікування. Військове керівництво не бачило можливості задовольнити це прохання й наказало відділенню поранених і зниклих безвісти триматися далеко за лінією фронту. Незважаючи на відмову, Ґертруда розробила план, як налагодити власні інформаційні канали за допомогою військових капеланів. Скоро стало зрозуміло, що метою військових було приховати від мирного населення не лише катастрофічний хід війни в окопах, а й погрішності воєначальників, які продовжували давати накази йти в наступ тоді, коли їм уже давно мало стати ясно, що стратегія недієва. З невідомих причин Організація Червоного Хреста вирішила заборонити жінкам здійснювати запити в лікарнях. «Це взагалі дурість», — обурилася Ґертруда, вирішивши потоваришувати з медсестрами і тим самим забезпечити себе доступом, хоч і несанкціонованим, до списків поранених тоді, коли він їй знадобиться.

Ґертруда гуляла набережною з 8:30 до 9-ї ранку. О 5-й вечора, після закінчення роботи в офісі, вона починала демонстративно навідуватися в різноманітні передові пункти та госпіталі й розмовляти з пораненими солдатами. Вона здійснила поїздку до Ле-Туке, спеціально скориставшись службовим автомобілем, щоб навідати Секундерабадський госпіталь індійських полків. Медичний персонал сердечно зустрів гостю й розповів, якими ізольованими вони почуваються. Для Ґертруди ця коротка зустріч була немов візит додому. Її напоїли чаєм і провели по палатах, познайомили з Сикхами, Гурками, Джатами й Афридами, більшість з яких сиділи на своїх ліжках по-турецьки й грали в карти: «Кухарі готували страви індійської та мусульманської кухні над окремими багаттями, і приємний запах пряженого масла із запліснявілим ароматом Сходу просочувався вусі палати... У кожного бійця над ліжком причеплена різдвяна листівка від короля, а на приліжковій тумбочці стоїть коробка з прянощами від принцеси Мері».

У самому центрі Булоні містилося казино, що сяяло яскравими вогнями та золотавим лоском. Військове міністерство перетворило це приміщення на військовий госпіталь. Ґертруда здивувалася, побачивши, що американський бар тепер служив рентгенівським кабінетом, а ресторан — аптечним відділенням, де зберігали бинти й карболову воду. Вона помітила, що британські солдати, які лежали в одній палаті з пораненими німцями, були дуже люб’язні та дружні зі своїми колишніми ворогами. 11 грудня вона написала листа Чиролу:

За листопад і грудень — Ґертруда почала працювати з грудня — до відділення надійшло 1838 запитів від сімей солдатів. У новій картотеці налічувалося п’ять тисяч імен; Ґертруді ж вдалося з’ясувати долю лише 127 людей. Більшість із них виявили троє «шукачів», закріплених за булонським офісом. Їхньою щоденною роботою було ходити по лікарнях і розпитувати поранених про зниклих побратимів. І якщо ці контужені й покалічені солдати проливали бодай якесь світло на їхню долю, інформація долучалася до даних відділення. Коли з’являлася достовірна інформація про смерть, вони інформували про це військове міністерство. У звіті Об’єднаної військової комісії Булонського району, який, імовірно, склала сама Ґертруда, ішлося про таке: