ЗАЩИТА

Лучший метод защитить бюджет – заранее подготовить логическое обоснование для каждой группы расходов, которое покажет, что они необходимы и соответствуют предполагаемым затратам. Если все согласовано и достигнута договоренность об уровне услуг, это дает дополнительную основу для защиты подготовленного бюджета.

АУТСОРСИНГ В РАБОТЕ С ЧР

Раньше считалось, что предоставление услуг в сфере ЧР обязано обеспечить само предприятие. В настоящее время они все чаще приобретаются у сторонних поставщиков. Руководители сталкиваются с проблемой, которую сформулировал Том Петерс (1988): «Они должны доказать, что эта услуга не может быть оказана по контракту». Официальная политика одной крупной международной корпорации звучит так: «Производи только те изделия и применяй внутренние источники только для тех услуг, которые вносят непосредственный вклад в наше преимущество в конкурентной борьбе или помогают его поддерживать». Институт персонала и развития (1998) заявил, что «самой значительной причиной все большего привлечения внешних источников стала концепция центральной организации, т. е. организации, которая сосредоточивает свою внутреннюю деятельность на главной функции и покупает все остальное у ряда источников на периферии».

Отделы ЧР могут с успехом передавать некоторые виды деятельности внешним консалтинговым фирмам или другим агентствам, которые оказывают услуги в таких областях, как обучение, подбор персонала, подбор кандидатур на руководящие должности, предупреждение профзаболеваний и обеспечение безопасности труда, социальная помощь и консультирование, забота о детях, выплаты премии и юридические вопросы. Те отделы ЧР, на которые была возложена ответственность за такие виды деятельности, как общественное питание, управление парком машин, управление производственными помещениями и безопасность (потому что больше не на кого было возложить эти функции), могут с радостью передать их внешним фирмам.

КОГДА СЛЕДУЕТ ПРИБЕГАТЬ К АУТСОРСИНГУ

Существуют три причины для привлечения внешних ресурсов:

1. Экономия затрат – затраты кадровой службы снижаются, поскольку такие услуги дешевле и можно сократить размер отдела ЧР.

2. Концентрация усилий кадровой службы – работники подразделения не отвлекаются от решения ключевых задач, приносящих добавленную стоимость.

3. Получение специальных знаний – можно приобрести ноу-хау и специальные знания, которых нет в данной организации.

ПРОБЛЕМЫ, ВОЗНИКАЮЩИЕ В СВЯЗИ С АУТСОРСИНГОМ

Преимущества привлечения внешних ресурсов кажутся неоспоримыми, но есть и проблемы. Некоторые фирмы бездумно вовлекали сторонние организации в процесс осуществления ключевых функций в каком-либо конкретном случае для того, чтобы получить кратковременное преимущество, в то время как другие видели, что их поставщики услуг завышают ставки. Фирмы могут сосредоточить внимание на ключевых видах деятельности, оправданных в данный момент, но не принимать во внимание будущие потребности. Кроме того, с внешней точки зрения, привлечение внешних сил к функциям, выбранным наугад, может привести к падению морали работников и возникновению настроений «кто следующий».

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ О ПРИВЛЕЧЕНИИ ВНЕШНИХ РЕСУРСОВ

Решение об обращении к сторонним компаниям может быть принято только после скрупулезного анализа, который покажет, каким образом другие организации реализуют функции, относящиеся к ЧР. Это определит требуемый уровень услуг. Следует также оценить, каковы будут затраты, если услуга будет оказана внутри организации. Это будет легче сделать, если в организации применяется система расчета затрат по видам деятельности.

Чтобы свести проблемы к минимуму, нужно тщательно рассмотреть ситуацию, связанную с аутсорсингом. Необходимо скрупулезно оценить все возможности, чтобы определить, можно ли и следует ли привлекать внешние источники именно отсюда, и точно разобраться, чего можно достичь привлечением внешних ресурсов. Необходимо ответить на следующие вопросы: является ли данный вид деятельности основным или вспомогательным? насколько эффективно он осуществляется в настоящее время? какой вклад он вносит в финансовое благополучие данной организации и ее престиж? Это хорошая возможность перестроить отдел ЧР, подвергая каждый вид деятельности критической проверке, для того чтобы установить, могут ли услуги быть оказаны внутри организации или лучше привлечь их со стороны и стоит ли их оказывать вообще. Привлечение ресурсов со стороны может быть оправдано, если ясно, что так можно получить более качественную услугу по более низкой цене.

ВЫБОР ФИРМЫ ДЛЯ ОКАЗАНИЯ УСЛУГИ

Кратко изложив потенциальным поставщикам услуг суть задачи, следует выяснить, что они могут предложить. Чтобы обеспечить себе возможность выбора, необходимо обратиться к трем или четырем поставщикам. В предложении должно быть подробно изложено, каким образом будет решена задача и сколько это будет стоить. При выборе необходимо учитывать то, насколько предложение удовлетворяет конкретной специфике организации, каков уровень и репутация фирмы и сколько это стоит (это важный, но не единственный момент – наиболее существенным является уровень оказания услуги). Необходимо получить отзывы о фирме до того, как будет составлен и подписан контракт. В контракте должны быть очень четко оговорены услуги, стоимость и условия прекращения действия контракта.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ И ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ АУТСОРСИНГА

Руководство организациями, оказывающими услуги, должно быть столь же и даже еще более внимательным, как руководство услугами внутри фирмы. Стандарты услуг и бюджеты следует регулярно пересматривать и согласовывать, а информационные управленческие системы организовывать таким образом, чтобы можно было следить за ходом выполнения работ. Если что-то не в порядке, необходимо быстро принимать корректирующие меры, а если возникают серьезные проблемы, то договор должен быть разорван.

В правовом отношении привлечение сторонних источников базируется на контракте об оказании услуг, и покупатель услуги имеет право настаивать на том, чтобы условия контракта строго выполнялись. Кроме того, на покупателей возлагается обязанность исполнять контракт со своей стороны, например, предоставлять согласованные производственные возможности, соблюдать условия лизинга, оговоренные в контракте по управлению парком автомобилей, и платить за оказываемую услугу в соответствии с контрактом.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УСЛУГАМИ КОЛЛЕКТИВНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ В СФЕРЕ ЧР

Термин «услуги коллективного пользования» относится к услугам, которые центральный отдел ЧР предоставляет целому ряду сторон и которые, следовательно, одинаковы для всех, кто их потребляет. Природа этих услуг зависит как от тех, кто их оказывает, так и от тех, кто ими пользуется. Заказчик или пользователь определяет уровень обслуживания и решает, какими услугами пользоваться. Таким образом, тот, кто пользуется услугами, тот их и выбирает (Ульрих, 1995). Как пишет Рейли (2000), чаще всего к услугам коллективного пользования относятся такие административные задачи, как:

• изменение зарплаты;

• услуги при переезде на новое место работы;

• управление набором новых сотрудников;

• управление дополнительными льготами (включая гибкие выплаты и программы участия в прибылях);

• предоставление служебного автомобиля;

• управление пенсионными программами;

• предоставление материальной помощи;

• программы профессиональной подготовки;

• контроль посещаемости (прогулы);

• информация для руководства.

Услуги могут оказываться через Интернет, телефонную линию помощи клиентам, консультационное бюро или «центры совершенства», компетентные в таких сферах, как обеспечение ресурсами, отношения между работниками, поощрения или профессиональное обучение. Широкое и стратегическое применение информационных систем ЧР поддержало возрастающий интерес к услугам коллективного пользования.