В дальнейшем предполагается и эту работу передать ЭВМ (создать программу «диспетчера корректировок»), поскольку задача эта, в общем, несложно формализуется. Тогда деятельность по учету и поддержанию информации в достоверном состоянии будет практически полностью автоматизирована.
— На предприятиях существуют такие подразделения информационной базы, как технические библиотеки, архивы. Какова их судьба?
— Автоматизация информационной базы — длительный процесс. Начинается он с нормативной и плановой частей, но дойдет очередь до библиотек и архивов, а там и до информационно-справочной службы (ИСС).
Практически все грани управленческой деятельности предприятия: производственная, сбытовая, финансовая, социальная — в той или иной степени нуждаются и определенной обобщенной информации. Она бывает учетная и справочная. Правда, функции системы управления настолько тесно переплетены, что трудно уловить, в каком случае используется учетная информация, а в каком — справочная. Для ясности стоит еще раз вернуться к типовой структуре системы управления.
Уже говорилось, как организовано управление предприятием, это: планирование — учет выполнения плана — оперативное управление. Как правило, и учетная информация, и справочная служат целям оперативного управления и предназначены для ликвидации отклонений хода производственного процесса от запланированного. Сами системы оперативного управления обычно состоят из двух частей. Первая — регулярная. Она периодически ликвидирует те отклонения, которые происходят за определенный период регулирования. Эти отклонения, как бы типовые, представляют собой нарушения, появление которых можно предвидеть, и ликвидация их происходит по заранее разработанным правилам. Оперативное управление в данном случае является рутинной работой, большой по объему, но не требующей особой квалификации управленческого персонала.
Другая часть систем оперативного управления — не регулярная — предназначена для срочной ликвидации непредвиденных, аварийных нарушений. В этом случае от исполнителей требуется глубокое знание производства и высокая квалификация. Для аварийной работы на предприятии выделяется специальная служба — диспетчерская, в которой состоят наиболее квалифицированные сотрудники служб управления.
Здесь и проходит граница между областями применения учетной и справочной информации. Учетная служит информационной базой для регулярной — первой части оперативного управления; справочная — второй, нерегулярной части.
Вот несколько примеров. Служба по учету материалов выдает ежемесячно сводки о наличии материалов на складах предприятия, которые используются для регулярного управления запасами материальных ценностей предприятия. Но если появляется необходимость узнать, есть ли определенный материал и сколько его в середине месяца, то делается запрос на склад, и тот выдает соответствующую справку.
Следующий пример. Учет вырабатываемой цехами продукции почти на всех предприятиях налажен хорошо — это учетная информация. Однако наряду с ним повсеместно существует так называемая «дефицитка» — ведомость некомплектности сборки, сигнализирующая о нарушении в подаче деталей на сборку и о необходимости быстрейшей ликвидации этого нарушения, — справка о некомплектности сборки.
Резкое увеличение масштабов производства, вызванное научно-технической революцией, значительно повысило роль справочно-информационной функции в управленческой деятельности. Как уже говорилось, из-за того, что управленческому персоналу приходится работать в условиях информационного барьера, часть управленческих задач решается менее качественно, а часть вовсе не решается. Это обстоятельство увеличивает элемент неопределенности в сфере производства и приводит к появлению большого числа непредвиденных нарушений. Чтобы этого не случалось, управленческим службам в повседневной работе приходится все больше и больше заниматься справочно-информационными вопросами; при этом возрастает роль справочной информации.
Практически все отделы управления готовят и выдают справки, сводки, сведения и прочее, причем во всевозрастающих масштабах. А так как трудоемкость обработки больших объемов информации высока, то персонал тратит на эту работу существенную часть своего рабочего времени, отвлекаясь от выполнения прямых обязанностей.
Обсуждается даже вопрос о выделении в структуре некоторых управляющих служб специальных справочно-информационных подразделений.
Неэффективность «ручной» работы с большими объемами информации, с одной стороны, важность информационно-справочной функции — с другой, привели к тому, что создание автоматизированной информационно-справочной системы (ИСС) стало одной из первоочередных задач управления.
Возникает только вопрос: откуда ИСС будет черпать справочные данные? Академик В. Глушков, анализируя процесс создания АСУ, приходит к выводу, что именно их необходимо наделить справочно-информационными функциями. Но, казалось бы, их информационная база для этого не подходит, поскольку информация в них рассредоточена по разным массивам и для получения справки какого-либо вида в каждом массиве придется создавать отдельный алгоритм!
И тем не менее эти сложности не останавливают проектировщиков ИСС, и они продолжают рассматривать информационную базу АСУ как единственный источник данных, единственную информационную базу для автоматизированной информационно-справочной системы.
В настоящее время внедрено довольно много ИСС, предназначенных для разных сфер управления. Конечно, наиболее широкое применение они находят в оперативном управлении производством, где используются для информационного обеспечения диспетчерской службы. Но применяются они и в управлении сбытовой деятельностью предприятия.
Велики возможности ИСС в работе с массивами, содержащими информацию о кадрах предприятия. Здесь она может освободить отдел кадров от утомительной работы по составлению сводок, справок и документов, касающихся кадрового состава предприятия.
Вообще практически любая подсистема системы управления нуждается в быстром доступе ко всей информации предприятия; обеспечить же этот доступ способна только информационно-справочная служба.
Представляет интерес и создание ИСС, которая, кроме справочной, может осуществлять и ряд других функций, скажем, построение временных информационных массивов, предназначенных для разовых задач или задач с большой периодичностью решения. Возможны и менее прямые, но не менее эффективные способы использования ИСС, например, для обращения к архивным массивам при технической подготовке производства, использование ИСС в режиме диалога человека с ЭВМ для выработки управленческих решений.
Как отмечает академик В. Глушков, необходимость и наделении АСУ справочно-информационными функциями возникает всегда, когда в системе управления имеются не полностью формализованные, творческие задачи, для решения которых необходимы большие объемы информации. А такие ситуации в АСУ принципиально неизбежны, и именно поэтому АСУ никогда не превратится из автоматизированной системы в автоматическую.
Многообразие сфер применения создает впечатление, что необходимо столько разных ИСС, сколько подсистем в АСУ. Однако теоретические исследования показывают, что все они могут быть построены по единой схеме и использовать единое математическое обеспеченно, не зависящее от структуры конкретных массивов.
Это помогает создать единую ИСС, которая и будет применяться во всех необходимых случаях.
Итак, чтобы окончательно не запутаться в системах и подсистемах, еще раз подчеркнем: автоматизированная информационная система (АИС) есть важнейшая часть АСУ, хранилище и источник производственной информации, необходимой для управления. Через нее осуществляется учет — наиболее трудоемкая функция управления. АИС же является информационной базой для ИСС, которая составляет и выдает всевозможные справки. Технической базой для АИС — хранилищем информации и расчетами по ней — является ЭВМ.