Есть и второй, еще более неприятный. Производство представляет собой живую, динамичную систему. Информация в ней почти непрерывно меняется: меняются данные о запасах — что-то поступает, что-то выдается, а что-то, как выясняется при инвентаризации, пропало; меняются данные о кадрах; меняются нормативы и технологические маршруты, цены и расценки; меняются, наконец, планы. И все эти изменения надо вносить в хранимую в ЭВМ информацию, чтобы она была достоверной и своевременной. И тот факт, что одни и те же данные разбросаны по различным массивам, делает задачу их обновления немыслимо сложной.

Как избежать указанных недостатков? Исследователями был выработан принцип единой информационной базы, который предполагает всю производственную информацию вводить в ЭВМ только один раз и использовать ее для решения всех задач управления.

Реализацией этого принципа явилась идея создания так называемых «банков данных». «Банк данных» — это набор массивов, содержащих управленческую информацию, сгруппированную по функциональному признаку. Таких массивов оказалось совсем немного. Во-первых, это кадровый массив, в котором сосредоточены сведения о всех работающих на предприятии. Затем массивы данных об основных фондах предприятия: о зданиях, сооружениях, оборудовании. Наиболее объемными являются массивы о трудовых и материальных нормативах, а также о технологических маршрутах.

Особенно велики они на предприятиях машиностроения с мелкосерийным типом производства, в них содержатся десятки, а иногда и сотни миллионов символов.

Кроме них, в «банках данных» хранятся массивы сведений о ценах и расценках, конечно, о планах и заданиях и много других данных, зависящих от специфики предприятия и от типа ЭВМ.

Техническим изобретением, ускорившим развитие «банков данных», явились магнитные диски. Совмещая большую емкость с доступностью к информации, они устранили всякие сомнения в возможности реализации такой громоздкой системы, как «банк данных».

Другим важным принципом создания информационных систем является принцип минимизации ввода и вывода информации. Важность этого принципа становится очевидной, если иметь в виду, что ввод и вывод информации являются узким местом процесса обработки данных на ЭВМ и оказывают решающее влияние на всю структуру АСУ тем, что изменяют систему документооборота.

Существующие издавна документы предназначены для людей и, чтобы облегчить пользование ими, содержат как необходимую информацию, так и много избыточной. В ЭВМ же вводить ее необязательно, так как она там, как правило, уже имеется. Документы же, рождающиеся при внедрении АСУ, предназначены для общения человека с ЭВМ. Они должны иметь специфический характер: с одной стороны, быть понятными человеку, с другой — не вводить в ЭВМ лишней информации. Кроме того, появляются документы, которые вообще предназначаются только для общения электронно-вычислительных машин между собой, скажем, отчетные документы, формируемые на предприятии и направляемые в отраслевую АСУ. Такие документы исполняются не на бумаге, а на машинных носителях и их содержание передается по каналам связи, проложенным между ЭВМ.

Являясь основополагающим при решении проблемы поддержания достоверности сведений, принцип минимизации ввода и вывода информации развился в третий по счету принцип — принцип ввода изменений.

На каждом предприятии ежедневно совершаются тысячи событий, вызывающих постоянные изменения производственной информации. Подавляющее большинство их связано с ходом выполнения производственной программы. Но есть изменения, вызванные конструкторскими доработками изделия, усовершенствованиями технологического процесса, рационализаторскими предложениями, и т. д. и т. п. Третий принцип гласит, что всю информацию из документа вводить в ЭВМ не следует. На машинные носители записывается только то, что изменяет значение соответствующих данных, уже имеющихся в системе. Скажем, если по какой-либо операции изменилось нормативное время, то не следует заново вводить в ЭВМ весь документ (технологическую карту), на котором это время записано, а достаточно ввести само изменение, которое по объему значительно меньше.

Надо заметить, что этот принцип, несмотря на его очевидную эффективность, для традиционных систем управления был неприемлем. Он привел бы к бесконечному количеству исправлений, подчисток, подтирок в документах, которые в конце концов пришли бы в негодность и их пришлось бы переписывать. С внедрением ЭВМ дело в корне меняется. На магнитной ленте или диске при исправлениях не остается никаких помарок — просто по команде один символ заменяется на другой — и все. Этим машинный «документ» отличается от обычного.

Кстати, и об этом уже вскользь упоминалось, с внедрением АСУ существенно должны измениться и сами документы. Это утверждает еще один принцип — принцип автоматизации документооборота.

Суть его состоит в следующем. До автоматизации все документы служили средством общения между людьми — участниками процесса управления. С внедрением же АСУ на пути почти каждого документа встает ЭВМ. То сообщение, которое раньше один человек посылал другому, теперь он посылает ЭВМ, которая его обрабатывает и, если есть необходимость, передает другому человеку — получателю. Вот какой путь проходят, например, учетные данные о выполнении планового задания.

Раньше они передавались из цеха в планово-диспетчерский отдел, где и обобщались в сводку. Теперь же, в условиях АСУ, эти учетные данные вводятся в ЭВМ, которая сама формирует сводку и затем посылает ее в планово-диспетчерский отдел. Конечно, некоторые документы, такие, как письма личного характера, жалобы, предложения и прочие неформализующиеся документы, и теперь продолжают существовать, но и они постепенно подвергаются автоматизации, накапливаясь на машинных носителях, в своеобразном архиве.

Можно указать еще ряд принципов, довольно существенных при формировании информационной базы управления; но они носят узкоспециальный характер и полезны больше для практических целей, чем для повышения эрудиции.

Итак, как же выглядит информационная база АСУ «банк данных» предприятия? Где он помещается?

Как ни странно, помещается он… в холодильнике. Для хранения всевозможных магнитных лент необходимы определенный строгий температурный режим и режим влажности. Именно поэтому лентотека (хранилище лент) с управленческой информацией располагается в холодильных установках.

В системе обслуживания АСУ имеется штатная группа, которая называется информационной службой и которая постоянно поддерживает достоверность информации, то есть регулярно вносит в нее коррективы и изменения. Существенная часть этих изменений приходится на учет. Известно, что в традиционных системах управления учет является наиболее трудоемким видом деятельности. Громадная армия людей занимается оперативным учетом хода производства, статистическим учетом, различными видами бухгалтерского учета и многими другими учетами. Работа эта не очень сложная, но довольно скучная и трудоемкая: что-то надо записать в приход, что-то в расход, разнести по карточкам, занести в журнал — и так изо дня в день. С точки же зрения АИС учет — это корректировка соответствующих массивов. При этом данные об изменениях необязательно даже объединять по видам учета, по массивам, по наборам и т. д. Достаточно все их ввести в ЭВМ, где они сформируют свой массив коррекций, в котором и будет указано, куда и что занести. А специальные программы корректировки «разнесут» все эти коррекции по необходимым местам. Так осуществляется автоматизация самой рутинной части управленческой деятельности — учета. Она существенно облегчает труд людей, сокращает затраты человеческого труда, дает большой экономический эффект.

Неоценимой чертой автоматизации учета является возможность довольно частой корректировки данных. Однако не следует смешивать сбор данных с разной частотой обновления. Так, некоторые типы учета надо осуществлять ежедневно, другие достаточно раз в несколько дней, третьи не чаще раза в квартал, а конструкторские, технологические и прочие изменения вообще вносятся только перед решением задачи, в которой эти данные учитываются. Сотрудники информационной службы и должны на каждый «сеанс» корректировки формировать «пакеты» коррекций и указывать, какие массивы будут корректироваться.