Наиболее важные моменты нужно зафиксировать на бумаге. Также следует без сокращений записать особенно удачные формулировки и вставить в предварительный текст. Затем нужно выделить наиболее важные моменты путем подчеркивания, цветовой маркировки, обозначения особыми знаками (стрелочками, заштрихованными квадратиками, кружочками), буквами различной высоты. Таким образом можно придать рабочему плану законченный вид.

Продолжением рабочего плана является стилизация основной части беседы, устная или письменная. Стилизацию начальной и завершающей частей беседы желательно выполнять после стилизации основной части, потому что и начало, и завершение беседы тесно связаны с основной частью и во многом зависят от ее содержания, формы и результатов.

Сама стилизация является технической работой, более глубокой детальной разработкой рабочего плана с включением в него конкретных предложений и разговорных формулировок. Разумеется, важные моменты следует записать полностью, так как только на бумаге можно наглядно увидеть свои рассуждения и оценить их критически. Некоторые авторы, разрабатывающие приемы ведения бесед, рекомендуют при стилизации пользоваться диктофоном. Это особенно полезно людям, не владеющим техникой корректного ведения беседы и не являющимся искусными ораторами. Использование диктофона не ограничивает скорость записи собственных мыслей и формулировок и снимает психологический барьер, присущий каждому из нас, по отношению к чистому листу бумаги, т. е. подсознательный страх, что написанное будет выглядеть недостаточно умным.

Начальная и завершающая части переговоров разрабатываются одновременно; важно суметь «распахнуть двери» себе и собеседнику для проведения эффективной беседы и привести ее к желаемому результату. Здесь нужно проявить деликатность и, конечно, не терять связь между началом, серединой и окончанием беседы – они не должны выглядеть обособленными, независимыми частями. К этому требованию мы часто подходим формально или вообще не обращаем на это внимания, что снижает наши шансы на успех.

По окончании оперативной подготовки беседы производится проверка проделанной работы. Здесь нужна окончательная шлифовка, последняя риторическая доработка. Фактически это полировка нашего творения, подгонка его деталей, что может иметь исключительное, зачастую решающее значение. При этом особое внимание нужно обратить на ключевые фразы в отдельных частях изложения. Не придали ли мы лишний вес какому-либо факту? Также важно учесть длительность изложения. Можно ли пойти другим, более коротким путем? Нет ли в нашем тексте мест, которые кажутся слишком растянутыми или недостаточно убедительными?

Полезно несколько раз просмотреть текст разговора «со стороны»; можно занять положение слушателя или, что еще лучше, оппонента и проверить действенность доказательств, формулировки ключевых предпосылок, прочность взаимосвязи между отдельными положениями.

По завершении проверки беседе нужно придать окончательную форму. Мысленная репетиция должна быть скорее внутренним разъяснением, чем заучиванием наизусть. Это упражнение – подготовка разума к беседе.

Хорошо зарекомендовали себя следующие приемы запоминания основных идей и задач беседы:

• детальное ознакомление с планом беседы; запоминание ее элементов и их очередности;

• «переваривание» каждой части основной линии беседы, которую мы составили из ключевых понятий.

В первый и даже в двадцатый раз это бывает трудно. Но потом мы и сами удивимся, как легко свести все воедино.

Не существует стопроцентной гарантии успешного проведения беседы. Но есть чудесный способ предотвращения крушения – устная репетиция:

• проговорить еще и еще раз все выступление мысленно, начав с конца. Тогда выводы и результаты будут предшествовать предпосылкам, а их увязка будет более наглядной;

• повторить выступление про себя, без движения губ.

Если вы выполнили эти упражнения на концентрацию внимания, считайте, что приняли самые подходящие меры для подготовки к выступлению.

В случае важных переговоров можно с помощью диктофона или без него провести полную устную репетицию, а заодно и проверить разговорные конструкции. Почему так важна устная репетиция? Потому что размышления вслух придают подготовленному тексту бо́льшую ясность и определенность, самые абстрактные идеи становятся более понятными, а осмысление всей картины – более простым и организованным. Иными словами, лишь произнесенное становится ясным и понятным.

Репетиция беседы с коллегой в роли собеседника представляет собой последнюю фазу в системе подготовки нашей беседы. Наибольший эффект эта операция дает перед важными деловыми переговорами. Она также необходима в том случае, когда в целях координации действий и взаимной поддержки в беседе с нашей стороны участвует несколько человек.

Теперь можно задать себе вопросы: действительно ли все без исключения виды деятельности необходимы для подготовки любой беседы? Может ли современный человек выкроить достаточно времени для такой обширной и длительной подготовки? Можно ли обойтись без некоторых операций? Следует подчеркнуть, что нужно в принципе придерживаться указанной или подобной очередности при подготовке особенно важных и длительных бесед.

Для осуществления большинства повседневных или второстепенных контактов можно, конечно, эту систему упростить. Отдельные операции в таких случаях сокращаются, а некоторые полностью исключаются.

Как же правильно проводить беседу?

Начнем с такого понятия, как начало беседы. Очень часто первая ее фаза – начало – осуществляется лишь частично или вообще опускается. А ведь задачи первой фазы очень важны и имеют принципиальное значение для дальнейшего проведения всей беседы. К ним относятся:

• установление контакта с собеседниками;

• создание приятной атмосферы для беседы;

• привлечение внимания;

• пробуждение интереса к беседе;

• иногда, если необходимо, перехват инициативы.

Как ни странно, многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных уровнях (по положению, образованию и т. п.). Причина заключается в том, что первые фразы беседы оказываются слишком незначимыми. А ведь именно несколько первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, на его решение слушать. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора – часто из любопытства, ожидания чего-то нового, для снятия напряжения, возникающего в начале. Именно первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе (рабочую атмосферу), по первым фразам складывается впечатление о нас (эффект первого впечатления, которое часто является ошибочным, особенно у людей не очень серьезных).

Приведем несколько типичных примеров неудачного начала беседы и проанализируем их.

1. Следует избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры: «Извините, если я помешал…»; «Я бы хотел еще раз услышать…»; «Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать…».

2. Нужно избегать любых проявлений неуважения, пренебрежения к собеседнику: «Давайте с вами быстренько рассмотрим…»; «Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам…»; «А у меня на этот счет другое мнение…».

3. Не следует первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время с точки зрения психологии это промах.

Приведем такой пример. Инициатор беседы: «Я бы хотел обсудить с вами вопросы развития управления в вашем учреждении. Мне кажется, что для вас это имеет особое значение». Собеседник: «Нет, я думаю, что в данный момент это для нас не самая насущная проблема». Следует логическая реакция инициатора беседы: «Почему нет? Какие на то причины?» Таким образом, собеседник оказывается в оборонительной позиции, он должен, хочет он того или нет, искать объяснения, аргументы, о которых заранее не думал. Таким приемом мы практически создали барьер между собой и собеседником, и устранить его нелегко.