Беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности нашей позиции, с тем чтобы он сам с ней согласился и поддержал. Поскольку разговор не всегда можно повторить, важно полностью использовать предоставленную возможность, особенно если в ней участвуют различные специалисты и руководители и инициатива его проведения исходит от лица, занимающего более высокое положение. В связи с этим важно детально ознакомиться с правилами и техникой проведения беседы, а также с методами оценки реакции собеседника. При этом надежду на удачу и стечение обстоятельств лучше заменить стратегией и тактикой.

Начнем с собеседника. Какое положение он занимает? Как он к нам относится? При разработке стратегии и тактики беседы личность будущего собеседника должна находиться в центре нашего внимания. Практически собеседник подвергается воздействию четырех факторов: авторитета инициатора беседы, содержания беседы, имеющейся в нашем распоряжении информации по теме беседы и силы нашей личности. Эти рассуждения дают возможность определить нашу позицию в данной беседе, в частности, по отношению к данному собеседнику, а также согласовать действие перечисленных факторов, составить план и провести подготовку к беседе.

Для начала рекомендуется запомнить два золотых правила:

1. Выделите достаточно времени на подготовку!

2. Работайте по плану и методично!

Планомерная и систематизированная работа в период подготовки к беседе включает некоторые виды логической деятельности, которые, как правило, необходимы для ее успешного проведения с учетом того, что всю подготовительную работу можно свести к составлению плана (особенно если беседа предстоит достаточно серьезная).

Составление плана означает создание логически увязанной схемы, применимой для всех случаев, в соответствии с которой разрабатывается и реализуется любая беседа. В какой степени мы будем придерживаться той или иной схемы, зависит от значимости беседы, масштабности темы, участников беседы, имеющегося времени и опыта ведения переговоров.

Приняв условную концепцию разработки такого плана, психологи разработали универсальный подход, модель, которая может послужить примером при подготовке к проведению беседы.

Кроме того, при подготовке и организации разговора в зависимости от требований конкретной обстановки и определенных обстоятельств, а также способностей человека, который готовит или проводит беседу, может возникнуть необходимость в дополнительных видах деятельности, которые находятся в тесной взаимосвязи. Их можно разделить на четыре группы.

1. Деятельность, связанная с инициативой проведения и составления плана беседы.

2. Деятельность по оперативной подготовке беседы.

3. Деятельность по редактированию подготовленных к беседе материалов.

4. Деятельность по отработке хода беседы.

Остановимся подробнее на каждом из перечисленных видов деятельности.

Предварительный анализ – это обдумывание обстановки, которое дает возможность своевременно разработать собственные цели в переговорах с собеседником. Анализ позволяет определить темы, которые могли бы быть обсуждены в ходе беседы, а также ее возможных участников.

Инициатива в беседе в первую очередь зависит от нашей активности, интуиции, загруженности и возможности провести предварительный анализ. Необходимо своевременно выявить потребность в беседе, выбрать наиболее подходящий момент и тему и только потом о ней договариваться. В этом случае инициатива останется в ваших руках и контролировать ситуацию будет легче. И наоборот, если нас приглашают участвовать в беседе, мы должны задуматься, не были ли мы слишком пассивными. В таком случае мы оказываемся не в лучшем положении, поскольку инициатива исходила не от нас и, следовательно, будущий собеседник определяет место, время, тему и цели, а также возможных участников беседы.

Когда беседа уже назначена, нужно составить план ее проведения. Первая задача – определить стоящие перед нами цели. Следующий шаг – разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы.

Подробный план беседы представляет собой четкую программу действий по подготовке и проведению конкретной беседы.

Поскольку указанные планы преимущественно основываются на прогнозах и оценках, от нас требуется в известной мере склонность к абстрактному мышлению и комбинаторике, богатое воображение, а это, конечно, свойственно далеко не всем. Поэтому вполне понятны ошибки, недосмотры и нежелание большинства людей составлять планы бесед. Мы на каждом шагу сталкиваемся с тем, что составление планов и подготовка осуществляются не полностью, формально, поверхностно или вообще не ведутся. Цели переговоров подчас вообще не разрабатываются.

Сбор материала – не очень приятная работа, связанная со значительными затратами времени. Но это один из важнейших видов деятельности в подготовке беседы. Сюда входят поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, аналитических исследований, публикаций, официальных данных и т. п.), определение критериев отбора материала, сбор информации и т. д.

При этом целесообразно сразу же дополнять собственные материалы примечаниями, поскольку подобные записи могут помочь на последних этапах подготовки беседы.

Объем необходимых материалов во многом зависит от общей информированности, широты подхода к проблеме, уровня профессиональных знаний, находчивости, а самое главное – заинтересованности в работе и настойчивости. Любая небрежность или пассивность снижают эффективность подготовки беседы.

Отбор и систематизация материалов определяются целями беседы. Фактически это продолжение фазы сбора материалов. Из собранного материала нужно отобрать только то, что имеет существенное значение для подготовки и проведения беседы. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу и другие примеси, прежде чем приступить к плавке. Кроме того, отобранный материал нужно привести в систему, продуманно сгруппировать факты, цифры и информацию.

Анализ собранного материала позволяет определить взаимосвязи явлений, создать определенную систему, сделать выводы, подобрать аргументацию и свести все воедино. Что это означает? Практически это означает, что имеющиеся и уже систематизированные данные нужно перепроверить и распределить по времени и месту их сообщения (логистика беседы). Как этого добиться? В этих целях рекомендуется сосредоточиться на одной мысли, представить себе собеседника, соотнести то, что собираемся ему сообщить или объяснить, с тем, чего мы хотим или должны достичь в данной беседе. Поэтому важно тщательно, не торопясь выделять наиболее существенные идеи, пусть они и усваиваются постепенно.

Важно понять, что даже подготовленную беседу мы не можем подобно фокуснику «извлечь из шляпы». Мы должны в течение известного времени держать ее в голове.

Разработка рабочего плана беседы – это первая попытка увязать собранный материал, свои идеи и рассуждения, выдвинутые задачи и требования в единое целое, которое будет включать окончательный порядок изложения, представленный в общих чертах еще на этапе разработки плана, и первое определение значимости каждого из элементов. Затем они наполняются содержанием; систематизированный материал раскладывается «по ячейкам» структуры беседы, а сами они увязываются между собой. Дальше нужно стереть, уничтожить искусственно созданные границы между отдельными частями изложения, сложившиеся на начальных этапах подготовки, и представить как можно более полную картину будущей беседы.

И наконец, полученные в ходе подготовки результаты нужно дополнить предварительным текстом, состоящим из главных понятий и слов, связав которые можно получить основную мысль изложения. Предварительный текст – рабочий план беседы – должен быть наглядным, ключевые слова – легко читаться, бросаться в глаза, так как они представляют собой опору, на которой держится все здание нашего изложения. На этом этапе, как правило, рабочий план очень обширен.