Дт 44 – Кт 70
– начислена заработная плата штатным специалистам.
5. На пятом этапе формирование стоимости участия в выставке происходит за счет оплаты аренды и прочих расчетов с организатором выставки. В бухгалтерском учете в этой связи выполняются проводки:
Дт 44 – Кт 60
– начислена оплата участия в выставке (включая арендную плату организатору).
Дт 60 – Кт 51
– произведены расчеты с организатором выставки за участие в мероприятии.
Иногда сюда добавляются расчеты с транспортными организациями (по доставке оборудования и образцов), подрядными организациями (по монтажу и/или ремонту выставочных конструкций) и т. д. Рассмотрим всю совокупность издержек, сопутствующих участию в выставочной деятельности, в разрезе статей калькуляции.
Рекомендуется сгруппировать все эти расходы по такому признаку, как место возникновения затрат (подчас совпадает с центром ответственности), чтобы в конечном итоге получилось десять групп, каждая из которых, однако, включает неодинаковое число статей калькуляции.[40] Первая группа представлена затратами на обеспечение работы персонала в подготовительный период. Сюда относятся:
а) затраты, связанные с выбором выставки (доступ в базы данных, расходы на Интернет);
б) затраты на персонал, участвующий в подготовке;
в) административные расходы;
г) расходы на связь (почта, телекоммуникации) в целях общения с организатором выставки, будущими посетителями, СМИ;
д) создание пресс-релизов, проведение рекламной кампании и иные расходы.
Далее идут расходы на стенд – его проектировку, застройку и т. д. Краткий перечень статей расходов, связанных с созданием выставочного стенда (а также с размещением экспозиций на открытых площадках), приводится ниже. Сюда относятся:
а) расходы на аренду необустроенных выставочных площадей, внутри и вне павильонов;
б) проектирование и изготовление стенда (оплата труда дизайнеров и подрядчиков, а также вспомогательных устройств, например осветительных, и материалов – «стеновых» элементов, отделочных, лакокрасочных);
в) распаковка и монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера, установка сантехники и кондиционеров;
г) оборудование стенда (расходы на обстановку, мебель, утварь, создание гардероба и склада, канцтовары, компьютерную технику и стационарные телефоны);
д) транспортные расходы (на доставку материалов, оборудования и т. д.);
Следующая группа включает в себя разнообразные издержки, связанные с созданием и оформлением экспозиции.
Сюда относятся:
а) расходы на запаковку и хранение образцов (экспонатов), на упаковочные материалы и их хранение;
б) расходы на устройства для демонстрации образцов, в том числе их виртуального показа.
Другая крупная группа затрат представлена эксплуатационными расходами:
а) плата за электроэнергию, водоснабжение, телефонную связь;
б) оплата охраны экспозиции;
в) расходы по обслуживанию компьютерной техники, копировального и факсимильного оборудования;
г) уборка внутри стенда, удаление отходов со стенда.
Немалую долю в издержках занимают расходы по содержанию персонала:
а) стоимость проездных билетов и оплата гостиничных номеров, другие командировочные расходы;
б) обучение, тренинг основного (стендисты, секретари) и вспомогательного персонала (водители, переводчики, обслуга и т. д.);
в) оплата труда основного и вспомогательного персонала.
6.4. Бухгалтерский и налоговый учет в выставочной деятельности
Расходы на участие в выставке надлежит включать в себестоимость продукции (работ, услуг) того расчетного периода, к которому они относятся, вне зависимости от времени оплаты, то есть от сроков фактически понесенных расходов.[41]
Факт признания расходов отражается проводкой Дт 44 – Кт 60, которая выполняется сразу по получении счета-фактуры от организатора выставки. Между тем факт оплаты признается гораздо позднее – одновременно с реальной оплатой, когда и выполняется проводка Дт 60 – Кт 51. Либо же оплата за участие в выставке производится вперед, но и в этом случае обе проводки независимы друг от друга, причем вторая не влияет на признание расходов. Рассмотрим сказанное на примере.
Мебельная фабрика «Заря» принимает участие в выставке мебели, чтобы продемонстрировать образцы своей продукции. Оплата регистрации была произведена в ноябре 2007 г., тогда же фабрика авансом рассчиталась с рекламным агентством, которое взяло на себя устройство подготовительного этапа выставки. Собственно выставка состоялась в первых числах февраля 2008 г. Тогда же фабрикой были понесены расходы на оплату труда фотографа и подрядчиков по монтажу и демонтажу экспозиции.
Бухгалтер фабрики включает в себестоимость все расходы по участию в выставке в феврале, тогда же и принимается к зачету НДС в налоговой декларации.
В завершение темы стоит отметить, что экспоненту очень важно помнить о различиях между бухгалтерским и налоговым учетом. В бухгалтерском учете расходы признаются вне зависимости от желания хозяйствующего субъекта получить материальную выгоду (выручку). Между тем в налоговом учете стремление хозяйствующего субъекта получить доход должно непременно усматриваться за совершением тех или иных затрат. В противном случае издержки невозможно будет признать расходами, включаемыми в себестоимость продукции (работ, услуг).
Участие в выставках как форма рекламы своей деятельности допустимо относить к числу таковых расходов.[42] Однако сопутствующие затраты, связанные с рекламной кампанией и другими формами привлечения внимания фирм к мероприятию, которое было запланировано экспонентом, оказываются по вине менеджеров и/или бухгалтеров не всегда «прозрачны» для налоговой инспекции. К примеру, создание промосайта может различно трактоваться налоговыми органами, если из документации не следует со всей четкостью и однозначностью, что промосайт – это не способ за свой счет рассказать всему миру о выставочных событиях, а средство собрать по возможности наибольшую публику на предстоящем мероприятии.
Важно отметить, что расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, затраты на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов причисляются к ненормируемым расходам в соответствии с гл. 25 НК РФ. И тем не менее существуют сопутствующие издержки, которые по-прежнему нормируются, причем норматив зависит от суммы выручки. Помнить о таких расходах в целях корректного ведения налогового учета просто необходимо. Здесь же перечислим мероприятия и акции, затраты на которые ныне не нормируются Налоговым кодексом:
• рекламные кампании через СМИ и телекоммуникационные сети;
• световая и наружная реклама;
• изготовление рекламных брошюр и каталогов, в том числе как посвященных конкретному экспоненту, так и предстоящей экспозиции.
Не нормируется и такой вид расходов, как уценка товаров (образцов продукции), полностью или частично потерявших первоначальные потребительские качества в процессе экспонирования.
Нормируются такие расходы, как затраты на:
а) изготовление и/или закупку сувенирной продукции, призов и подарков, предназначенных для стимулирования посетителей выставки;
б) изготовление пакетов, включая пакеты с логотипом, фирменными цветами или иной символикой, имеющей отношение к компании-экспоненту;
в) иные аналогичные акции.
7. Организация и участие в выставочной деятельности
7.1. Планирование выставочного мероприятия
3ападная теория маркетинга рассматривает планирование событий как отдельную отрасль научного знания, регулирующую использование времени и потенциала фирмы в целях продвижения продукции. Конечная цель такого планирования состоит в достижении плодотворного общения с аудиторией посредством дикторов, стендистов, промоутеров, экспонентов. В ходе планирования событий преодолевается главная трудность на пути обеспечения полноценного общения с публикой – недостаточный бюджет.