Оформление командировки. По мнению Минфина РФ, изложенному в письме от 06.12.2002 № 16-00-16/158 «О порядке документального оформления служебных командировок» параллельное составление двух документов (приказа и командировочного удостоверения) по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Организация может издать приказ (распоряжение или иной распорядительный документ) в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Однако поскольку Инструкция является главным документом, определяющим порядок направления работников в командировки внутри страны, лучше выписать работнику командировочное удостоверение. Тем более, что количество дней нахождения в командировке можно определить только исходя из командировочного удостоверения. Однако существует арбитражная практика, согласно которой для подтверждения расходов командировочное удостоверение не обязательно (постановление ФАС СЗО от 09.06.2003 по делу № А56-5636/03).

Кроме того, согласно Письма Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26.12.2005 года № 03-03-04/1/442 по вопросу документального подтверждения расходов на командировку сообщается, что в соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки, которые включают в себя, в том числе, расходы по найму жилого помещения.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется ее продолжительность.

Таким образом, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и тоже назначение.

В тоже время приказом определяется место назначения (командирования), срок, а также цель командировки. На основании приказа о командировании работнику оформляется и выдается командировочное удостоверение, которое является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в служебной командировке. В командировочном удостоверении делаются отметки о датах прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью организации, в которую работник был командирован. В случаях, когда работник командируется одновременно в несколько городов (организаций), отметки делаются в каждом месте назначения.

При направлении работника в командировку за пределы Российской Федерации обязательно должен оформляться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Поскольку отметки о прибытии в пункты назначения, выбытии из них в командировочном удостоверении получить за рубежом весьма затруднительно.

При командировке в страну с визовым режимом подтвердить пересечение границы работником можно иными документами. Так, например, дата въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. Ксерокопию его страниц с отметками о пересечении границ работник прикладывает по возвращении из командировки к своему авансовому отчету. Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, которые указаны в проездных документах, и по отметкам в заграничном паспорте.

Направление работников организации в служебные командировки производится руководителем организации. Командировки оформляются на основании Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 г. № 1. Основанием к приказу о командировании является служебное задание, подписанное руководителем структурного подразделения (форма № Т-10а). В задании указываются профессия (должность), место назначения, даты начала и окончания командировки, срок командировки, организация-плательщик, цель командировки. При указании целей командировки следует иметь в виду, что в соответствии с гл. 25 НК РФ на расходы в целях налогообложения прибыли относятся расходы только на командировки, связанные с производственной необходимостью.

В служебном задании также должны быть оговорены следующие моменты:

· выделение конкретных важных вопросов, которые предстоит решить и на которые следует обратить внимание работника;

· конкретные поручения по конкретному вопросу, подлежащему рассмотрению или решению во время встречи;

· определение четких задач по ведению переговоров (если такие предстоят) со строгим определением пределов обязательств, которые командированная сторона может взять на себя;

· перечень итоговых документов, подлежащих выработке во время встречи с партнером (протокол, договор и т.п.);

· объем и перечень информации, разрешаемой к передаче (сообщению) в соответствии с установленным порядком для передачи партнерам;

· перечень объектов, предусматриваемых для показа командированным работникам, с кратким изложением цели посещения каждого из объектов;

· указания о порядке представления отчета и плана мероприятий по реализации принятых решений и др.

Подписанное руководителем структурного подразделения или уполномоченным лицом служебное задание передается в кадровую службу организации для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Приказ о командировании оформляется на одного (форма № Т-9) или нескольких работников (форма № Т-9а). В приказе указываются:

а) фамилия и инициалы командируемого лица;

б) структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица;

в) место назначения (страна, город, организация, куда командируется работник);

г) срок командировки;

д) цель командировки и основание (служебное задание или иной документ). При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов.

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

Приказ согласовывается с бухгалтерией (главным бухгалтером) для определения размеров предстоящих расходов. Следует отметить, что в соответствии с действующими в организации локальными нормативными актами может быть предусмотрено визирование приказа о направлении в командировку иными должностными лицами. С приказом под роспись знакомится работник.

При направлении работника в командировку по территории Российской Федерации и в зарубежные страны с безвизовым режимом въезда командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре. Оно является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в месте командировки (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных организацией расходов, а для работника – подтверждением права на возмещение произведенных расходов.

Необходимо отметить, что личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование предприятия, указанное на лицевой стороне удостоверения должно совпадать с наименованием предприятия в графе отметок принимающей стороны на обратной стороне удостоверения.

Если же обязательные реквизиты не заполнены, либо заполнены неверно, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным, что приведет к спору с налоговыми органами при выплате суточных работнику.