Это очень важно — распланируйте весь свой следующий год, распланируйте свой отпуск, распланируйте заранее каждый месяц. Я заметил, что в начале месяца наиболее успешные люди берут календарь, составляют план, организуют наступающий месяц, определяют критические дела, которые должны будут выполнить, выделяют на них время.
Скажу про себя. Я пишу и издаю по четыре книги в год. Возможно, я пишу и публикую больше, чем кто-либо, кого я знаю. Как мне это удается? Через упрощение моей жизни.
Многие говорят: «Жизнь — сложная штука, она должна быть очень напряженной!». Вовсе нет. Я выделяю себе на отдых порядка 150 дней в году. При этом от 100 до 120 дней в год занимают мои выступления на тренингах и семинарах. Например, сейчас, когда я пишу эти строки, я уже знаю, что на следующей неделе буду в Австралии, еще через неделю — в Венгрии, а по дороге домой выступлю в Сан-Франциско. Между всеми этими делами я напишу четыре книги, которые будут изданы ведущими американскими издательствами. Еще я управляю компанией с капиталом в 20 миллионов долларов, ведущей 21 строительный проект. Я управляю работой своего основного офиса, в котором работает 12 человек. Вне офиса работает еще 20 сотрудников, которым я плачу зарплату. Также я принимаю участие в нескольких благотворительных организациях. И вот, при всей этой нагрузке, я выделяю на отдых от 100 до 150 дней в году. Знаете, почему? Потому, что я все планирую заранее.
Если вы работаете над каким-то проектом, запишите на листе бумаги все шаги, которые должны быть выполнены в рамках этого проекта, выстройте их в порядке приоритета: что должно быть сделано сначала, а что — потом. И начинайте работать в соответствии с этим списком. Вы можете значительно упростить свой день простым перечислением на листе бумаги всего, что вы должны выполнить. Сам факт записи на бумаге списка дел имеет некое магическое воздействие: вся ваша жизнь становится спокойной и четкой, вы начинаете видеть вещи во взаимосвязи. Попробуйте хоть раз, и вы удивитесь полученным результатам.
Попробуйте распланировать дела на неделю, на каждый час каждого дня недели. Попробуйте применить правило, называемое в тайм-менеджменте «70/30»: распланируйте только 70 % времени, оставив 30 % времени на непредвиденные обстоятельства, проволочки, какие-то дела, которые вы не могли предвидеть, срочные встречи, пробки на дорогах и т. д. Заполните свой график на 70–80 % и всегда оставляйте запас времени в 20 %, чтобы не оказаться загнанным в угол непредвиденными обстоятельствами. И, наконец, последнее — планируйте следующий день в конце предыдущего. Составьте список всего, что необходимо сделать, пройдитесь по списку, отметьте самое важное. После этого всегда держите этот список при себе и по мере выполнения запланированных дел вычеркивайте их.
Глава 7. Установите для себя приоритеты
После того как вы распланировали свое время, следующим ключом к упрощению жизни станет тщательная расстановка приоритетов. Одно из правил расстановки приоритетов называется «законом принудительной эффективности». Этот закон гласит, что если вы завалены работой, то поневоле должны работать эффективно. Вы вынуждены выполнять наиболее важные дела. Есть правило: если вы не можете сделать все, то должны сделать наиболее важное. Поэтому, записав все предстоящие дела, вы расставляете приоритеты. Вы сами увидите, что в вашем списке действительно важно, что может сильнее всего повлиять на вашу дальнейшую жизнь.
Для расстановки приоритетов мы используем метод «АБВГД». «А» это наивысший приоритет; это такие дела, которые должны быть выполнены обязательно, которые будут иметь очень серьезные последствия, если останутся невыполненными.
«Б» — это дела с несколько более низким приориетом, последствия от невыполнения которых будут легче, чем в предыдущем случае. Например, вы обещали перезвонить сослуживцу или хотели с кем-то вместе пообедать и т. д.
«В» — это то, что было бы неплохо сделать, но последствий от невыполнения не будет никаких, например, заварить себе еще чашку кофе, позвонить домой, чтобы узнать, что на ужин. Все это неплохо было бы сделать, но никакого влияния на вашу дальнейшую жизнь оно не оказывает.
«Г» — это группа дел, которые должны быть делегированы другим сотрудникам, чаще всего вашим подчиненным.
«Д» — это то, от чего нужно немедленно избавляться. Вы должны избавиться от как можно большего числа ненужных дел, чтобы освободить время для того небольшого количества дел, невыполнение которых будет иметь серьезные последствия.
Ваша задача — в основном выполнять задачи с приоритетом «А». Помните, что если бы вы выполняли всего одно или два очень важных дела каждый день, вместо того чтобы делать 50 мелких дел, не имеющих никакого значения, то занимали бы главенствующие позиции в своей работе и жизни.
Вот одно из правил упрощения собственной жизни: никогда не поддавайтесь соблазну сначала разделаться с мелочами. Мелкие дела подобны кроликам на летней лужайке — они размножаются с неимоверной скоростью. Начав работать над мелкими задачами, вы весь день проведете, разгребая их, а большие дела, которые оказывают реальное влияние на вашу жизнь, так и останутся несделанными.
Как только вы расставили приоритеты, нужно особо выделить среди них отрицательные. Отрицательные приоритеты стали главным прорывом в тайм-менеджменте наших дней. Вот правило в этой области: вы можете упростить свою жизнь лишь в той степени, в какой перестанете делать что-либо ненужное.
Невозможно упростить свою жизнь и повысить личную эффективность, выполняя большее количество дел или проводя за работой большее количество времени.
То, что на самом деле нужно, — это прекратить что-то делать. Ваш органайзер в данный момент полностью заполнен. Вы напоминаете собой некий ресторан, в котором нет свободных столиков. Все ваши танцы на сегодня полностью расписаны. И для того, чтобы что-то добавить, нужно что-то исключить. Для того чтобы начать и освоить что-то новое, нужно отказаться от чего-то старого.
Вы должны выработать навык расстановки отрицательных приоритетов и постоянно задаваться вопросом: «От выполнения каких дел можно отказаться целиком, раз и навсегда? Что нужно полностью перестать делать, чтобы освободить время для выполнения небольшого количества дел, имеющих важное значение для моей жизни?».
Что же касается значения различных вещей для вашей жизни, помните, что если вам нужно распределить приоритеты, то всегда главными из них выступают здоровье, благосостояние и взаимоотношения с другими людьми, затем следуют карьера, деньги и все остальное.
Что же вы должны сделать? Вы должны сказать себе, что ваше здоровье важнее, чем что-либо еще. У меня есть хороший приятель, который всю жизнь работал менеджером в крупной корпорации, собрал хороший инвестиционный портфель и рано вышел на пенсию, будучи мультимиллионером. Потом он вложил все свои средства в бизнес, в котором ничего не понимал, потерял все и в возрасте 59 лет оказался у разбитого корыта. Когда один журналист спросил его: «И что вы теперь намерены делать?», он ответил: «Слава Богу, у меня прекрасное здоровье, я могу вернуть большую часть потерянного. Я потерял деньги, но у меня замечательное здоровье, и я смогу заработать еще». Таково было его отношение к жизни, и, кстати, очень верное. Зачастую можно вернуть все, если не потеряно здоровье.
Второй по важности приоритет — ваши взаимоотношения с людьми. Поэтому основное правило, основная задача на пути упрощения собственной жизни — выделять больше времени на поддержание здоровья. Больше времени на отдых, больше времени для того, чтобы раньше ложиться спать. Больше времени, чтобы проводить его с самыми важными для вас людьми. Больше времени на прогулки, ужин с друзьями и близкими, свидания, отпуск. Ключ к упрощению своей жизни — выделять больше времени на вещи, приносящие вам наибольшее удовлетворение.
Есть еще один способ упростить себе жизнь. Мы уже говорили о сосредоточении усилий на наиболее важных делах. Имеется в виду выполнение любой важной работы за один присест, от начала до конца. Порой у меня создается впечатление (и его разделяют все, с кем я общался), что в мозгу человека сидит маленький дьявол, который все время пытается свернуть нас с намеченного пути. Этот маленький противный гоблин все время подстраивает нам пакости: в кабинет постоянно кто-то заходит, телефон звонит, с улицы доносятся посторонние звуки. И самый мощный из всех навыков, который вы можете в себе выработать, это способность сосредоточенно выполнять свою работу, делать одно дело до самого его завершения. Умение сконцентрировать свое внимание и усилия на все 100 % самое важное качество в любой профессии.