Кто-то думает: «О боже, я должен возместить те деньги, что уже поставил на кон!». Нет, вы уже их потеряли. Если вы потратили деньги, или время, или свою внутреннюю энергию на какие-то взаимоотношения, они уже потрачены и исчезли навсегда. Их невозможно вернуть.

Очень часто мы значительно усложняем себе жизнь, безуспешно пытаясь вернуть или возобновить что-то, что ушло навсегда, даже если в глубине души мы осознаем, что потеря безвозвратна. Признайте, что вы неправы, если действительно неправы, установите, где вы ошиблись, и продолжайте жить собственной жизнью.

Глава 5. Правило четырех «Р»

Мы подошли к нескольким приемам, которые используются успешными людьми для упрощения своей жизни и работы. Я называю их правилом четырех «Р», потому что название каждого начинается с этой буквы.

Первая «Р» — реорганизация. Вы всегда должны уметь остановиться, посмотреть на все, что делаете, и спросить себя: «Могу ли я распланировать и организовать свое время и свою жизнь более эффективно, чтобы сделать больше за меньшее время? Могу ли я снизить объемы деятельности, требующиеся для того, чем мы тут занимаемся?». Если вы менеджер, вы должны спросить: «Могу ли я перераспределить людские ресурсы и упростить бизнес-процессы? Как объединить несколько операций в одну? Или, может быть, я могу повысить эффективность управления, назначив одного человека ответственным за целый спектр производимых работ?».

Позвольте привести пример. Одна из привычек, отнимающих уйму времени, — распыленность, когда мы делаем немного одного, немного другого, немного третьего. Очень часть мы делаем ошибку, занимаясь чем-то, потом переключаясь на другую работу, потом возвращаясь к первой, потом снова отвлекаясь на другую. Вы можете значительно упростить себе жизнь, если будете делать все, чем занимаетесь, за один раз. Например, если вам предстоит делать покупки в магазинах, стоит учесть местоположение тех точек, которые вы посетите, с тем чтобы за один заход обойти их все.

В области личной эффективности существует определенное накопление опыта, и это очень важно: чем чаще вы выполняете определенную работу, тем эффективнее это делаете. Так, если вы делаете все необходимые телефонные звонки последовательно, и не отвлекаясь на другие дела, то с удивлением обнаруживаете, что среднее время, которое тратите на каждый из звонков в отдельности (равно как время, проводимое в каждом конкретном магазине), сокращается на целых 80 %.

Таким образом, вы можете существенно упростить себе жизнь, сегментируя свою работу и выполняя отдельные сегменты за один присест. Если вы затеяли уборку в доме, уберитесь во всем доме, пройдя по всем комнатам. 80–90 % уборки можно сделать за один проход. Возможно, за один проход вы не везде протрете пыль или уберете не все разбросанные вещи, но это будет намного эффективнее, чем выделение выходных для наведения порядка. Вам необходимо реорганизовать свою деятельность, все время задаваясь вопросом: «Как я могу систематизировать то, чем занимаюсь? Как мне реорганизовать все, что я делаю, таким образом, чтобы значительно упростить себе жизнь?».

Вот один пример из области эффективного управления временем. Если вам нужно выполнить какую-то работу, соберите в одном месте все, что вам понадобится для ее выполнения, до того, как начать. Так, хороший повар раскладывает все ингредиенты на столе прежде, чем начать готовить. Почему? Потому, что таким образом экономится от 50 до 75 % времени по сравнению с тем, как если бы вы уходили для того, чтобы принести нужные инструменты, потом возвращались, потом снова уходили за другими.

Вы можете реорганизовать всю свою деятельность. Вы можете тщательно распланировать все заранее и подготовить все необходимое. Метод, который в данном случае позволяет упростить жизнь, — это написать список всего того, что вам предстоит сделать. Есть одно правило, относящееся к области эффективного управления временем, но вполне применимое и в нашем случае: каждая минута, потраченная на этапе планирования, сэкономит 10 минут на этапе выполнения работы. Другими словами, вы на 90 % упростите себе жизнь, записывая все, что предстоит сделать на неделе, за день, в выходные, во время отпуска, прежде чем приступать к выполнению запланированного. Ручка и листок бумаги — наиболее мощные средства упрощения жизни.

Вторая «Р», которую вы можете использовать, — реструктуризация работы. В определенном смысле это также относится к реструктуризации всей жизни. Размышляя о том, как вам лучше всего перестроить структуру своей работы, помните, что к ней относится правило «20/80». Это значит, что 20 % ваших действий и затрат принесут 80 % всех полученных результатов. Иногда пропорция смещается еще более и становится ближе к 10/90: 10 % всего, что вы делаете, создает 90 % результатов ваших достижений. Это значит, что 80–90 % всего, что вы делаете, расходуется в значительной степени на пустую работу, которая никому не нужна. Если вы ее не сделаете, никому от этого хуже не станет. Вам необходимо задаться вопросом: «Как мне следует реструктурировать свою работу и свою жизнь так, чтобы выполнять больше задач из ведущих 10–20 % и меньше — из ненужных 80 %?».

Как известно, система научного менеджмента разбивает все виды деятельности, которой можно заниматься в рабочее время, по четырем квадратам:

1) «срочно и важно»;

2) «срочно, но не важно»;

3) «не срочно, но важно»;

4) «не срочно и не важно».

Ваша задача — больше времени уделять заданиям срочным и важным, тем, которые должны быть выполнены немедленно. Кроме того, помните: большинство вещей, которые важны, но не срочны, содержат в себе наибольший потенциал влияния на вашу жизнь в долгосрочной перспективе.

Реструктурируйте свою жизнь так, чтобы большую часть времени уделять делам, имеющим максимальную важность, и меньше времени — всему остальному. В реальности очень часто бывает, что если вы в течение некоторого времени игнорируете какую-то работу, она сама собой тихо умирает, рассасывается, и уже не требует выполнения.

Одно из самых важных правил упрощения гласит, что самая бесполезная трата времени — это очень качественное выполнение того, чего вообще не надо было выполнять. Иногда мы называем это бесполезным, или ненужным, совершенством, когда доводим до совершенства что-то, что не имеет никакого значения вообще.

Третья «Р» — реинжиниринг собственных проектов. Вы уменьшаете количество стадий любого процесса. Приведу простой пример. Если вы хотите проехать от точки «А» до точки «Б», то, в соответствии с рекомендациями экспертов, наиболее удобным маршрутом будет тот, на котором меньше всего остановок или светофоров. Один маршрут может быть окольным, но на нем вообще не будет светофоров, а другой маршрут прямой, но на каждом перекрестке висит по светофору. Вы всегда доедете до пункта назначения быстрее, зачастую в два раза быстрее, если выберете маршрут с наименьшим количеством светофоров. Причина в том, что все эти потенциальные остановки или короткие задержки выливаются в пустую трату огромного количества времени: приходится тормозить, останавливаться, ждать вместе с другими, набирать скорость заново и т. д. Человек, продвигающийся без остановок, в целом движется намного быстрее, даже если выбранный им путь намного длиннее.

Пересматривая время от времени собственные проекты, вам следует подумать о том, как снизить число стадий или шагов, участвующих в процессе. Как можно выполнить те же задачи меньшим количеством шагов? Каждый добавляемый шаг приводит к увеличению сложности задачи, необходимого на ее выполнение времени, количества допускаемых при ее выполнении ошибок и т. д. Один из способов добиться желаемого — задаться вопросом, какие стадии можно объединить и выполнить как одну. Возможно, вы сможете объединить несколько ступеней в одну и выполнить их все за один раз, как в случае с планированием поездки в магазин.