Заступив на должность, Александр Михайлович первым делом приступил к очищению «авгиевых», то есть «нессельродевских конюшен». Он представил Александру II подробный проект «санации» министерства, с главными мыслями которого мы познакомим читателя (их можно было бы и сегодня взять за основу при наведении порядка в чиновничьей среде):

«В последнее тридцатилетие в России развилась в страшных размерах потребность служить где бы то ни было, вовсе не принимая в соображение свои способности и наклонности, но единственно с целью получать чины и ордена… Последствием такого огромного требования на служебную деятельность явилось беспрерывное созидание новых должностей и целых учреждений по всем отраслям нашего государственного управления… По моему мнению, порядок нашего делопроизводства, усложнившийся до невозможности… препятствовал быстрому движению дел, но произошёл он ни от чего другого, как от накопления чиновников, прикрывавших своё умственное бездействие формалистикой — при таком направлении явилась потребность в целой градации лиц, ничего в сущности не делающих, а только надзирающих за трудом других. Мало-помалу образование, умственные способности и быстрота утратили своё значение в оценке служащих, а на первый план выдвинулось знание форм и обрядов делопроизводства; в результате… мы получили массу чиновников в чинах, увешанных орденами… но ни к чему не способных, никогда не работавших в полном значении этого слова, не умеющих работать…»

Горчаков предлагал коренным образом изменить укоренившийся в министерстве бюрократический порядок, полагал необходимым избавиться от «чиновничьего» балласта, заставить сотрудников отвечать за себя и свой труд, упростить до максимума делопроизводство. Он поставил во главу угла три начала: усиление власти местных (ближайших к исполнителю) начальств, сокращение делопроизводства и уменьшение личного состава с увеличением содержания оставшимся.

Александр Михайлович сильно обновил кадровый состав Министерства иностранных дел, введя в него много русских людей. Он прекратил нессельродевское низкопоклонство перед австрийским канцлером К В. Л. Меттернихом (1773–1859) и уволил из министерства случайных людей. При нём был утверждён новый штат канцелярии, а в 1862 году секретную канцелярию объединили с общей. Это было косвенным свидетельством того, что все дела канцелярии стали считаться секретными.

Князь ввёл систему испытаний (экзаменов) для кандидатов, принимаемых на внешнеполитическую службу, и открыл доступ к архивным документам МИД. Благодаря усилиям директора архива К. И. Забелина и академика П. П. Пекарского, которые разработали классификацию и характеристики накопившихся в недрах учреждения документов, исследователи получили доступ к богатейшим историческим материалам России. В европейские столицы были направлены опытные и способные послы: в Париж — граф П. Д. Киселёв (1788–1872), в Лондон — граф М. И. Хребтович, в Вену — В. П. Балабин (1812–1864), в Константинополь — Н. П. Бутенев. Первым помощником нового министра стал блестящий дипломат барон Александр Генрихович Жомини, сын наполеоновского генерала швейцарца Г. В. Жомини (1779–1869), вступившего в русскую службу в 1813 году. А. Г. Жомини прославился своим «золотым пером», из-под которого вышли дипломатические документы, которые являются своего рода шедеврами. Впрочем, не исключено, что к документам прилагал свою руку и князь Горчаков. Канцлер так говорил про своего друга и помощника: «Про барона Жомини можно сказать, что он словно Иисус Христос в Евхаристии — его все едят и пьют, но никто его ещё никогда не видел…»

Реформа, однако, сильно пробуксовывала, русские чиновники не сдавались и всеми силами ей противились, и она растянулась на долгие годы. Но к 1868 году удалось кое-что сделать, а именно: утвердить штат центрального аппарата на 134 единицы (вместо прежних 306) и изменить кое-что в структуре Министерства иностранных дел. Александр Михайлович ввёл совещательный орган — Совет министерства, в который входили сам министр, его товарищ, старшие советники, директора канцелярии, департаментов и архива в Санкт-Петербурге. Членам совета выплачивались дополнительные оклады. Начальниками загранучреждений в это время считались послы, посланники и министры, министры-резиденты и поверенные в делах. Посольствам в Турции и Персии предоставлялись полицейские и судебные функции над проживавшими в этих странах русскими подданными.

В центральном аппарате министерства существовали должности, соответствовавшие петровским чиновничьим рангам: канцлер соответствовал I классу (генерал-фельдмаршал в армии), действительный тайный советник — II классу (генерал от инфантерии, кавалерии или артиллерии), тайный советник — III классу (генерал-лейтенант), действительный статский советник — IV классу (генерал-майор), статский советник — V классу (без армейского соответствия), коллежский советник — VI классу (полковник), надворный советник — VII классу (подполковник), коллежский асессор — VIII классу (майор), титулярный советник — IX классу (капитан), а коллежский секретарь — X классу (штабс-капитан), в то время как в посольствах, миссиях и консульствах были должности послов, посланников, консулов, советников, секретарей и атташе.

Отсутствие единого кадрового расписания для центрального аппарата Министерства иностранных дел и для его заграничных учреждений было большим неудобством, оно не позволяло правильно планировать использование кадров и осуществлять их ротацию, не говоря уже о том, чтобы соблюдать в отношении них хотя бы видимость социальной справедливости. Петровские ранги начнут исчезать из дипломатического обихода лишь при А. П. Извольском.

Послы и посланники назначались из чиновников первых четырёх классов, к V классу обычно принадлежали министры-резиденты, советники посольств и миссий, 1-й драгоман[14] в Константинополе, генконсулы на Востоке, младшие советники и вице-директора департаментов МИД; к VI классу — старшие секретари посольств, прочие генконсулы (в Европе, Латинской Америке), начальник Учебного отделения восточных языков МИД; к VII классу — младшие секретари посольств, старший драгоман в Персии; к VIII классу — вице-консул в Османской империи, 3-й секретарь канцелярии МИД, врач Московского Главного архива; к X классу — секретари консульств в Европе, к XII классу — лекарский помощник.

При Н. К. Гирсе особых изменений в порядке работы Министерства иностранных дел сделано не было, если не считать упразднение, по распоряжению Александра III, французского языка во внутренней политической переписке и переход на русский язык и введение регулярного курьерского сообщения Центра с загранучреждениями (1888). Кроме того, царь навёл кое-какой порядок с баронами. Их последнее время в России и особенно в МИД набралось столько, что они обратили на себя особое внимание венценосца, тем более что большинство из них не смогли подкрепить свои баронские титулы достоверными генеалогиями. Император одним росчерком пера уничтожил всё фальшивое «баронское племя», сделав, по воспоминаниям И. Я. Коростовца, исключение для одного лишь посла Моренгойма.

В конце XIX — начале XX века Министерство иностранных дел Российской империи состояло из канцелярии и трёх департаментов: упомянутого Азиатского, внутренних сношений и кадрово-хозяйственного — ДЛСиХД. И всё. «Где же департаменты, занимавшиеся другими частями света, к примеру, Европой, Америкой и т. п.?» — спросит знающий читатель. А нигде. Европейского или Американского департаментов в структуре МИД России долгое время просто не было, и все политические дела, касавшиеся Европы, Америки, Африки или Австралии, сосредоточивались в… канцелярии! Канцелярия была святая святых МИД, куда доступ молодым и неопытным сотрудникам был заказан и куда дипломат мог попасть лишь после двух лет службы в каком-нибудь департаменте или, как шутил И. Я. Коростовец, чиновник, имеющий в фамилии частицу «фон».

Канцелярией при В. Н. Ламздорфе управлял русский князь с длинной и нелепой фамилией, недалёкий и твердолобый бюрократ В. С. Оболенский-Нелединский-Мелецкий, будущий его товарищ (заместитель) и близкий друг. Князь страдал нервным тиком, передёргивавшим его лицо, ввиду чего при приёме в своём кабинете людей закрывал нижнюю часть лица платком.