Обзор списков дел дает пищу ассоциациям и побуждает к тому, чтобы дополнить их, отредактировать. Возможно, внесет изменения в идеальную картину (если в свете каких-то новостей вы увидите, что лучше сделать по-другому).
Это не формальная, а творческая процедура. Она похоже на сочинительство.
Самое главное в ней — проводить ее.
Задание 7. Найдите 15 минут перед началом и завершением рабочего дня и навсегда поставьте в это время ежедневный обзор. Определите 1 час в неделю на еженедельный обзор и занесите его в календарь. Поступите так же для ежемесячного обзора.
1. Сегодня, в конце рабочего дня откройте список дел, пробегитесь глазами по временным и проектным категориям. Посмотрите, что можно удалить, что передвинуть на завтра, что переформулировать. Обновите список дел, приведите его в максимальное соответствие с текущим моментом.
2. Завтра утром, перед работой, откройте список дел и повторите процедуру, но, с целью определить, с чего вы начнете работу и чем продолжите. Концентрация на задачах из списка дел сильно отличает продуктивных людей, от тех, кто создает видимость бурной деятельности.
3. Перед еженедельным планированием напишите планы по целям разного уровня. Вы можете сделать их в виде разноуровнего списка или в виде интеллект-карты или в виде Дерева Перехода или Плана Преобразований.
4. Во время еженедельного и ежемесячного планирования, сверяйте списки задач с планами и добавляйте в первый новые дела, а во втором отмечайте выполненными завершенные этапы.
Концентрация на списке дел — наше все. Концентрация на важных задачах из списка — тем более.
Конечно, никто не избавит от текучки. Проходные задачи будут занимать время и место в органайзере. Но если уделять им большее внимание, даже самая лучшая система тайм-менеджмента не поможет.
Главный критерий продуктивности — достигаемость целей. Чтобы успешно идти к ним, делайте упор на задачах по проектам. Концентрируйтесь на них, остальное подождет.
Это непросто, потому как не всегда понятно, что в работе — рутина, а что — настоящее дело. Мы многое делаем по привычке и редко анализируем, чем было занято наше время.
Чтобы прояснить это, нужно выполнить последнее задание.
Задание 8. В приложении табличка. Отмечайте в ней, на что уходят каждые 15 минут из времени бодрствования. С утра и до самого вечера. Заведите таймер на 15 минут и запишите, чем занимались, как только он прозвонит. Рутину отмечайте красным, дела по проектам — зеленым. Простой (время, когда вы не работали) — желтым.
Это отличное упражнение для руководителей, которые задыхаются от работы, потому что очень часто результаты выполнения этого задания показывают, что руководитель загружен работой сотрудников.
Ведите учет хотя бы неделю. Проясните, что можете сделать только вы, а что можно с себя снять. Особенно это касается рутины — дел, которыми вы заняты постоянно. Одно это упражнение способно снять половину проблем с личной эффективностью, открыв глаза на то, чем на самом деле вы заняты.
Система с огромными возможностями. Чтобы не отвлекать внимание от предмета курса, отсылаю читателя к отличному и небольшому по объему, но не по содержанию, материалу, посвященному организацию данных с помощью Evernote.
Книга «Как накормить слона», автор Гани Султанов.
Заключение
У многих, кто пробовал использовать GTD, часто возникает одна проблема — они то бросают пользоваться системой, то начинают вновь. В этих метаниях невозможно реализовать и десятой доли ее потенциала.
Причина этого одна — если вы то бросаете, то снова начинаете вести списки дел, это происходит только потому, что вы не пользуетесь ими полностью. То есть, не храните все задачи в таск-менеджере, а часть держите в голове или записываете на бумажках.
Я не зря акцентировал ваше внимание на том, что во время первого задания нужно выписать все дела, личные и рабочие, важные и неважные, любые. Потому что, если этого не сделать, пользоваться GTD вы не сможете.
Если таск-менеджер используется только для рабочих задач, все остальные дела вы будете забывать — организм привыкает не удерживать задачи в поле зрения, не стараться их не забыть. Поэтому записывайте все, абсолютно все, даже если это пустяки.
Почистить список всегда можно (и это нужно делать регулярно), а восстановить забытое — гораздо сложнее. Перенесите в таск-менеджер свою жизнь и вы сможете делать столько, что раньше это казалось невероятным. Успехов!
Чтобы получить максимальную пользу:
1. Напишите мне ВКонтакте или Facebook и получите:
• бесплатный доступ к видео с моих закрытых программ
• сборник из 230 лучших статей по креативному мышлению и личной эффективности.
2. Добавьте в закладки мой сайт www.time4life.ru на котором публикуются самые полезные статьи по управлению задачами, тайм-менеджменту и работе с информацией.
• Прослушайте мой подкаст о GTD (системе высокой продуктивности без стресса)
• Посмотрите запись первого и последнего сугубо практического вебинара по GTD
3. Просто добавляйтесь в друзья ВКонтакте или Facebook!
Об авторе: Николай Додонов
• музыкант,
• предприниматель,
• основатель сервиса по управлению личными финансами www.fastbudget.ru,
• автор статей и комментариев в деловых СМИ (Генеральный директор, Эксперт, Деловой Петербург, Философия бизнеса),
• автор методических пособий по личным финансам и тайм-менеджменту,
• бизнес-тренер по тайм-менеджменту и личной эффективности www.time4life.ru