1. Откройте электронную почту, определите какие письма из всех, что лежат во «Входящих», требуют внимания. Архивируйте все письма, пришедшие до них. Те, что нужно проработать, пропустите через алгоритм. Добейтесь, чтобы во «Входящих» не осталось ни одного письма.

2. Проанализируйте получившиеся задачи и удалите неакту­альные.

Когда действие, которое мы прояснили, сделать, не сходя с места, невозможно, его нужно записать. Алгоритм предлагает сделать это с помощью категорий:

С ними стоит разобраться подробнее, потому как не всегда очевидно, зачем создавать временную категорию, если задаче можно присвоить дату.

Дело в том, что дату и время можно ставить только некоторым задачам. Тем, которые кровь из носу нужно сделать точно в срок. Например, если вы договорились о важном звонке на 13–00, его нужно сделать на 13–00.

Большинство дел неплохо обходятся без напоминалки. Редко кто может гарантировать, что у него с утра будет разгон облаков, в обед — подвиг, а на ужин — война с Англией. Скорее всего, навалится текучка и смешает карты. Возможно ненамного, возможно, значительно. В любом случае — достаточно, чтобы сделать задачи с конкретной датой и временем скорее помехой, чем помощником.

Главный довод в пользу того, что большинство задач не должно иметь жесткой привязки к дате: мы не знаем, что будет через час. С большой долей вероятности, сделать задачу в 15–45, сделать ее так, чтобы она заняла 15 минут, нельзя. С меньшей, но достаточной уверенностью можно сказать, что сделать задачу именно 16 января тоже не всегда получится.

Чтобы исключить стресс и не расстраиваться из-за несовпадения желаемого с действительным, были придуманы «мягкие» временные категории. Которые сохраняют функцию напоминания и распределения задач по времени исполнения, но в другой форме.

Сюда относятся дела, которые нужно сделать в первую очередь. В ряде программ, сделанных специально для GTD, место этой категории занимает категория «В фокусе». Ничего сложного — в ней лежат задачи, на которых стоит сфокусировать усилия.

Это — задачи с наивысшим приоритетом, стоящие первыми в очереди на выполнение. Тем не менее, это не значит, что раз оказавшись в этой категории, задача не может попасть в другую. Часто то, что было помещено в «Today» переходит в «Tomorrow» или «Next» «Scheduled» — в зависимости от обстоятельств.

Сюда относятся задачи, которые не удалось сделать сегодня или которые вы изначально планируете сделать завтра. В остальном, все то же, что и с «Today»

То, что не попало в предыдущий список, а так же то, что не имеет точного времени исполнения, кладем сюда. Это — задачи со вторым приоритетом.

Снова, как и с формулировкой «Могу ли сделать это прямо сейчас?» я не настаиваю на конкретном определении для «Позже». Насколько позже? На неделю? На две? На месяц? — поступайте, как вам удобнее и как вы считаете нужным.

К задачам в «Позже» внимание должно быть обращено, когда в «Сегодня-завтра» не осталось работы совсем, либо не осталось того, что можно выполнить в данный момент. Если такое происходит, просмотрите дела, отложенные сюда и сначала поищите то, что можно сделать, не сходя с места, а потом то, что можно перенести на «Сегодня-завтра».

Хранилище напоминалок. Сюда попадают задачи с точным временем, в которое они должны напомнить о себе. Назначение этого списка — убрать их с глаз долой, ведь в нужный момент они сами выскочат.

Очень удобно организовать повторяющиеся задачи. Если вы вспоминаете заплатить за интернет, когда его уже отключили, будет полезно поставить такую задачу и настроить ее ежемесячный повтор.

NB: Сюда не стоит относить дела, касающиеся вашего пребывания в каком-то месте. Например, «встретить тещу с поезда». Не смотря на то, что оно формально соответствует требованиям и имеет точное время исполнения, фактически это не столько задача, сколько мероприятие. А ему место в календаре.

Тихая гавань для «мечт», задумок, намерений. Сложите сюда все, что явно не будет пущено в работу в ближайшее время, но от чего не отказаться. Записаться в фотошколу? — сюда (если, конечно, вы уже точно не определились), вывести в ассортимент новую линейку товаров — тоже.

Единственная категория в таск-менеджере, куда могут попасть дела, сформулированные в общей форме. Запись в «Когда-нибудь потом» не обязательно делать в виде элементарного действия. Потому что когда вы будете ее извлекать, нужно будет все проанализировать.

Часто спрашивают, а чем отличаются «Позже» от «Когда-нибудь потом»? Тем, что задачи в «Позже» определены к выполнению и стоят в очереди вторыми, а задачи в «Когда-нибудь потом» — просто сохранены на будущее, без определенного срока исполнения.

NB: К одной задаче нельзя присваивать больше одной временной категории (тега). Задача может иметь только одну временную метку.

Список для дел, которые требуют чьей-то реакции для продолжения. Им можно пользоваться, но только с одной оговоркой — задаче в «Waiting» обязательно нужно установить дедлайн, чтобы в назначенный час она напомнила сама о себе.

В Doit.im этот список имеет и техническую сторону. Задачи, которые вы кому-то поручили с помощью функции «Контакты» в программе, попадают в «Waiting» автоматически. Пожалуйста, не забывайте проставлять срок исполнения по таким задачам перед тем, как отправите ее исполнителю. Если этого не сделать, исправить потом срок не­возможно.

Списки дел — самое тонкое место у Аллена. То, как они сформированы и сформулированы, определяет, будет ли вообще система работать.

Хитрость в том, что большинство рабочего дня мы проводим не в роли «Пользователя», который может все обдумать. Большая часть работы выполняется на «полуавтомате», то есть в режиме, которым преимущественно управляет «софт».

Когда смотришь в список дел, глаз «соскальзывает» с задач, сформулированных общим образом. Для их решения нужно остановиться, переключить управление на «Пользователя», проанализировать задачу, подумать, определить действия. Это непросто, в том числе по той причине, что организм неохотно включает мозги — режим энерго­сбережения этого не любит11.

Именно поэтому, списки дел, составленные в общих формулировках, не работают. Нельзя вот так взять и «поднять продажи» или «открыть филиал», например. Сформулированная таким образом цель, требует осознания, обдумывания, планирования, активной мозговой деятельности.

Составленные таким образом списки начинают работать, только когда на носу дедлайн — сроки жмут и «шкурой чуешь», что нужно работать. Именно опасность оказывается тем рычагом, который выключает энергосбережение, потому что оно начинает угрожать нам больше, чем активный расход сил.

Работа, похожая на жизнь студента, который ничего не делает, а к сессии не спит ночами, нам не подходит. Мы хотим и должны быть эффективными, делать много в спокойные времена. Физиологию не побороть. Если нет опасности, в пылу работы не включить аналитику каждый раз, когда смотришь в список дел. Зато, ее можно обмануть: если он состоит из простейших задач, проблема исчезает — ты просто смотришь в него и щелкаешь их, как семечки.

Задачи должны быть сформулированы настолько просто, чтобы с ними мог работать даже мальчик из анекдота «а мама сказала в бидоне». Тогда их не нужно обдумывать. Можно пользоваться полуавтоматическими навыками выполнения простейших действий, работать быстро и продуктивно.