Схемы подчиненности. В разделе «Общие положения», как правило, указывается, в чьем непосредственном подчинении находится служащий. Желательно определить прямое подчинение, а также подчинение в случае отсутствия должностного лица (например, на время отпуска, болезни и пр.).

Например

Администратор офиса подчиняется непосредственно руководителю организации; в период отсутствия руководителя – его заместителю.

Кроме этого, если служащий относится к категории руководителей или наименование его должности включает «старший», то необходимо указать, работники какого структурного подразделения ему подчиняются, или просто перечислить специалистов и технических исполнителей.

Например

Менеджер по бронированию и продажам осуществляет непосредственное руководство работой персонала по обслуживанию клиентов.

Разрабатывая данный блок должностной инструкции, желательно указать на то, как должен вести себя работник, если требования его непосредственного руководителя противоречат законодательству, локальным нормативным актам, а также как действовать ему в том случае, если властное распоряжение поступает ему не от его непосредственного руководителя.

Еще в этом блоке должностной инструкции можно указать, входит ли служащий в состав какого-либо коллегиального органа, например, аттестационной, квалификационной, инвентаризационной или иной комиссии.

Порядок замещения служащего в период его временного отсутствия – отпуска, командировки, болезни и пр. Если замещение работника обусловлено передачей дел заместителям, нужно отразить не только порядок замещения (кто замещает, в каком порядке, на основании какого акта и т. д.), но и порядок приема-передачи дел, материальных ценностей.

В должностную инструкцию этот пункт желательно включить для того, чтобы замещаемый служащий был готов к тому, что его обязанности будут исполняться во время его отсутствия, а также для того, чтобы заместитель знал не только обязанности, но также права и ответственность по временно замещаемой должности.

Например

В период временного отсутствия главного бухгалтера (командировки, отпуска, болезни и пр.) его обязанности исполняет старший бухгалтер в соответствии с Трудовым кодексом РФ без освобождения от основных обязанностей.

При этом в должностной инструкции служащему, за которым закрепляется замещение отсутствующего служащего, желательно сделать «перекрестную» ссылку:

Старший бухгалтер замещает главного бухгалтера на время отсутствия последнего (командировки, отпуска, болезни и пр.), а также иных работников бухгалтерии по указанию главного бухгалтера.

Если при составлении должностной инструкции невозможно определить должность работника, который будет временно замещать отсутствующего служащего, то можно воспользоваться следующей формулировкой:

Во время отсутствия менеджера по рекламе (отпуска, болезни и пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

В раздел «Общие положения» должностной инструкции могут быть включены и другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника.

Зачастую в этот раздел включаются условия предоставления отпуска, условия оплаты труда, методы оценки работы, схемы мотивации и т. д. Вряд ли это разумно, так как порядок предоставления отпусков, размеры и условия выплаты заработной платы, правила применения поощрений расписываются в трудовом договоре. Однако такое дублирование можно назвать целесообразным, если, например, ставится цель мотивировать работника. Как правило, в свой экземпляр трудового договора работник заглядывает очень редко и хранит его дома. Экземпляр же должностной инструкции всегда находится на рабочем месте и, в идеале, работник должен руководствоваться им при выполнении своих обязанностей, то есть, в повседневной работе. Постоянное ознакомление с мотивационными схемами дает работнику «психологическую гарантию», что по итогам работы он может рассчитывать на премию, повышение заработной платы и пр. Таким образом, качественное выполнение должностных обязанностей обеспечивается через «обещание вознаграждения».

Раздел «ФУНКЦИИ». В этом разделе определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником. При его разработке используют положение о структурном подразделении, в состав которого входит работник.

§ 2.2. Содержание разделов должностной инструкции («Должностные обязанности», «Права»)

Раздел «ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ». Под должностными обязанностями понимаются конкретные функции служащего, выполняемые им для достижения поставленных перед организацией, структурным подразделением целей и задач.

В этот раздел инструкции могут также включаться обязанности, которые возлагаются на работника, занимающего определенную должность в соответствии со сложившейся практикой распределения обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководства организации.

Обязанности должны быть ориентированы на конечные результаты работ. Поэтому они формулируются таким образом, чтобы выделить действия, с помощью которых и достигаются эти результаты. В должностной инструкции руководителя эти действия описываются с помощью глаголов «руководит», «контролирует», «обеспечивает», «рассматривает», «выполняет», «представляет», «курирует», «организует» и т. д. Обязанности специалиста и технического исполнителя отображаются с помощью глаголов «осуществляет», «выполняет», «подготавливает», «разрабатывает», «исполняет» и т. д.

При изложении должностных обязанностей целесообразно руководствоваться следующими принципами:

а) перечисление должностных обязанностей желательно начинать с основных, постепенно переходя к изложению второстепенных или текущих. Если должностных обязанностей много, их можно разбить на блоки по отдельным направлениям деятельности (например, «в области договорной работы», «в сфере контактов с клиентами» и т. д.); обязанности, не поддающиеся группировке, можно изложить в блоке «в иных областях (сферах)»;

б) поскольку обязанности должны быть ориентированы на конечные результаты работ, необходимо выделить действия, посредством которых будут решены задачи, поставленные перед работником и структурным подразделением, в состав которого он входит;

в) должностные обязанности одного работника не должны дублировать должностные обязанности других работников, занимающих иные должности. Это не касается тех ситуаций, когда должностные обязанности определяются в рамках одного наименования должности, например, оператора туристических услуг – в штате организации может быть несколько операторов, и они будут исполнять одни и те же обязанности;

г) обязанности должны корреспондировать с должностными правами. Для качественного исполнения работником его обязанностей он должен быть наделен соответствующими правами. Формулу «обязанность – право» очень сложно воплотить при разработке должностной инструкции, но стремиться к этому следует;

д) должностные обязанности, выполняемые работником самостоятельно, следует отделить от обязанностей, выполняемых совместно с иными работниками. Для этого при изложении должностных обязанностей желательно использовать формулировки, позволяющие выделить самостоятельные обязанности (например, «выполняет», «руководит», «составляет» и т. д.) и выполняемые совместно с другими работниками (например «принимает участие»).

В должностной инструкции, особенно в разрабатываемой впервые, не всегда удается перечислить все обязанности служащего. Споры по поводу того, что те или иные обязанности не включены в инструкцию, а следовательно, не должны исполняться, не являются редкостью. Для предотвращения таких ситуаций желательно последним пунктом указать, что служащий выполняет «разовые служебные поручения своего непосредственного руководителя».