Председательствующий обязан обеспечить составление протокола подготовленными для этого лицами, следить за полнотой и точностью записей в нем всех объяснений и показаний лиц, которые допрашивались, своевременно исправлять выявленные в протоколе ошибки. Если секретарь не успевает записывать ход судебного процесса, председательствующий принимает меры к тому, чтобы стороны и другие лица, участвующие в деле, говорили медленнее. Для этого председательствующий должен наблюдать не только за ходом судебного разбирательства, но и обращать внимание на секретаря и вовремя делать замечания говорящему о том, что он говорит быстро, а в некоторых случаях делать перерыв для того, чтобы секретарь имела возможность дать отдых рукам (если протокол ведется машинописью), руке (если он ведется от руки). В том случае, если председательствующий увлечется исследованием доказательств и забудет о своей обязанности оказывать помощь секретарю, она должна сама в корректной форме попросить председательствующего сделать перерыв либо сказать, что она не успевает записывать речь дающего показания.

Секретарь судебного заседания должна успевать внести в протокол все существенное, что происходило во время разбирательства дела. Записывается не только свободный рассказ лица, дающего показания, но и ответы на поставленные вопросы, а если председательствующий снимает поставленный вопрос, то он обязательно должен быть отражен в протоколе, нецензурные и другие нелитературные слова в протокол не заносятся. Если же они являются доказательством, например, при защите чести и достоинства, то их следует заносить на отдельный листок и запечатывать в конверт, а суд их исследует в совещательной комнате, но это процессуальное действие необходимо отразить в протоколе. Записи в протоколе должны быть четкими, разборчивыми, без сокращения слов, но не аббревиатуры, например, ДТП (дорожно-транспортное происшествие), УПК (Уголовно-процессуальный кодекс) и т. д. Их можно заносить в протокол сокращенно, т. к. их расшифровка неоднократно звучала по делу.

Производить исправления, подчистки, дописки в протоколе судебного заседания без оговорок не допускается.

Исправления должны быть оговорены и подписаны председательствующим и секретарем до ознакомления сторон с этим протоколом. В противном случае такие действия будут рассматриваться как фальсификация протокола. Закон не запрещает вносить исправления грамматического прядка.

По сложному делу протокол судебного заседания должен быть окончательно оформлен и подписан в течение десяти дней после окончания судебного заседания.

Протокол подписывают председательствующий и секретарь, ведущий протокол.

В судебной практике возник вопрос. Как быть, если протокол судебного заседания вели несколько секретарей? Должны ли они все подписывать окончательный протокол? Нет, не должны. Каждый протокол после замены секретаря подписывается секретарем и председательствующим и этого достаточно, чтобы лица, участвующие в деле, могли принести на эту часть протокола замечания.

Является ли основанием для отмены решения суда то, что протокол подписан либо председательствующим, либо секретарем? В старом законодательстве такое процессуальное нарушение составления протокола судебного заседания было обязательным основанием для отмены решения суда (см. п. 6 ст. 314 ГП К Украины). Теперь это не является таковым. Во-первых, ст. 199 ГПК Украины теперь не содержит указания на обязательность подписания протокола председательствующим и секретарем, во-вторых, ст. 307 ГПК Украины закрепляет основанием отмены решения суда лишь подписание решения не тем судьей, т. е. отсутствуеттакое основание, как неподписание протокола председательствующим и секретарем.

Следовательно, необходимо сделать вывод о том, что не является основанием для отмены решения суда, если протокол не подписан одним из лиц, обязанных его подписать — секретарем или председательствующим.

Последовательность ведения протокола определяется главой 20 ГПК Украины, а фиксирование судебного процесса обозначено ст. 198 ГПК Украины.

В ст. 198 ГПК Украины не предусмотрена такая запись в протоколе, как разъяснение перед началом судебного заседания председательствующим ст.ст. 162, 163, 164 ГПК Украины (права и обязанности председательствующего, обязанности присутствующих в зале судебного заседания, меры в отношении нарушителей порядка в судебном заседании) лицам, участвующим в деле. Эти действия председательствующего дисциплинировали бы стороны и лиц, находящихся в зале судебного заседания, так как они знали бы свои права, права председательствующего в судебном заседании.

После открытия судебного заседания и объявления, какое будет слушаться дело, председательствующий должен в соответствиями с разъяснениями, содержащимися в и. 13 постановления Пленума Верховного Суда Украины «О практике применения судами процессуального законодательства при рассмотрении гражданских дел по первой инстанции», от 21.12.1990 г. № 9 (с изменениями) «учитывая требования ст. 9 ГПК Украины о языке судопроизводства и ст. 18 Закона Украины „О языках в Украине“, в соответствии с которыми, кроме украинского языка, на котором ведется судопроизводство в Украине, оно может осуществляться на национальном языке или языке применяемого для большинства населения для данной местности, суд вправе, если стороны не владеют языком судопроизводства данной местности, вести судебный процесс на другом языке, приемлемом для всех участников процесса, постановив об этом соответствующее определение. Лицам, принимавшим участие в деле и не владеющим языком, на котором ведется судопроизводство, обеспечивается право пользоваться в судебном заседании родным языком, а также услугами переводчика по правилам ст.ст. 19, 72, 74, 176 ГПК Украины», выяснить мнение сторон на каком языке вести судебное разбирательство и в зависимости от полученных ответов принять соответствующее решение, обосновав его определением, постановленном в зале судебного заседания, так как оно обжалованию не подлежит.

Для того чтобы не откладывать рассмотрение дела по основаниям ст. 9 ГПК Украины, председательствующий еще на стадии подготовки дела к слушанию должен выяснить, на каком языке он будет вести судебное разбирательство, нужен ли будет переводчик. Если он будет нужен, то загодя решить вопрос об участии переводчика в судебном заседании. Такая оперативность председательствующего обеспечит своевременное рассмотрение дела, так как не возникнет необходимость откладывания дела для вызова переводчика, если окажется, что он необходим.

В протоколе судебного заседания указывается:

1. Год, месяц, число и место судебного заседания.

2. Время начала судебного заседания либо проведения отдельного процессуального действия.

Отдельным процессуальным действием может быть, например, выполнение судебного поручения о допросе свидетеля, стороны (истца, ответчика) в порядке ст. 33 ГПК Украины, осмотра места происшествия (ст. 189 ГПК) и др.

3. Наименование суда, который рассматривает дело, фамилия и инициалы судьи, секретаря, прокурора;

Ранее необходимо было указывать адвоката (адвокатов), представителей общественных организаций, свидетелей, экспертов, что утяжеляло протокол. Теперь этого не требуется.

4. Дело, которое рассматривается, полное и точное наименование сторон и других лиц, принимающих участие в деле.

Этот пункт статьи необходимо строго выполнять и не допускать никаких сокращений. Фамилии, имена, отчества сторон должны быть указаны полно, правильно и без сокращений, без аббревиатурного наименования юридических лиц, их наименование необходимо писать полно, например: Научно-технический институт малой механизации, но не НТИММ, здесь упрощенность недопустима, как недопустимо указание инициалов сторон.

5. Сведения о явке лиц, принимающих участие вделе, представителей, адвокатов, экспертов, специалистов, переводчиков либо их неявке, причины отсутствия и данные о вручении им судебных повесток;

6. Сведения о разъяснении сторонам и другим лицам, принимающим участие в деле, их процессуальных прав и обязанностей.