Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно не только саму информацию – обязательный объект защиты, но и массовый носитель информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе и ее утечки. Следовательно, конфиденциальна прежде всего информация, а уж затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.
Для определения конкретного состава информации, содержащей конфиденциальные сведения в организации, следует составить «Перечень сведений, содержащих конфиденциальную информацию» и ввести его в действие приказом руководителя. На втором этапе – уже на основании этого перечня – составляется список конкретных конфиденциальных документов, требующих простановки на них грифа ограничения доступа и более строгих правил работы. В том числе должно быть установлено: кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф о его конфиденциальности.
Составлять коммерческую тайну предприятия и предпринимателя (т. е. быть объявлены конфиденциальными) не могут:
1) учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и устав;
2) документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);
3) сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РСФСР;
4) документы о платежеспособности;
5) сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
6) документы об уплате налогов и обязательных платежах;
7) сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РСФСР и размерах причиненного при этом ущерба;
8) сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.
Государственным и муниципальным предприятиям до и в процессе их приватизации запрещено относить к конфиденциальным данные:
1) о размерах имущества предприятия и его денежных средствах;
2) о вложении средств в доходные активы (ценные бумаги) других предприятий, в процентные облигации и займы, в уставные фонды совместных предприятий;
3) о кредитных, торговых и иных обязательствах предприятия, вытекающих из законодательства РСФСР и заключенных им договоров;
4) о договорах с кооперативами, иными негосударственными предприятиями, творческими и временными трудовыми коллективами, а также отдельными гражданами.
Перечисленные сведения предприятия лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, руководители государственных и муниципальных предприятий обязаны представлять по требованию органов власти, управления, контролирующих и правоохранительных органов, других юридических лиц, имеющих на это право в соответствии с законодательством РСФСР, а также трудового коллектива предприятия.
Не могут быть отнесены к понятию конфиденциальных и сведения по проблемам, включенным законодательно в понятие государственной тайны.
В то же время к составу сведений, которые могут быть объявлены конфиденциальными, можно отнести:
1) сведения о структуре производства, производственных мощностях, типе и размещении оборудования, запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции;
2) сведения о применяемых оригинальных методах управления предприятием;
3) сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства по производственным, научно-техническим коммерческим, организационным и иным вопросам;
4) сведения о планах расширения или свертывания производства;
5) сведения о целях, рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний органов управления предприятия;
6) сведения о целях, задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами;
7) сведения о подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерами предприятия;
8) условия коммерческих контрактов, платежей и услуг;
9) систематизированные сведения о внутренних и зарубежных партнерах деловых отношений, а также о конкурентах, которые не содержатся в открытой печати, и др.
Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, должностные лица должны под расписку ознакомиться с этим перечнем сведений и списком документов, пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации и быть предупреждены об ответственности за ее утечку. При этом могут налагаться ограничения на контакты с прессой и с другими лицами, не владеющими той или иной конфиденциальной информацией. С сотрудников может быть взята подписка с обязательством не разглашать сведения конфиденциального характера и в течение определенного времени после увольнения из организации.
Как правило, в каждой организации утверждается самостоятельная, учитывающая ее специфику делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера.
СОВЕТ: прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, работники должны пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации, быть предупреждены об ответственности за ее утечку.
Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и контроль всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет и хранение таких документов следует вести централизованно. Учет конфиденциальных документов должен обеспечивать:
1) фиксацию самого факта поступления или издания документа;
2) отслеживание местонахождения документа;
3) обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;
4) предупреждение утраты копий, экземпляров и отдельных листов документа, черновиков, редакций и приложений.
Для решения этих задач целесообразно вести, помимо общего учета всех входящих, а также созданных (исходящих и внутренних) документов, обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей с конфиденциальной информацией. В них, как и в бухгалтерских реестрах, не разрешается делать какие-либо подчистки, а исправления должны аккуратно вписываться и заверяться, как и каждая очередная запись, подписью специально уполномоченного на это должностного лица.
При регистрации конфиденциальных документов сотрудники должны сдавать:
1) все экземпляры документа и приложений к нему (при наличии);
2) черновики основного документа и приложений, редакции документа, рабочие записи;
3) документы, послужившие основанием для составления данного документа.
Выдача документов сотрудникам должна осуществляться с распиской за получение и возврат документов в учетной форме.
При пересылке конфиденциальных документов по внутриофисной компьютерной сети можно использовать метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.
Экспедиционная обработка конфиденциальных документов связана с выполнением ряда дополнительных процедур и отличается усложненной технологией, которая позволяет решить не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защиты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.