Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и тому подобное поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

При налаживании системы внутреннего документооборота важнейшей частью является работа с документами их непосредственных исполнителей.

Исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

При оптимально налаженной работе сотрудники должны знакомиться с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) намечают этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщают их службе контроля или самостоятельно вводят в автоматизированную систему контроля исполнения. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.

Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов: проектов, справок, сведений.

В случае командирования, ухода в отпуск, болезни, увольнения сотрудника исполняемые им документы по указанию руководителя структурного подразделения должны передаваться другим исполнителям с обязательным вводом их фамилий в регистрационно-контрольную систему.

В процессе исполнения сотрудник должен иметь право делать на документе пометки о времени его фактического поступления, о ходе промежуточного исполнения, посланных телефонных и письменных запросах и ином, о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнителям должна быть предоставлена возможность пользоваться документной и информационной базой организации, стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации. В процессе исполнения сотрудник должен иметь право делать на документе пометки о времени его фактического поступления, о ходе промежуточного исполнения, посланных телефонных и письменных запросах и ином, о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнителям должна быть предоставлена возможность пользоваться документной и информационной базой организации, стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от бумаги до компьютера), множительной техникой и т. д. При подключении к информационным базам исполнитель в соответствии с имеющимся правом доступа получает предназначенную ему информацию и сообщает в базу данных необходимые сведения, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.

Исполнителей следует обязывать заводить для документов маркированные папки с надписями, например «срочно», «на исполнение», «на доклад» «на подпись», «на отправку» с указанием своей фамилии.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

Значительную часть документооборота организации составляют именно проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций и схем, в которых закрепляется последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц вплоть до часов приема по различным вопросам.

После согласования проект документа передается на подписание или утверждение. В заключение исполнитель передает документ на регистрацию и отправку.

Отправляться корреспондентам должны только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранение обязательного экземпляра.

Исполнитель определяет индекс дела, в которое секретарем или сотрудником службы ДОУ должен быть подшит контрольный экземпляр документа (содержащий необходимые грифы и визы), и подписывает отметку о направлении документа в дело. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении, например:

Вопрос решен по телефону (номер телефона) с заведующим отделом продаж А. Р. Ивановым. На совещании будет присутствовать его заместитель – Н. П. Петров.

(подпись) Ю. Т. Сидоров

2004.09.29.

Обработка отправляемых документов включает в себя сортировку почты по корреспондентам, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно с секретарем или со службой ДОУ (в крупных организациях).

Для определения условного объема обрабатываемой документной информации, загрузки сотрудников, планирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства, определения технологической оснащенности процессов работы с документами и анализа других аспектов, составления Табеля документов необходим подсчет числа документов (и их копий), полученных и созданных организацией за выбранный временной период, обычно за месяц, год:

Справка об объеме документооборота за (месяц) 200 года

Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.