В зависимости от местонахождения автора телеграммы и адресата телеграммы делятся на телеграммы внутренние и международные.

Правила гарантируют пользователям право на тайну телеграфных сообщений. В правилах оговаривается язык взаимодействия работников телеграфной связи и подающих телеграммы. На территории Российской Федерации – это русский язык и дополнительно, по усмотрению оператора связи, родные языки народов Российской Федерации.

Телеграммы делятся на категории и виды. Возможна подача телеграмм следующих категорий срочности (в порядке уменьшения срока прохождения телеграммы):

1) «телеграмма-письмо» (с отметкой «телеграмма-письмо»);

2) «обыкновенная» (без отметки);

3) «срочная» (с отметкой «срочная»).

В большинстве организаций применяются обыкновенная (простая) и срочная телеграммы. Однако в служебной переписке выделяются и такие категории телеграмм: Президенту РФ, в Правительство РФ, «правительственная» и т. д.

По видам различают телеграммы:

1) с уведомлением о вручении телеграфом и с уведомлением о вручении телеграфом срочное (с отметками «уведомление телеграфом» или «уведомление телеграфом срочное» соответственно);

2) с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой «вручить (дата)»);

3) с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой «почтой заказное»);

4) с доставкой на художественном бланке «люкс» (с отметкой «люкс»);

5) заверенная оператором связи (с отметкой «заверенная»).

Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между столицами республик, краевыми, областными центрами, а также внутри любого населенного пункта, имеющего телеграфную связь, должны составлять:

1) для телеграмм категории «срочная» – не более 3 ч;

2) для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 6 ч.

Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между любыми населенными пунктами, имеющими телеграфную связь, должны составлять:

1) для телеграмм категории «срочная» – не более 5 ч;

2) для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 10 ч;

3) для телеграмм категории «телеграмма-письмо» – не более 24 ч.

Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в передаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Передаваемая телеграмма должна содержать адрес (т. е. куда) и наименование адресата (т. е. кому) (если адресатом является гражданин – фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо – наименование организации, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация – наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя (по его желанию), отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы.

Составляется телеграмма в следующей последовательности:

1) отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);

2) отметка о виде телеграммы;

3) адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;

4) текст телеграммы;

5) подпись отправителя (по желанию отправителя).

Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки по адресу без розыска и наведения справок.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.

Телеграммы могут быть адресованы:

1) на полный адрес;

2) на условный или сокращенный адрес;

3) до востребования;

4) на номер абонементного ящика;

5) в адрес войсковой части;

6) в адрес полевой почты;

7) в адреса морских и речных судов;

8) на номер полученной телеграммы;

9) на номер абонентской установки сети АТ/Телекс.

В телеграмме указываются точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно – наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить кратко доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями.

Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться отправителем полными словами.

Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобка» могут указываться в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч», «скб»), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «дробная черта» могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знак «номер» может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом «нр».

Другие знаки могут указываться только полными словами.

Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, корме символьного знака «-», должны писаться в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала и считаются с ним как одно слово.

Символьные знаки «+» (плюс) и «/» (дробная черта) между словами должны писаться с интервалами между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами – без интервалов и отдельными словами не считаются.

Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово, но телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей, по 300 слов каждая (последняя может содержать менее 300 слов), передаваемых как отдельные телеграммы.

Рекомендуется подпись отделять от текста межстрочным интервалом. После текста и подписи проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

На копии телеграммы в нижней ее части могут проставляться визы, а также указывается время передачи телеграммы на отправку.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст печатаются латинскими буквами. Адрес в таких телеграммах печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже), адрес организации или местожительства адресата (номер дома, улицы), наименование пункта назначения (город, страна).