В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.

Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

Примерная номенклатура дел (нарядов)

нотариальной конторы (нотариуса)

I. Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы

I-1. Приказы и указания Министерства юстиции РФ, министерства (управления) юстиции автономной республики, края, области, разъяснения Федеральной и региональной нотариальных палат по вопросам нотариата.

I-2. Документы финансовой и хозяйственной деятельности.

I-3. Статистические отчеты.

I-4. Справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы.

I-5. Протоколы производственных совещаний.

I-6. Приказы, трудовые договоры и другие документы по личному составу.

I-7. Материалы по обобщению нотариальной практики.

I-8. Переписка с учреждениями и организациями.

I-9. Заявления физических лиц, не связанные с совершением нотариальных действий, и ответы на них.

I-10. Номенклатура дел нотариальной конторы.

I-11. Описи документальных материалов, сданных в архив.

I-12. Журнал регистрации входящей корреспонденции.

I-13. Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

I-14. Книга жалоб и предложений.

I-15. Журнал учета вызовов нотариуса на дом.

II. Совершение нотариальных действий

II-1. Договоры о возведении жилых домов.

II-2. Договоры об отчуждении недвижимого имущества и документы, на основании которых они удостоверены.

II-3. Договоры о залоге имущества и документы, на основании которых они удостоверены.

II-4. Прочие договоры.

II-5. Доверенности.

II-6. Нотариально удостоверенные завещания.

II-7. Наследственные дела.

II-8. Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов111 .

II-9. Свидетельства об удостоверении фактов нахождения лиц в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, о принятии на хранение документов.

II-10. Документы по удостоверению времени предъявления документов.

II-11. Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям.

II-12. Документы по совершению депозитных операций.

II-13. Копии исполнительных надписей с относящимися к ним документами.

II-14. Акты о морских протестах.

II-15. Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств.

II-16. Переписка с учреждениями и гражданами по вопросам совершения нотариальных действий.

II-17. Личные дела юридических лиц.

II-18. Постановления об отказе в совершении нотариальных действий.

II-19. Постановления о направлении документов на экспертизу.

II-20. Реестры для регистрации нотариальных действий.

II-21. Реестры для регистрации арестов, наложенных на недвижимое имущество судебными и следственными органами.

II-22. Книга учета наследственных дел.

II-23. Алфавитная книга учета наследственных дел.

II-24. Алфавитная книга учета завещаний.

II-25. Алфавитная книга учета арестов, наложенных на недвижимое имущество.

II-26. Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества.

II-27. Книга учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества.

Нотариальные документы – свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате.

По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: «В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Нотариус (подпись), дата».

Обложки дел (нарядов) оформляются согласно приложению 1 (форма N 8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании (приложение 1, форма N 9, 10).

Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом (приложение 1, форма N 11).

При отборе документов для уничтожения следует учитывать сроки хранения документов, руководствуясь при этом Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов учреждений юстиции и судов с указанием срока хранения документов, утвержденным Министерством юстиции СССР 31 января 1980 г. и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г.