Количество экземпляров документов, в которых излагается содержание сделки, регламентировано ст. 60 Основ законодательства РФ о нотариате. Оно определяется лицами, обратившимися за совершением нотариального действия, но не может превышать количества сторон, участвующих в сделке. Однако завещания и договоры о залоге имущества, об отчуждении недвижимого имущества представляются нотариусу не менее чем в двух экземплярах, один из которых остается в делах нотариальной конторы.

По просьбе лица, обратившегося за совершением нотариального действия, нотариус принимает на хранение один экземпляр указанных документов.

В частности, экземпляры любых видов доверенностей и целого ряда сделок не подлежат оставлению в делах нотариуса. При этом следует помнить, что документ, экземпляр которого не остается в делах нотариальной конторы, должен быть подробно описан в реестре регистрации нотариальных действий. Однако даже в этом случае нотариус не вправе впоследствии выдать дубликат удостоверенного документа, утраченного лицом, совершавшим нотариальное действие либо по поручению которого совершалось нотариальное действие. Если экземпляр документа не хранился в делах нотариальной конторы, нотариус по просьбе указанных лиц может выдать только справку о совершенном нотариальном действии либо выписку из реестра регистрации нотариальных действий.

Сложившаяся нотариальная практика свидетельствует о том, что многие нотариусы используют возможность оставления на хранение одного экземпляра документа и в тех случаях, когда законодательством это не предусмотрено. Преимущества подобной практики несомненны: в дальнейшем в случае утраты участниками нотариального действия оригинала документа по их заявлению может быть выдан его дубликат.