1.3. Глубина сцены (от зеркала сцены до занавеса)

1.4. Число выходов и их расположение

1.5. Помещения за сценой

2. Техническое оснащение лекционного/концертного зала

2.1. Микрофоны

2.2. Освещение

2.3. Световые сканеры

2.4. Дым-машина

2.5. Источники ультрафиолетового излучения

2.6. Акустические системы (мощность и марка)

2.7. Источники питания и величина напряжения на щите тока

3. Оборудование операторской комнаты

3.1. Световой процессор

3.2. Аудиопульт

3.3. Техника звуковоспроизведения (DAT-магнитофон, проигрыватель компакт– [DVD-, мини-] дисков и т. д.)

5. Грим-уборные

5.1. Количество, площадь и расположение

5.2. Оборудование и предметы интерьера (включая зеркала, мебель, электророзетки)

Стоит помнить, что пространственное расположение играет ничуть не менее важную роль в процессе формирования бюджета за счет указанной группы параметров. Только в данном случае речь идет, разумеется, о взаимном расположении территориальных единиц в составе всего выставочного пространства. От того, как располагаются друг относительно друга сцена, операторская комната и гримерная, зависит стоимость технических коммуникаций между ними.

Сценарий события, заключительный параметр бюджетирования, включает в себя следующие элементы:

1. Рекламная кампания, проводимая силами организатора (независимо от кампании экспонентов), в том числе:

• размещение растяжек и рекламных афиш в деловой части города;

• размещение рекламы в прессе, в том числе через пресс-службу мэрии, а также рассылка пресс-релиза в местные и специализированные СМИ;

• размещение телевизионного рекламного ролика;

• распространение пригласительных билетов на все события выставки, включая презентацию.

2. Изготовление и публикация каталога выставки.

3. Привлечение спонсоров мероприятия (информационных и иных).

4. Проведение пресс-конференции накануне выставки и церемонии торжественного открытия.

Таким образом, смета стоимости выставочного мероприятия представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления, и формирования соответствующего по размерам бюджета. Сметой устанавливаются лимиты, которыми ограничены издержки, достаточные для достижения целей, преследуемых в процессе организации выставки. Около половины совокупных выставочных издержек выпадает на арендную плату (10–15 %) и работы по изготовлению, застройке и монтажу стенда (30–35 %).

Расходы по созданию и обслуживанию стенда многокомпонентны. В смете они представлены элементами калькуляции в следующем разрезе затрат: мероприятия, проводимые на стенде; тип стенда; оформление стенда; персонал на стенде; особые формы обращения к посетителям; угощения на стенде, монтаж и демонтаж стенда, иные текущие затраты по стенду.

Арендная плата формируется преимущественно из цены на 1 кв. м выставочной площади, но и блок издержек нельзя назвать простым, он многокомпонентен. Сюда также причисляют добавочные удобства, к которым относятся:

а) стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты;[36]

б) стоимость общей охраны территории;

в) стоимость общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории;

г) стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге);

д) стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа экспозиции;

е) иные дополнительные услуги.

Стоит заметить, что арендная плата и издержки по стенду являются двумя ключевыми факторами, влияющими на величину бюджета выставки. Чтобы мероприятие прошло успешно, на этих двух факторах нельзя экономить.

5.2. Калькулирование себестоимости выставки

Если фирма выступает организатором выставки и при этом реализует выставочные услуги, то осуществление такой фирмой выставочной деятельности может рассматриваться либо как основное, либо как вспомогательное производство. Это влияет на способ калькулирования себестоимости мероприятия, принимаемый в целях бухгалтерского учета.

Предположим, выставочная деятельность для компании является доминирующей над всеми остальными и поглощает максимум средств, причем расходы покрываются благодаря поступлениям от экспонентов (платежам за участие в событии, подготовленном данной компанией). Тогда исчисление себестоимости события должно вестись на синтетическом счете бухгалтерского учета 20 «Основное производство». Здесь суммируются прямые производственные затраты, связанные с закупкой материалов, сооружением павильонов и иным обустройством выставочной территории, амортизацией основных средств, оплатой труда персонала, расчетами с поставщиками, посредниками и подрядчиками.

Формирование статей калькуляции, обобщение которых мы имеем на счете 20, происходит на другом синтетическом счете бухгалтерского учета – счете 25 «Общепроизводственные расходы». На этом счете выделено множество субсчетов, каждый по определенному виду издержек. Это позволяет не ошибиться в расчетах, не перепутать назначение тех или иных сумм, особенно если они одинаковы. Когда выставка будет закрыта, бухгалтер всю информацию с кредита субсчетов счета 25 перекачивает в дебет счета 20, обобщая цифирь и получая тем самым окончательную величину фактической себестоимости выставочного проекта.

Основанием для записей на субсчетах счета 25, равно как и на остальных счетах бухгалтерского учета, служат первичные учетные документы, которые в свою очередь имеют своим основанием контракты (договоры). В настоящем пособии много места уделено знакомству с различными договорами, имеющими широкое хождение в выставочной деятельности.

Одним из главных документов, более всего влияющим на величину себестоимости выставочного проекта, является договор поставки: организатору выставки подчас требуется большое количество строительных и отделочных материалов, инструментарий, специальные мебель и оборудование, электроустройства и электроматериалы и т. д. На поставку партий таких товаров в определенные сроки, согласованные с графиком подготовки к выставке, как раз и заключается договор поставки. В некоторых случаях поставщик не имеет возможности обеспечить доставку всего заказа, так что компании приходится одновременно заключать договор с автотранспортным предприятием, специализирующемся на грузоперевозках. Такая организация возьмет на себя доставку материалов со склада поставщика. Текст двух данных документов будет рассмотрен ниже.

[Наименование организации], именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, с одной стороны, и [наименование организации], именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Поставщик обязуется передавать в собственность покупателю товары, указанные в п. 1.2 настоящего договора, в указанные в настоящем договоре сроки, а покупатель обязуется принимать указанные товары и своевременно производить их оплату на условиях настоящего договора.

1.2. Предметом поставки являются следующие товары, в дальнейшем именуемые «Товары»:

1.2.1. [Наименование], в дальнейшем именуемый «Товар № 1».

1.2.2. [Наименование], в дальнейшем именуемый «Товар № 2».

2. Объем (количество) и сроки поставки

2.1. Общий срок действия настоящего договора составляет […]. Общий срок действия настоящего договора начинает течь с момента подписания настоящего договора.

2.2. Поставка товаров осуществляется отдельными партиями в следующие сроки:

2.2.1. Товар № 1 поставляется ежемесячно в период с […] по […] каждого месяца партиями по [. штук/килограммов и т. д.].