Когда завершается время фиксированных выступлений, к обсуждению приглашаются все желающие. Здесь также не следует выпускать бразды правления из рук. Если этого не сделать, обсуждение может легко превратиться в беспорядочную мешанину. Основную опасность в данном случае представляют говорливые эксперты и сумасшедшие дилетанты. Вторые, разумеется, намного хуже, ибо не только съедают время, но и говорят не по делу. В любом случае, ведущий не должен позволять никому узурпировать время, «перетягивать одеяло на себя», превращать семинар в собственный бенефис. Это означает, что нужно:

· лимитировать число вопросов, задаваемых одним человеком («пожалуйста, выберите наиболее принципиальные вопросы»);

· не позволять превращать формулирование вопросов в слегка закамуфлированное выступление («пожалуйста, уточните, в чем заключается Ваш вопрос»);

· прерывать затянувшиеся диалоги между двумя участниками («коллеги, у нас еще есть желающие выступить»).

И конечно, ведущий сам не должен использовать «служебное положение», съедая время длинными тирадами, комментариями и отступлениями. Это выглядит неуместно, особенно в условиях сурового дефицита времени. Председательствующий, который имеет больше возможностей для взятия слова, должен первым выступить в качестве страдающего лица, ограничивая свои амбиции в пользу выступающих. И пусть ему поможет выполнение следующего правила:

Правило 74. С самых первых минут нужно мягко, но настойчиво добиваться соблюдения регламента выступлений.

Важный инструмент регулирования процесса обсуждения – порядок предоставления слова. Лучше, конечно, быть демократом и дать возможность выступить всем заявившимся, но вот последовательность этих выступлений – дело ведущего. Уместнее, если сначала слово получат те, кому заведомо есть что сказать. Демократичный же порядок, реализуемый посредством «живой очереди» к микрофону или предоставления слова в соответствии с порядком вскинутых рук или присланных записок, вполне хорош, если аудитория относительно однородна по профессиональному составу, и мы в какой-то степени, уверены в присутствующих, будь то студент или профессор.

Несомненно, организаторы должны позаботиться о техническом и информационном обеспечении семинара. Для начала следует заранее заказать удобную аудиторию. Здесь многое зависит от того, какое количество участников мы ожидаем. Точно предугадать это количество сложно, но и сильно «проколоться» тоже не хотелось бы. Если приглашенные с трудом поместятся в предложенном помещении, где, вдобавок, нечем будет дышать, мы создадим им массу неудобств. Если же аудитория окажется слишком велика по сравнению с числом фактических участников, у присутствующих возникнет психологическое ощущение неудачи, несоответствия ожиданиям. Да и расходовать лишние ресурсы никому не хочется.

Далее, нужно подготовить сообразное техническое оснащение. Одним докладчикам достаточно обычной доски (но нужно позаботиться о том, чтобы она была чистой), другим – подавай клипарт, третьи принесут с собой слайды, а четвертые уже не мыслят своего выступления без мультимедийного проектора. Скоро мы доживем и до того, когда докладчики начнут требовать разного рода электронные доски – потребности в технических средствах растут, и с этим нельзя не считаться. Должно быть подготовлено определенное количество работающих микрофонов, включая микрофоны в зале (стационарные или, лучше, переносные). Часто возникает потребность в записи выступлений для последующей расшифровки. И поскольку вопросы технического оснащения по-прежнему решаются в наших учреждениях не автоматически, следует непременно контролировать наличие требуемых технических средств, предварительно проверять их работоспособность и иметь под рукой человека, способного, как минимум, подключить аппаратуру и исправить элементарные сбои.

С информационной точки зрения важно заранее (недели за две до мероприятия) разослать участникам объявление о семинаре, в котором четко указаны время и место его проведения, тема и основные докладчики. Желательно приложить схему проезда и совершенно необходимо – координаты человека, с которым можно оперативно связаться по любому поводу. А поводы неизбежно возникают.

К объявлению хорошо бы приложить программу семинара (пусть даже предварительную), если она выходит за рамки одного основного доклада. При этом желательно избежать распространенной болезни – рассылки списка статусных докладчиков, более половины которых впоследствии не появятся на заседании. В результате пришедшие «на имена» (а таких может быть немало), хотя и привыкшие к подобным «хитростям», чувствуют себя обманутыми. Если у нас нет окончательного согласия потенциального докладчика, то более корректный способ – проставлять против его фамилии отметку «Ожидается подтверждение» или что-либо в этом духе.

К программе желательно приложить какие-то содержательные исходные материалы – как минимум, список вопросов для обсуждения (о котором мы говорили выше), а лучше – полный текст сообщения или его презентацию, на которые будет опираться основной докладчик (это делается уже намного реже). Часто подводят сами докладчики, высылая обещанный текст в самый последний момент или не высылая его вовсе. Здесь нужно договариваться задолго до объявленной даты и осуществлять мягкое давление на докладчика.

Полученные материалы рассылаются по электронной почте, но при этом нелишне разместить их на своем сайте, дав ссылку в объявлении. При этом не следует питать иллюзии в отношении того, что участники семинара заранее ознакомятся с разосланными или вывешенными на сайте материалами. Большинство из них, к сожалению, просматривают эти материалы уже в ходе самого заседания или прямо перед ним. Но, во-первых, часть участников все же использует предоставленную возможность, а, во-вторых, сама организация обсуждения в этом случае будет выглядеть намного более солидной.

Добавим, что предварительная рассылка текстов не снимает вопроса о необходимости раздаточных материалов (хотя формально организаторы могут сослаться на то, что все было доступно заранее). Поскольку многие, повторяем, заранее эти материалы не смотрят, а высланный текст с собой прихватить, естественно, забывают, то определенное количество копий раздаточных материалов все же полезно иметь под рукой.

Несколько слов о проблеме переводов . Если планируется участие иностранцев, не говорящих по-русски, мы радуемся, что семинар получает статус международного, но возникает проблема перевода. И здесь печальный опыт показывает, что следует всячески избегать последовательного перевода. Он ужасно затягивает время, аудитория «соловеет», отвлекается, многие раздражаются, слыша допускаемые переводчиком неточности и явные ошибки (а точный профессиональный перевод встречается крайне редко). Поэтому перевод должен быть только параллельным. Если иностранцев много, нужно нанимать специальную фирму со своим оборудованием и переводчиками. Если же их единицы, лучше отсадить их в сторонку с нашими переводчиками и пусть им шепчут на ухо, чтобы не отвлекать остальных.

И вот когда все спланировано и урегулировано, приближается объявленное время семинара. Критическими для организаторов являются полчаса до его начала. Здесь нужно быть начеку и еще раз проверить, не забыта ли какая-то существенная мелочь и подстраховывать себя от сбоев. Так, например, если мы ожидаем значительно число внешних участников, недостаточно заказать пропуска (не забыв никого из приглашенных, что случается довольно часто), нужно чтобы кто-то из организаторов был на подстраховке – всегда кого-то не пропускают в здание или кто-то теряется по дороге либо не может найти аудиторию.

Наконец, когда семинар завершен, следует подумать об оформлении результатов . Если речь идет о серьезном периодическом семинаре, то можно организовать электронное и (или) бумажное издание тематической серии препринтов ( Working papers ), используя для этого тексты основных докладчиков, которые они по просьбе организаторов доработают по результатам семинара.