• исследование рынка закупок и выбор поставщика. Определяются все возможные поставщики, создается база данных о них и на основе определенных критериев выбирается оптимальный поставщик;

• заключение договора на закупку необходимых материальных ресурсов. Реализация задачи начинается с проведения переговоров, которые завершаются заключением контракта на определенных условиях. Договорные отношения формируют связи, рационализация которых также является задачей логистики;

• подготовка бюджета закупок, выступающая существенной частью закупочной деятельности. При этом определяются следующие виды затрат:

^ выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;

^ транспортировка, экспедирование и страхование;

^ приемка и проверка материальных ресурсов; поиск информации о потенциальных поставщиках.

• координация и взаимосвязь закупок с производством, сбытом и складированием, решаемые посредством системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.

Любое предприятие, производственное или торговое, имеет службу (отдел закупок или службу снабжения), осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (рис. 5.1).

Эффективная работа этой службы во многом зависит от организационной структуры предприятия. Организация службы, отвечающей за выполнение всех задач по снабжению производства, позволяет оптимально наладить движение материального потока.

Задачи, решаемые службой снабжения, должны строиться на основе современной концепции маркетинга: вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем стратегия развития производства и уже потом – стратегия снабжения производства. Для успешного обеспечения предприятия необходимыми материалами этот отдел должен иметь готовые ответы на следующие вопросы: что закупать; сколько закупать; у кого закупать; на каких условиях закупать; как системно увязать закупки с производством и сбытом; как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками и др.

В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов и затем выполнить расчет потребности в этих ресурсах. При этом устанавливаются требования к весу, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатываются планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры или формируются номенклатурные группы.

Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретный рынок.

Выбор поставщиков включает сбор информации о поставщиках, создание банка данных о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками. Поступающая информация о поставщиках позволяет формировать банк данных, который необходимо проанализировать на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество специальных критериев может варьироваться от одного до несколько десятков.

Все зависит от предприятия, которое само определяет эти критерии. Как правило, используются критерии по цене, качеству, условиям поставки и их надежности. При получении одинаковых критериев у нескольких поставщиков и для получения наиболее выгодных условий поставок могут использоваться дополнительные критерии:

• финансовое положение поставщика, его кредитоспособность;

• наличие резервных мощностей;

• сроки выполнения экстренных заказов;

• организация управлением качеством;

• удаленность поставщика от потребителя.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, т.е. заключение контракта. Договор включает выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов.

При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры.

Завершаются закупки организацией приемного контроля. Одной из значимых задач контроля поставок служит контроль качества поставки, т.е. учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает также отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.

Существенной частью заготовительной деятельности являются экономические расчеты (так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения) и определение видов затрат: на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов; на транспортировку, экспедирование и страхование; на грузопереработку; по контролю за соблюдением условий договора поставки; на приемку и проверку материальных ресурсов; на поиск информации о потенциальных поставщиках и др.

5. 2. Изучение товарного рынка

Каждый стремится получить максимальную прибыль за счет расширения своего бизнеса, увеличения рынка сбыта и наращивания объемов производства. Основу успеха составляет выпускаемая продукция, отвечающая запросам потребителей. Основным критерием повышенного спроса служит качество. Невозможно добиться производства качественной продукции без использования качественного сырья. Интеграция производства и заготовительной деятельности начинается задолго до самого процесса производства.

В начале создания структуры заготовительной логистики и в дальнейшем должен регулярно проводиться анализ вариантов поставок, который начинается с изучения и использования потенциальных и фактических возможностей собственного производства.

В связи с этим большое значение имеют определение натуральных показателей самообеспечения, правильный расчет внутрисистемного (внутризаводского) оборота. Руководствуясь расчетным показателем, разрабатывают многовариантную программу логистического внутрисистемного отпуска, которая должна быть экономически обоснованной и опираться на динамику внешних и внутренних факторов производства.

Структура поставляемых ресурсов за счет собственного производства должна определяться в разумных пределах, которые обычно рассчитываются в натуральном и системном выражении путем сопоставления совокупных затрат по самообеспечению и осуществлению закупок.

Главная цель управления процессом закупок заключается в адекватном и полном удовлетворении потребностей производства.

Организация процесса закупок осуществляется в несколько этапов:

• сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка ресурсов и действующих условиях торговли, доставки, хранения и т.д.;

• выбор формы и источников материально-технического снабжения;

• размещение заказов и их реализация;

• организация делопроизводства по учету ресурсов и расчетам за приобретенные материальные ценности;

• поддержание отношений с поставщиками и др.

В организационном отношении исследование рынка, как с целью реализации готовой продукции, так и с целью осуществления закупок на предприятии, часто осуществляется одним подразделением. При изучении товарного рынка используют два основных подхода, определяемых стратегией и тактикой предприятия:

1) как поставщика готовой продукции;

2) как потребителя материальных ресурсов.

Статус поставщика обязывает в первую очередь учитывать интересы покупателей. Статус потребителей, дает возможность учитывать собственные интересы и строить взаимоотношения с поставщиками на основе моделирования условий материально- технического обеспечения. С этих позиций предприятие выступает конечным звеном логистической цепи, в которой действуют поставщики, посредники, перевозчики.