При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма – 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали – на колонки. Текстовая область документа формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.
Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field). Размещение этих полей показано на рисунке.
Размещение полей (зон) на бланке международного письма
Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30–97) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.
В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.
Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.
На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости – подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.
Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.
2. Реквизиты международного письма
Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:
1) сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т. д.;
2) ссылки на индексы отправителя (Reference Line);
3) дату (date);
4) «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;
5) указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);
6) вступительное обращение (Salution);
7) заголовок к тексту (Subject Line);
8) основной текст письма (Body of the Letter);
9) заключительная формула вежливости (Complementary close);
10) подпись (Signature);
11) указание на приложение (Enclosure);
12) указание на рассылку копий данного документа (CCNotation).
Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».
Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки – цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 – порядковый номер письма, а 12 – номер дела. Ссылка может иметь такой вид:
• In your please refer to Е1/КД/15621) (В Вашем ответе просим ссылаться на Е1/КД/15621);
• Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть
Ex 16/1716 в Вашем ответе)
и т. п.
Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США – как 7 июня 2000 г.
Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 June 2000 (10 июня 2000).
К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2000. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.
Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.
Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.
Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.
В стандарте ИСО 11180: 1193 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.
Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:
1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;
2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:
• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);
• фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);
• приставка к имени, например, старший, младший;
3) занятие, функция, по адресу (через):
• определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус^
• по адресу (через) – указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);
4) пункт доставки:
• вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т. д.);
• название улицы (например, Станционная авеню; Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);
• идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (например, 27/307, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира № 7);
• название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.;
• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмен, Сохо);
• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);
• общая доставка;
5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:
• почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15; ВН2 120);
• номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 – дорога Беллин-зона Аироло; К1А – отправка на сортировочный участок);
• название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));
6) название территории или провинции т/или название страны:
• название региона, графства, района, кантона и т. д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);
• название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США).