Обратите внимание!

В административно-организационных документах широко используется рубрицирование, необходимое при перечислении положений устава, пунктов плана и отчёта, обязательств и прав договора и контракта. Существуют некоторые правила рубрицирования, которые следует знать.

Деловые тексты часто включают в себя различные перечни, которые требуют условных обозначений, чёткости в членении рубрицируемого текста, применения ряда технико-пунктуационных правил:

1) для обозначния частей перечней используются прописные буквы (А, Б, В и т. д.) и римские цифры (I, II, III, IV и т. д.) в качестве высшего уровня членения, арабские цифры (1, 2, 3 и т. д.) в качестве среднего уровня членения; арабские цифры со скобками (1) 2) 3) и т. д.) и строчные буквы со скобками (а) б) в) и т. д.) в качестве низшего уровня членения;

2) после строчных букв и арабских цифр со скобками не ставится точка, а после прописных букв и римских цифр ставится точка: а), 1), А. 1.;

3) при рубрикации со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точками с запятыми (1)…; 2)…;). Точка ставится в конце рубрик (1. … 2.), оформленных без скобок;

4) прописные буквы начинают текст рубрик, оформленных буквами и цифрами с точками, строчные употребляются после рубрик, оформленных цифрами и буквами со скобками (1. С… П… Н…

1) и…;

2) б…)

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делятся на две группы: содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учёбы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п. Например:

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая, где излагаются предложения, просьбы.

Обратите внимание!

Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения.

Внешняя докладная записка, адресуемая в высшестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем.

Как во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога О и формулируется с помощью отглагольного существительного: О кулинарных…; О проверке… и т. п.

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда и разнообразие содержания писем. Классифицировать деловые письма можно по основным производственным ситуациям, вызывающим необходимость в переписке.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.); письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.).

Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма можно классифицировать по аспектам, содержащимся в деловых письмах:

• факт напоминания – письмо-напоминание;

• выражение гарантии – письмо гарантийное;

• указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;

• информирование о намечаемых или уже проведённых мероприятиях – информационное письмо;

• указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;

• предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. – письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное разделение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определённые типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.