7.8. ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БЕСЕД НА СОБРАНИЯХ

Применяйте ранее изложенные правила успешного проведения бесед к проведению различных заседаний, конференций, собраний. При этом учитывайте, что собрание – это, по сути дела, многосторонние беседы, поэтому очень легко проводить собрания в форме беседы, если рассматривать всю аудиторию как одно лицо. Однако необходимо учитывать, что подготовка к собранию является более кропотливой, а определение достигнутых результатов – более сложным, но правила поведения как на собрании, так и в частной беседе должны оставаться одними и теми же. Собирайте людей только тогда, когда собрание действительно .необходимо. Целесообразно руководствоваться следующими причинами для созыва собрания: необходимость дать определенные разъяснения или сообщения по важным, перспективным вопросам, затрагивающим интересы коллектива, и выработать соответтвующее решение; выяснить мнение коллектива по данному вопросу с целью обеспечения поддержки большинства по предполагаемому решению; дать указания по методике и технике выполнения работы; нацелить коллектив на мобилизацию внутрипроизводственных резервов, направленных на выполнение поставленных задач. Анализируя все правила ведения бесед (пп. 7.1-7.6) и приспосабливая их к вашим конкретным условиям ведения собрания, рекомендуется руководствоваться следующим: определите стержневую идею, главную задачу вашего выступления; постарайтесь понять своих слушателей, представьте себе, что они желают услышать и узнать из вашего выступления. Это поможет вам донести свои мысли до аудитории и весьма важно для решения организационных вопросов; исходите из того, что понимание проблемы – это половина успеха, а полный успех может быть достигнут наряду с этим за счет соответствующей подготовки вы ступления; при этом постарайтесь осмыслить и предусмотреть все нюансы вашего выступления для достиже ния поставленной цели, предусмотрите вопросы и будъте готовы ответить на них, обеспечьте себя вспомогательным фактическим материалом и т. п.; планируйте краткое, деловое и целенаправленное выступление; исходите из того, что слушатели пришли специально за тем, чтобы узнать о достижениях, задачах или качестве работы; исходя из поставленной цели и задач, определите время и место проведения собрания, обеспечьте удобные места для слушателей, акустику; предварительно сообщите время проведения собрания; создайте атмосферу взаимного доверия; пригласите, если это необходимо, сторонних специалистов или своего руководителя в случае, если необходимо обеспечить большее доверие слушателей; будьте целеустремленны, энергичны и настойчивы, проводя свою идею в жизнь; поддерживайте оптимальную напряженность в аудитории, говорите простым, живым, понятным языком; задавайте тон ходу ведения собрания, убеждайте принимать ваши решения; ведите записи по ходу собрания; исходите из того, что во время совещаний, заседаний вы можете получить нужную информацию и эффективно ее использовать; закрывая собрание, подведите итоги, еще раз определите положительные моменты вашего предложения, призовите слушателей претворить эти реш.ения в жизнь, к сотрудничеству в этом вопросе. Наряду с этим в ходе подготовки и проведения собрания и совещания овладевайте элементами ораторского искусства, обеспечивайте себе поддержку аудитории, говорите убедительно, увлекайте слушателей своим выступлением, выбирайте оптимальную дистанцию общения, минимально используйте написанный текст, лучше заменить его тезисами. Учитывайте, что «кроткий язык – древо жизни, но необузданный – сокрушение духа». Применяйте ранее изложенные правила успешного проведения бесед к проведению занятий по повышению квалификации. При этом необходимо учитывать, что самый больший эффект достигается при разумном сочетании беседы и показа. К чтению лекции необходимо готовиться так же, как и к проведению беседы. Двигайтесь к своей цели неуклонно, но достаточно медленно, чтобы ваши слушатели могли вместе с вами двигаться к ней. Прежде всего слушателям необходимо объяснить: суть и цель работы, последовательность ее выполнения и результативность; специфические аспекты различных сторон задания, последовательность его выполнения, Стройте выступление так, как будто вы самому себе даете указания, обращаясь в то же время к аудитории. Это значительно повысит качество и эффективность усвоения материала слушателями. Повторите еще раз главную идею работы и попросите задавать вам вопросы с тем, чтобы вы могли убедиться в усвоении материала слушателями. Если материал усвоен плохо или недостаточно, изложите основные положения еще раз. Попросите слушателя повторить какие-то важные моменты, но с вашей помощью, затем – без вашего непосредственного вмешательства, самостоятельно. Оцените его старания, уточните и исправьте ошибки, неточности. Потребуйте от него полного повторения последовательности вводимых действий и в случае положительного ответа поздравьте с освоением нового метода или приема. Обеспечьте применимость его в практике, использование работником полученных знаний и навыков.

7.9. РОЛЬ БЕСЕДЫ ДЛЯ УСТАНОВЛЕНИЯ НОРМАЛЬНЫХ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ С НОВЫМ СОТРУДНИКОМ

Постарайтесь установить правильные взаимоотношения с новым сотрудником сразу же после приема его на работу. Проведите с ним основательную беседу вне зависимости от того, беседовали вы с ним раньше или нет. Прежде всего поздравьте его с началом работы в новой организации, затем познакомьте его с рабочей обстановкой и действующими порядками и постарайтесь подробно изложить те требования, которые предъявляются к нему как к работнику. После этого остановитесь на тех возможных трудностях и осложнениях, которые могут возникнуть в процессе его трудовой деятельности, предупредив, что «богатство от суетливости истощается, а собирающий трудами умножает его». При поздравлении нового сотрудника с началом работы в вашей организации следуйте правилам общей этики. Вежливо и тактично обращайтесь к работнику с первой же встречи с ним на рабочем месте, т. е. с того дня, когда он приступает к выполнению своих непосредственных обязанностей. Расскажите ему об организации, сделайте исторический экскурс, покажите цех и участок, где ему предстоит работать. Познакомьте с коллегами. Объясните возлагаемые на него обязанности, суть предстоящей работы и ее условия, его роль и место в выполнении общих задач, возлагаемых на организацию. Ответьте на возникающие вопросы. Если вы не сможете сделать все это самостоятельно в силу ряда объективных причин, поручите вашему заместителю исполнить эти обязанности, и все же найдите потом время поговорить с новым работником. Подробно изложите новому сотруднику требования, предъявляемые к нему как исполнителю данной работы. Лучше всего это сделать путем детального разбора всех аспектов его работы, их особенностей и специфики. Представьте ему должностных лиц, которые могут дать разъяснения по данной работе, уточнить какие-то детали. Ознакомьте с требованиями по качеству, формами и системой отчета, должностными обязанностями. Ознакомьте нового сотрудника с обстановкой, существующей в организации. Будьте реалистом. Говорите о существующем положении дел, о взаимоотношениях среди сотрудников так, как есть на самом деле, а не представляя все в розовом свете. Не идеализируйте положение, расписывая то, как могло бы быть, а не как сейчас работает организация. Исходите из того, что «при многословии не миновать греха, а сдерживающий уста свои – разумен». Подготовьте нового сотрудника к трудностям, с которыми ему придется столкнуться в процессе работы. Это особо важно, если сотрудник меняет направление своей деятельности и не сталкивался ранее с работой такого рода. Укажите ему на ошибки, возникающие чаще всего, и отметьте, какие действия необходимо предпринять по их предотвращению и по каким признакам можно обнаружить их возможное появление. Укажите, где он может получить консультации. В случае его предстоящего контакта с людьми, которые имеют трудный характер, намекните и подскажите, как лучше с ними ладить. Раскройте лучшие их качества, отношение к работе, уровень знаний и квалификации.