Обратите внимание на освещение стенда. Это мощный инструмент для привлечения посетителей и создания на нем благоприятной атмосферы.
Учтите, что тип и количество осветительных приборов зависят от размеров стенда. Отметим, что необходимо учитывать не только площади поверхностей, но и объем стенда. Кроме того, важно, какие экспонаты размещены на стенде, каковы их размеры, цвета и оттенки. Эффективно используйте общее и специальное освещение стенда.
Постарайтесь рационально применять графические и иллюстрационные средства. К первым относятся логотипы, символы, графики, таблицы, гистограммы, используемые на стенде или на открытой территории выставки, целью которых являются установление месторасположения экспонента и визуализация его предложения.
Особого внимания требуют графическое оформление самого стенда, величина логотипа, плакатов, сообщений, лозунгов и размеры шрифтов. Желательно выдерживать соответствие между желаемым расстоянием, с которого посетитель может узнать логотип, прочитать текст, и размерами символов и букв.
К иллюстрационным средствам относятся фотоматериалы, слайды, видеофильмы, электронные средства и т. д.
Постарайтесь предусмотреть, чтобы все средства оформления были однозначно связаны с фирменным стилем предприятия, то есть с символами, логотипом, шрифтом, цветами, изображениями и формами.
Секрет успеха!
Планирование первого этапа является основополагающим, поскольку неправильно поставленная цель может привести весь выставочный проект к плачевному результату.
Учтите, что на практике иногда производится корректировка целей из-за изменений внешней и внутренней сред.
Особого внимания требует работа с персоналом. Постарайтесь, начиная с первого этапа, обязательно привлечь сотрудников, которые будут участвовать в работе выставки. Кроме того, эти люди должны принимать участие и в разработке планов, так как им придется претворять их в жизнь.
Существенным моментом является определение рационального количества эшелонов, которые будут работать на выставке. Первостепенная задача руководителя (администратора) стенда – выбор оптимального состава и количества сотрудников в каждом эшелоне. На выставке должна работать единая команда – команда единомышленников. Согласно теории и практике организации участия в выставке, обычно рекомендуется использовать три эшелона персонала, я же предлагаю в некоторых случаях использовать четвертый эшелон.
Подбор, подготовка, обучение и тренинги персонала могут иметь решающее значение при работе на выставке и в послевыставочный период. Важно довести до сознания всех сотрудников цели участия, стратегию достижения поставленных целей каждого эшелона. Кроме того, руководство компании должно поставить перед сотрудниками индивидуальные цели и задачи.
При работе на выставке сотрудникам необходимо иметь хотя бы элементарные знания по психологии. Если вы сумеете правильно определить тип личности посетителя, то сможете выбрать эффективные способы взаимодействия с ним.
Секрет успеха!
Основным критерием определения правильной подготовки к участию будет успех как степень достижения поставленных целей.
ГЛАВА 5
Технология работы на выставке
Стратегия и тактика
Как уже отмечалось, работой стенда должен управлять назначенный приказом или распоряжением руководитель стенда. Он несет персональную ответственность за состояние стенда, его безопасность, за персонал. Руководитель стенда отвечает за выполнение всех поставленных руководством фирмы целей, которые должна достичь команда при работе на выставке. Результативность участия в выставке, естественно, зависит и от команды, которую возглавляет руководитель.
Необходимо рассмотреть, что лежит в основе успешной работы всего коллектива и отдельно каждого сотрудника, как и сколько должен работать персонал различных эшелонов.
Первый и третий эшелоны могут работать по четыре часа, а затем их, как правило, заменяют другие сотрудники.
Секрет успеха!
Отдых, по И. П. Павлову, – «это переключение деятельности». Персонал каждого эшелона в период отдыха может выполнять некоторые задачи другого эшелона.
Как известно из зарубежных источников информации, максимальная эффективность работы на стенде достигается в случае смены персонала через каждые два часа. Это может быть режим: два часа работы – два часа отдыха. Для стендистов, работающих на наших выставках, это практически нереально, поскольку число специалистов на выставке всегда ограничено, поэтому руководителю стенда всегда нужно предусмотреть и запланировать перерывы для сотрудников и для себя, о чем обычно многие забывают.
Кроме того, как показывает опыт, иногда необходимо предусмотреть одного или нескольких сотрудников в резерв, для возможной замены кого-то в случае болезни или других непредвиденных обстоятельств.
Планирование и управление работой стенда
Основными задачами руководителя стенда на этом этапе являются:
– приемка стенда у организаторов перед началом выставки;
– поручение конкретных заданий с указанием сроков руководителям эшелонов и отдельным сотрудникам;
– разработка рабочего плана для каждого эшелона и составление расписания для сотрудников стенда;
– организация и прием важных посетителей;
– при необходимости оказание помощи сотрудникам в переговорах с клиентами;
– сбор, анализ и передача важной информации на фирму для принятия оперативных решений руководством.
Практический опыт работы в выставочной деятельности позволяет сделать вывод о том, что независимо от количества эшелонов и общего числа сотрудников необходимо назначать заместителя руководителя стенда. Это связано с большой динамичностью на выставке, постоянно изменяющимися внешними условиями. Руководитель стенда иногда вынужден по непредвиденным заранее обстоятельствам покидать стенд на короткий или более продолжительный срок, поэтому заместитель руководителя стенда должен быть назначен заблаговременно.
Организация работы выставочного стенда
Руководитель стенда должен своевременно – до начала выставки, а не до ее официального открытия – убедиться в том, что весь стенд смонтирован по согласованному ранее плану, все экспонаты и оборудование на месте. Он должен убедиться, что оформление стен, пола, потолка в порядке; надписи, наглядная информация выполнены без ошибок; рекламные, раздаточные материалы в достаточном количестве и все необходимое для приема посетителей имеется. Руководителю стенда нужно лично убедиться в том, что все оборудование правильно функционирует, что свет и дополнительная подсветка включаются и все установленное на стенде оборудование работает согласно документации.
Перед открытием выставки накануне вечером необходимо провести рабочее совещание, его обычно проводит высшее должностное лицо фирмы, в чьи компетенции входит курирование направления маркетинга, в частности выставочная деятельность. На этом совещании происходит представление членов коллектива, включая привлеченный персонал, всем участникам напоминается кодекс поведения на выставке, сообщается информация о выставке в целом, перечисляются мероприятия и особые события во время выставки, уточняются цели и задачи компании, отдаются конкретные распоряжения и инструкции. В частности, уточняются распределение обязанностей в соответствии с планом и работа персонала по эшелонам.
Для сотрудников, работающих непосредственно на стенде, даются комментарии к важным документам фирмы, разъясняются техника и технология организации обслуживания посетителей и ведения документации по их учету.
Отдельно формулируются поручения специалисту по связям с общественностью и определяются правила работы с прессой, администрацией всех уровней и организаторами выставки.