С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями. В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также в нем предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т. п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника, сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Уничтожение документов

Особое внимание необходимо уделять организации работы по выделению документов к уничтожению. К сожалению, имеющаяся практика дает нам немало примеров просто халатного, невежественного отношения к этому очень серьезному вопросу, влекущему за собой далеко идущие негативные последствия.

СОВЕТ: все ответственные лица, начиная с руководителей юридических лиц и кончая ответственными за архивы, должны знать и понимать, что ни один документ («бумажка»), имеющий официальные реквизиты, подтверждающие его юридическую состоятельность, не может быть уничтожен без надлежащего установленного порядка.

Этот порядок достаточно четко разработан и должен быть зафиксирован в нормативном документе организации – ее инструкции по делопроизводству. Основные положения этого порядка сводятся к следующему:

1) выделение документов, не подлежащих дальнейшему хранению, производится только на основании проведения экспертизы ценности документов, итоги проведения которой зафиксированы в специальном документе – Акте о выделении документов к уничтожению;

2) после визирования его руководителем структурного подразделения организации Акт представляется на рассмотрение экспертной комиссии организации.

Как уже упоминалось выше, экспертная комиссия является совещательным органом, члены которой назначаются руководителем организации из работников делопроизводства и архива, а также из числа наиболее опытных работников структур организации, определяющих специфику ее деятельности. Экспертная комиссия рассматривает проекты Актов на выделение документов к уничтожению. Только после согласования проектов актов экспертной комиссией они могут быть представлены на утверждение руководства юридического лица. Следует иметь в виду, что только руководитель юридического лица или лицо, замещающее его в установленном порядке, имеет право утверждения данного документа. К сожалению, это правило достаточно часто нарушается, и нередко данные акты неправомочно утверждаются руководителем службы ДОУ, заведующим архивом а то и секретарем. Между тем в данном случае необходимо иметь в виду, что уничтожаются не «бумаги», как неправильно считают некоторые руководители, а информация о деятельности юридического лица, зафиксированная на любом материальном носителе, за достоверность и правомерность уничтожения которой несет ответственность только руководитель юридического лица. Поэтому акты, утвержденные лицами, не имеющими на это должностных полномочий, любой проверкой могут быть признаны незаконными, а уничтожение документов может быть расценено как сознательное уничтожение документной информации, влекущее за собой сокрытие материального ущерба, что является уголовно наказуемым деянием.

Подводя итоги: так как вся ответственность по принятию окончательных решений лежит на руководителе, то ему необходимо квалифицированная помощь секретаря, который должен владеть информацией о процедурах подготовки дел к сдаче в архив, об экспертизе ценности документов и о порядке их уничтожения.

Глава 4. Роль секретаря в организации совещаний