Автор документа . Автором документа является не должностное лицо, подписавшее документ, а организация или структурное подразделение, которое это должностное лицо представляет.
Наименование организации или структурного подразделения включает реквизит «наименование министерства или ведомства». Все наименования приводятся в именительном падеже последовательно, один под другим. Сокращенные наименования вышестоящих организаций, если таковые установлены, на бланках этих организаций приводятся в скобках под полным наименованием организации. Подведомственные организации в своих бланках могут приводить вместо полного сокращенное наименование вышестоящих организаций (примеры сокращенных наименований: Госстандарт Российской Федерации, Минюст Российской Федерации и т. п.).
Реквизит «наименование структурного подразделения» впечатывается на бланки машинописным способом.
Адрес организации. В данном реквизите указываются почтовый индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа, номер телефона (секретаря или руководителя организации). На случай переписки по расчетно-денежным вопросам приводится номер счета в банке.
Название видадокумента. Название документа впечатывается в общий бланк машинописным способом прописными буквами. Название «ПИСЬМО» не воспроизводится, поскольку для служебных писем выделяется специальный бланк.
Дата. Дата является частью ряда других реквизитов.
Индекс. Индекс документа представляет собой условное обозначение документа. Как правило, индекс состоит из 3 частей: обозначения структурного подразделения, подготовившего документ, индекса дела и порядкового номера исходящего документа (например, 02 – 15/32; здесь 02 – индекс подразделения, 15 – номер дела, 32 – порядковый номер исходящего документа). Индекс документа проставляется на одном уровне с датой, правее ее.
Ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включает дату и индекс входящего документа, на который дается ответ. Реквизит переписывается из инициативного документа (например, на № 02 – 15/32 от 26.10.04).
Место составления или издания. Реквизит оформляется в соответствии с принятым административно-территориальным делением Российской Федерации (например, 410555, г. Саратов, ул. Радищева, 69).
Реквизиты, размещаемые на рабочем поле документа
Гриф ограничения доступа к документу наносится на документах выше реквизита «адресат» или грифа утверждения. Грифы ограничения бывают: «Для служебного пользования» (ДСП), «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО» и др. Ниже грифа ограничения через 1, 5 интервала ставится номер экземпляра документа (например, Экз. № 5).
Степень ограничения доступа к документу устанавливается автором документа. Значительный объем переписки носит открытый характер и грифа ограничения не имеет.
Адресат. Реквизит носит сложный характер. Составные части реквизита следующие:
1) наименование организации;
2) наименование структурного подразделения;
3) должность получателя;
4) фамилия и инициалы должностного лица;
5) почтовый адрес.
Наименования организации и структурного подразделения пишутся в именительном падеже, должность получателя и фамилия – в дательном. Каждая часть реквизита печатается с новой строки строчными буквами (кроме заглавных). Точка в конце частей реквизитов не ставится.
Документ не должен иметь больше четырех адресов. При большем числе адресов составляется список рассылки, который прилагается к документу. В документе при этом указывается лишь один адрес, слово «копия» перед вторым и последующим экземплярами не приводится.
При адресовании документа организации (ее структурному подразделению) сначала указывают наименование организации (структурного подразделения), а затем почтовый адрес (в нижеследующих примерах почтовый адрес приводится только один раз, в первом примере):
Государственный комитет Российской
Федерации по стандартизации,
метрологии и сертификации
117049, Москва
Ленинский проспект, 9
Министерство связи Российской Федерации. Техническое управление.
СОВЕТ: почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых постоянным корреспондентам. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае направления его разовому корреспонденту для облегчения работы по отправке корреспонденции. Никогда не указывается почтовый адрес при направлении документа вышестоящим органам власти и управления.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование организации входит в состав наименования должности:
Директору Саратовского
механического завода Савину В. Ф.
При адресовании документа иному должностному лицу в организации оформление реквизита выглядит так:
Министерство внутренних дел
Руководителю отдела снабжения
Сидорову С. С.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование включается в название должности руководителя.
Если вы направляете документ должностному лицу, имеющему звание, его следует указать перед фамилией. Например:
Заведующему кафедрой
экономической теории
Профессору Ивановой Н. И.
СОВЕТ: следует обдумать целесообразность адресования документа сотруднику, не являющемуся руководителем структурного подразделения.
Если документ адресуется частному лицу, то в реквизите сначала приводят почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы адресата:
410050 г. Санкт-Петербург
ул. Ленинградская, 163, кв. 5
Сидорову П. П.
Сейчас стало модным, кроме имени получателя, добавлять обращение «господину». Это противоречит нормам адресования установленным стандарту и перегружает реквизит. Более удачным представляется размещение этого обращения во вступительной формуле вежливости текста.
Например:
Уважаемый господин Сидоров!
СОВЕТ: после обращения «господин» не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.
Гриф утверждения. Утверждение документа – один из способов его удостоверения. В состав реквизита ходят: слово «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и двоеточия), наименование должности утверждающего документ лица, личная подпись должностного лица, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора по экономике
(личная подпись) И. О. Фамилия
28.02.04
Документ может быть утвержден изданием другого распорядительного документа. В этом случае гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек и двоеточия), название распорядительного документа с указанием организации, выпустившей документ, даты и номера документа. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора завода
от 30.03.04 № 00
Резолюция. Резолюция – это форма дачи указания руководителем организации подчиненному лицу или структурному подразделению об исполнении документа.
В состав реквизита входят: фамилия, инициалы исполнителя или наименование подразделения, которому поручается работа, содержание и порядок исполнения работы, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата написания резолюции. Указание об исполнении может быть дано нескольким лицам. В этом случае ответственным за исполнение является должностное лицо, указанное в резолюции первым.
Резолюция должна быть краткой, четкой по мысли и выделяться цветом чернил или пасты.
Заголовок к тексту. Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телеграммах, телефонограммах, телетайпограммах и извещениях заголовок не приводится.
Цель заголовка – облегчить принятие руководителем решения без прочтения текста документа, а его оперативный поиска в случае необходимости.
Формулировка заголовка должна быть краткой и отвечать на вопрос: «О чем?» (например: О переводе на должность…. О финансировании… и т. п.). Знаки препинания и точка в конце заголовка не ставятся