Таковы основные принципы составления документации, касающейся вашего трудоустройства. Мы не затронули разнообразные анкеты. Но там от вас требуется только поставить крестик или галочку в нужной клеточке или писать только то, о чем конкретно спрашивается.
* ПИСЬМА-ЗАПРОСЫ
Любой человек, мало-мальски занимающийся бизнесом и сотрудничающий с заграничными партнерами, хочет он того или нет, пишет массу писем-запросов. Это письма о чем угодно: о заказе товара, техники, о предоставлении нужной информации и т.д. и т.п. Учтите: ваш такт и ваша вежливость могут стать решающим фактором сотрудничества. Если хотите, чтобы вас быстро и правильно поняли, не забывайте учитывать, что ваш запрос должен быть: а) краток и специфичен: точно по теме; б) обоснован; в) с законченной аккуратно изложенной информацией. Составляйте письмо так, чтобы вашему адресату легко было на него отвечать. Иначе… Вот видите, что получилось:
Dear Sir,
Please send us information about your office copies so that we will know whether one would be suited to our type of business.
Yours truly,
Это тот самый случай, когда краткость – не сестра таланта, а куда более дальняя родственница. Автор послания, как говорится, с водой выплеснул и ребенка. Ни один американский бизнесмен, получив такое письмо, не поймет, что же именно клиенту нужно, какие конкретно копировальные машины его интересуют, хотя у фирмы, возможно, этих копировальных машин пруд пруди. Единственное, что здесь может сделать бизнесмен, так это просто выслать клиенту каталог всех имеющихся машин без всякого совета или объяснения, что и как лучше использовать (а западные службы тем и отличаются от наших, что им не лишь бы продать, но продать именно то, что покупателю необходимо). Если уж вы и просите выслать вам список ксероксов, к примеру, то укажите, какие ксероксы вам нужны, с каким режимом работы, под какую бумагу, сколько предположительно людей будет ими пользоваться и как часто… Короче, сообщите все необходимые детали, без учета которых ваш ксерокс вскоре превратится в груду металлолома, а вы будете возмущаться, что вам продали «какую-то рухлядь». А дело-то в том, что вы машину неправильно эксплуатировали. Не знаю, как сейчас, но раньше, еще пару-тройку лет назад, так оно почти всегда и было. Закупает предприятие оборудование, а оно не работает, потому что под него нужны соответствующие материалы либо рабочий-немец… «Мелкие детали» никто не выясняет, зато потом клянут всех и вся, вот, мол, какие деньги на ветер выбросили. В то же время вам любой американский продавец лазерного принтера скажет, что ту бумагу, которую вы в него закладывали, принтер в жизнь не возьмет, потому как она чуть ли не оберточная, а хорошей машине нужна бумага хорошего качества.
Ну ладно, с критикой покончено. Давайте теперь посмотрим правильный пример письма-запроса.
W&M WILLIAMS MAHONEY, INC. 1986
Wenson Street, Bronx, New York l0739
April 1, 1995
RFG Manufacturing Agency
4087 Nine Avenue
New York, New York 10056
Dear Sir or Madam,
We intend to purchase a new office copier before the end of the fiscal year. We would like to consider an RFG copier and wonder if you have a model that suit our needs.
Our office is small, and a copier would generally be used by only three secretaries. We run approximately 3, 000 copies a month and prefer a machine that uses regular paper. We would like a callator, but rarely need to run off more than 25 copies at any time.
We would also like to know about your warranty and repair service.
Since our fiscal year ends June 30, 1995 we hope to hear from you soon.
Sincerely yours,
Обратите внимание, как легко адресату будет отвечать на это письмо где изложены все нюансы дела по требуемым копировальным машинам. Здесь дана четкая картина того, что вам нужно, и менеджер сможет быстро и без труда предложить вам искомое. Вообще не стоит поступать так, как сделала одна леди, приславшая заказ на флюгер для ее нового гаража и указавшая лишь цену из каталога, что попался ей на глаза.
Dear Sirs,
Please send me one of your weather vanes which I saw advertised for $34. 95. We have recently repainted our garage and a weather vane would be a wonderful finishing touch.
He надо писать, для чего вам нужен флюгер, это совсем неинтересно там, на той стороне. Опишите лучше размеры, цвет и другие необходимые параметры:
Dear Sirs,
I have seen your ad in the Boston globe of Sunday, February 21, and would like to order the following weather vane:
Model EPC-18 eagle with arrow, copper $34. 95.
I would like the weather vane sent to the above address by parcel post and charged, with any applicable sales tax and handling costs, to my VISA account (number 003 0971 A108; expiration date, 3/93).
Yours Truly.
Многие компании используют для заказов специальные бланки-формы, где вам нужно лишь заполнить пустые места. Но тем не менее всегда есть какие-то моменты, которые должны и могут быть обсуждены в рамках письма. Не забудьте, что ваш заказ должен затрагивать следующие пункты:
1. название товара,
2. его номер (по каталогу),
3. количество (сколько единиц в партии или сколько партий),
4. описание (размер, цвет, вес, материал…),
5. цена,
6. возможная скидка,
7. налог,
8. способ оплаты,
9. способ доставки,
10. желаемая дата доставки и адрес,
11. если вы отвечаете на рекламу или объявление, то не забудьте указать тот источник, где вы раздобыли информацию.
Вот все более или менее необходимые требования к письмам-запросам.
* ДРУГИЕ ПИСЬМА
Письма вдогонку – именно так я перевел бы, хотя, может быть, и не совсем точно, письма, которые приходят к вам уже после телефонного или другого устного соглашения с партнером. По-английски это FOLLOW-UP – подтверждение в письменном виде того, что было обсуждено устно. На Западе Follow-up – это что-то вроде акта вежливого напоминания о том, что договоренность не забыта.
October 10, 1994
Ms Christine Salls & Wright
65 Onigus Road
Walker, Minnesota 56743
Dear Ms Salls,
We are pleased that you will be participating in the Ecology Colloquium sponsored by the Committee to Keep Minnesota Green.
As we discussed in our telephone conversation this morning, the Colloquium will take place on October 29 in the convention room at the Blackduck Inn.
The Colloquium will begin with the keynote at 10:30 A. M. At 11:00, you will join our other guests of honor in a debate on the topic. The Cost Of Conservation: Public or Private Responsibilities.
Following the debate, luncheon will be served in the main dining room, where you will, of course, be a guest of the Committee.
Along with other members I am looking forward to our meeting on the 29th.
Sincerely Yours.
Так что не пугайтесь, если спустя эдак две недели или месяц (примерно в таком режиме работает наша почта) после телефонных переговоров с вашим коллегой по бизнесу к вам придет письмо с давно просроченным и канувшим в Лету соглашением.
Помните, мы обсуждали, когда и как письма пишутся от руки? Это поздравления или соболезнования.
В поздравительном послании, которое приводится ниже, вполне уместна пропись, причем даже с правым наклоном, что делает письмо и более интимным, и более праздничным:
Dear John,
Congratulation on your promotion to senior accounts executive. You have worked hard for Rainbow Consultants and I am delighted that your efforts have been rewarded.
As you move into your new office and assume the weight of responsibilities that go along with your new position, please let me know if I can be of assistance.
Sincerely.